كيف تخطر رئيسك عن موعد الطبيب

عندما يكون لديك موعد مع طبيب قادم ، أو لا سيما إذا كنت تعرف أن لديك سلسلة من المواعيد القادمة ، فإن إعلام المشرف الخاص بك وإبقائه في حلقة حول التوقيت يحافظ على علاقة مهنية إيجابية ، ويضمن عملك وعمل زملائك يبقى في الموعد المحدد.

قد ينشأ هذا الموقف إذا كنت تعاني من مرض مستمر أو حالة تتطلب العديد من المواعيد الطبية أو ربما الأعراض التي تتطلب عدة رحلات للحصول على التشخيص. تشمل المواقف الأخرى المواعيد الطبية المستمرة للعلاج الطبيعي أو لعلاج الصحة العقلية مع المعالج أو الطبيب النفسي.

لتسهيل الأمور ، يمكنك وضع تفاصيل موعدك في الكتابة بحيث يكون لمدير عملك مستند كتذكير وللمرجع في المستقبل. صمم رسالتك بطريقة محترمة ومباشرة وقم بتضمين جميع التفاصيل ذات الصلة التي يحتاج رئيسك إلى معرفتها. إذا وجدت نفسك عالقًا وغير متأكد من كيفية صياغة رسالتك ، فاستخدم الأمثلة التالية للبدء.

عبارات للاستخدام في رسالتك

هذه الأمثلة من الصياغة يمكن أن تنبه مشرفك إلى المشكلة مع المساعدة في الحفاظ على خصوصيتك.

• لم أشعر أنني بحالة جيدة مؤخرًا ، وحجز طبيبي بعض المواعيد لمحاولة الوصول إلى أسفل أيًا كان هذا. لقد حاولت جدولة هذه المواعيد مبكراً لتجنب فقد الكثير من العمل ، لكن هذا لم يكن ممكنًا دائمًا. فيما يلي قائمة بأوقات المواعيد وأوقاتها: أدخل تواريخ المواعيد وأوقاتها.
• لقد تأخرت عن عدة مواعيد طبية وأردت إخبارك مسبقًا بأنني سأغادر المكتب أو أبدأ متأخراً بسبب هذه المواعيد. سوف أخبركم بكل تاريخ محدد بمجرد تحديد موعده ؛ بالنظر إلى قائمة الانتظار في مكتبي وطبيب الأسنان ، أظن أنه سيكون بمقدوري تزويدك بإشعار مدته أسبوعين على الأقل قبل كل موعد.

• لدي موعد طبي أسبوعي يوم الأربعاء ظهراً لمدة ستة أسابيع ، وسأحتاج إلى استراحة غداء ممتدة لاستيعابها. بالتأكيد سأبقى في وقت لاحق في نهاية اليوم لاستكمال عملي ، إذا لزم الأمر.
• سأغيب من الاثنين إلى الأربعاء من الأسبوع المقبل بسبب تعيينات الطبيب لأسباب صحية. لقد تحدثت بالفعل إلى جيم ، الذي وافق على تغطية لي خلال هذا الوقت. لا داعي للقلق وأتوقع أن أكون بخير وفي أفضل أمر عمل عند عودتي.

إخطار المشرف الخاص بك عن موعد الطبيب

• تقديم أكبر قدر ممكن من الإشعار المسبق: إن أمكن ، أرسل بريدًا إلكترونيًا واحدًا يتضمن تواريخ ومواعيد مواعيدك بدلاً من رسائل البريد الإلكتروني المتعددة عندما تتوفر معلومات.
• اقترح كيف ستتعامل مع التغطية لعملك: ما إذا كنت ستقوم بتكوين العمل بنفسك ، أو قم بتعيين شخص لتغطية عملك أو نوبة عمل ، أو ما إذا كنت تريد أن يتولى مشرفك الترتيبات.
• لا تقدم معلومات مفصلة عن مشاكلك الطبية: رئيسك يهتم ، ولكن كلما عرفوا معلومات HIPAA الخاصة بك ، كان ذلك أفضل. إذا كنت تريد أن ترى معالجًا يعمل في مسائل الصحة العقلية ، فلن تحتاج إلى تحديد ذلك لصاحب عملك. من الجيد وصف هذه الزيارات بأنها مجرد مواعيد "طبية".

فيما يلي مثال للرسالة العامة عندما تحتاج إلى تقديم إشعار عبر البريد الإلكتروني يفقدك العمل (أو تغيب بالفعل) بسبب موعد طبيب واحد.

نموذج رسالة الطبيب التعيين البريد الإلكتروني (النص)

موضوع: اسمك - موعد الطبيب

عزيزي اسم المشرف:

يرجى قبول هذه الرسالة كإشعار مكتوب بأنني لن أتمكن من حضور العمل يوم الثلاثاء ، 3 أغسطس بسبب موعد محدد مسبقًا للطبيب. (ملاحظة: في حالة ظهور موعد عاجل أو غير مخطط للطبيب لا يمكنك التخطيط له مسبقًا ، ما عليك سوى ملاحظة أنك للأسف لم تتمكن من حضور العمل في يوم معين واعتذر أنك لم تتمكن من تقديم إشعار متقدم.)

الرجاء إخبارنا إذا كان بإمكاني تقديم أي معلومات أو وثائق إضافية.

بإخلاص،

اسمك

إرسال الرسالة

إليك كيفية الحفاظ على رسالة بريدك الإلكتروني احترافية. تحدث الحياة ، ويدرك أصحاب العمل أنه في بعض الأحيان ، لأسباب مختلفة ، سيكون الموظفون غائبين. طالما أنك لا تقوم عادةً بالتغيب ، وقمت ، كلما أمكن ، بتقديم إشعار مسبق بتلك الأوقات التي تتوقع فيها العمل المفقود ، يجب ألا ينعكس غيابك بشكل سلبي على أدائك الكلي للعمل.

قد يحتاج الموظفون أيضًا إلى تقديم خطاب عذر عندما يفوتون الوقت من العمل إلى المقابلة أو لأسباب أخرى. يمكن تحرير هذه الرسائل عذر عينة لتناسب ظروفك الشخصية.