قائمة مرجعية لاجتماع إنهاء التوظيف

يترك الموظفون مؤسستك لأسباب جيدة وأسباب سيئة. على الجانب الإيجابي ، يجدون فرصًا جديدة ، أو العودة إلى المدرسة ، أو التقاعد أو الحصول على وظيفة أحلامهم.

أقل إيجابية ، يتم إطلاقها بسبب ضعف الأداء أو ضعف الحضور أو تجربة تسريح العمال بسبب تراجع النشاط التجاري. في كل حالة ، تحتاج إلى قائمة تدقيق إنهاء التوظيف للمساعدة في سير عملية خروج الموظف بسلاسة. فيما يلي نموذج مرجعي لإنهاء التوظيف.

قائمة مراجعة إنهاء التوظيف

اسم الموظف:

تاريخ:

إخطار الموارد البشرية

_____ أخطر الموارد البشرية: بمجرد أن تكون على علم و / أو تتلقى خطابًا من موظف يُعلمك بنية الموظف إنهاء العمل ، أخبر مكتب الموارد البشرية لديك.

_____ اشعار رسمي: إذا أخبرك موظف عن نيته ترك عملك ، فاطلب منه كتابة خطاب استقالة ينص على مغادرته وتاريخ انتهائه. (تطلب الشركات إشعارًا بحد أدنى أسبوعين ، عندما يكون ذلك ممكنًا ومرغوبًا فيه.)

أذونات / إنهاء الوصول

_____Notify مسؤول الشبكة: بمجرد أن تعرف أن الموظف يغادر ، أخطر مسؤول الشبكة أو أي موظف آخر مناسب بالتاريخ والوقت اللذين ينهي فيه وصول الموظف إلى أنظمة الكمبيوتر والهاتف. اتخذ الترتيبات اللازمة لكيفية توجيه هذه الحسابات للتأكد من أن مؤسستك لن تفقد الاتصال بالعملاء والعملاء. بالإضافة إلى ذلك ، قم بتعطيل رمز إنذار دخول المبنى للموظف ، إذا كان ذلك ممكنًا.

_____ مبنى الموظفين أو الوصول إلى الممتلكات: اعتبارًا من تاريخ الإنهاء ، سواء أكان ذلك فوريًا في موقف إطلاق النار أو في تاريخ انتهاء متفق عليه بشكل متبادل ، فأنت بحاجة إلى إنهاء وصول الموظف إلى المبنى. اعتمادًا على طرق الوصول الخاصة بك ، ستحتاج إلى تعطيل رمز إدخال مبنى الموظف ، أو تعطيل بطاقة السحب ، أو جمع مفاتيح الموظف. من مصلحتك الشخصية والموظف السابق على حد سواء أنه لا يستطيع الوصول إلى أي ممتلكات الشركة.

عودة الممتلكات

_____ إعادة ممتلكات الشركة: يُطلب من الموظفين الخارجيين تسليم جميع كتب ومواد الشركة والمفاتيح وشارات الهوية وأجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة وأي عناصر أخرى مملوكة للشركة.

_____ كلمات المرور: يجب على الموظفين تزويد المشرفين عليهم بكلمات مرور وغيرها من المعلومات المتعلقة بالوصول إلى ملفات الكمبيوتر والرسائل الهاتفية. (قد ترغب في الاحتفاظ بحسابات البريد الإلكتروني والهاتف نشطة لحين الاتصال بجهات اتصال العملاء.)

حالة الفوائد

_____ أجر الإجازة ووقت المرض غير المستخدم: يتم دفع ما يصل إلى 30 يومًا كحد أقصى للموظفين الذين يتم إنهاء خدمتهم عن فترة الإجازات غير المستحقة والمستحقة. إذا كان الموظف قد استخدم وقتًا غير مستحق حتى الآن ، يتم خصم المبلغ المدفوع للشركة من هذا الوقت من الراتب الأخير. (إذا عينت شركتك عددًا معينًا من الأيام المرضية وتراكمت ، فستحتاج أيضًا إلى دفع الموظف مقابل الوقت المستحق.)

_____ خطاب حالة الفوائد: بعد انتهاء الخدمة ، يتلقى الموظفون السابقون خطابًا من مكتب الموارد البشرية يحدد حالة مزاياهم عند الإنهاء. ويشمل ذلك التأمين على الحياة والتغطية الصحية وخطط التقاعد وخطط حساب المصروفات. (في الولايات المتحدة ، تمتثل المنظمات لقانون المصالحة الشاملة الموحد لعام 1980 (COBRA) ، وتمتد إلى الموظفين المؤهلين ومعاليهم المسجلين الحق في مواصلة تغطية خطة الرعاية الصحية لفترة محددة من الوقت على نفقتهم الخاصة وعلى التكلفة الكاملة.)

_____ سداد السلف: سيتم طرح أي سلف مدفوعات غير مدفوعة من الشيك النهائي للموظف.

_____ دفع الأموال المستحقة للموظف: سيتم دفع أي نفقات غير مدفوعة لأغراض أعمال الشركة (قيد التشغيل في تقرير المصاريف) والعمولات غير المدفوعة والمكافآت في الراتب النهائي.

الاتفاقيات السرية وغير التنافسية

_____ مراجعة اتفاقية السرية أو اتفاقية عدم التنافس: يجب مراجعة أي اتفاقية سرية أو اتفاقية غير منافسة وقعها الموظف الخارج عند بدء العمل للتأكد من أن الموظف يفهم ما هو متوقع.

حتى إذا لم يوقع الموظف مثل هذا المستند مطلقًا ، فإن معظم كتيبات الموظفين تحتوي على فقرة أو بند قواعد سلوك بشأن عدم مشاركة المعلومات السرية للشركة أو الأسرار التجارية. راجع هذا وتذكير الموظف بأنه سيتم معالجة أي خرق لهذه السرية.

الخروج من المقابلة

_____ مقابلة خروج سرية: يتم تشجيع الموظفين الخارجيين على المشاركة في مقابلة خروج سرية مع إدارة الموارد البشرية. (تعد إنهاء المقابلات عملية مهمة يمكنك استخدامها لجمع المعلومات المتعلقة ببيئة العمل في مؤسستك. عندما يتم إخطار أحد الموظفين بإنهاء العمل ، سيقوم مكتب الموارد البشرية لديك بجدولة مقابلة الخروج. جميع المعلومات التي يتم جمعها سرية ويتم الإبلاغ عنها بشكل دوري في ملخص شكل.

_____ إذن كتابي للتحقق من المرجع: يجب على الموظفين الخارجين ، الذين يخططون للبحث عن عمل ، التوقيع على نموذج يمنح الشركة الإذن بتقديم معلومات مرجعية عند اتصال أصحاب العمل المحتملين.

_____ أعط الموظف نموذج تحديث عنوان لملء ما إذا كان يتحرك. خاصة بالنسبة للشركات الكبيرة ، أو تلك التي لديها معدل دوران مرتفع ، ستعود W-2s إلى عدم التسليم إذا تغير العنوان. بدون معلومات اتصال جديدة ، من الصعب توفير المعلومات اللازمة للموظف السابق. كنسخة احتياطية ، تحقق من أن معلومات الاتصال في حالات الطوارئ للموظف محدثة وأنه يمكنك الاتصال بهذا الشخص لتحديد موقعهم إذا كنت تواجه مشكلة في توصيل W2s بهم.