9 مهارات تيسير الاجتماع للمديرين

يمكن أن تكون الاجتماعات إما فرصًا لتبادل الأفكار ومناقشة التحديات وتحديد خطط العمل ، أو يمكن أن ينتهي بها الأمر كوقت للوقت غير مثمر. للأسف ، غالبًا ما يكون المديرون هم المساهمون الرئيسيون في خلل عملية الاجتماع.

فيما يلي أفكار للمديرين على جميع المستويات لتعزيز مهارات تسهيل الاجتماعات لديهم لدعم تحسين إنتاجية الاجتماع.

حيث يخطئ المديرون في الاجتماعات

يعتقد الكثير من المديرين أنهم يعرفون كيفية "إدارة" الاجتماع. وضعوا جدول الأعمال ، والقيام بكل الكلام ، واتخاذ جميع القرارات. على الرغم من أن هذا قد يكون سهلاً وفعالًا للمديرين ، إلا أنه غالبًا ما يكون مضيعة لوقت الناس ، ولا يستفيد من الإمكانات الإبداعية للفريق. في الواقع ، يكون له تأثير معاكس حيث يميل الموظفون إلى الانسحاب ، ويؤجلون إلى المدير الذي يريد أن يكون مسؤولاً.

هناك الكثير من الأسباب وراء عدم إشراك المديرين لموظفيهم بشكل أكبر في الاجتماعات ، بما في ذلك:

• الخوف من ترك
• الاعتقاد الخاطئ بأنه نظرًا لوجودهم في السلطة ، يتعين عليهم تقديم كل الإجابات
• عدم الثقة في قدرات أو مهارات حل المشكلات لدى موظفيهم
• قلة مهارات تيسير الاجتماع

في حين أن العناصر الثلاثة الأولى هي سلوكيات المديرين الفقراء ، فإن العنصر الأخير ، مهارات التيسير ، يمكن تعلمه وتعزيزه بالممارسة.

تعزيز مهارات تيسير الاجتماع الخاص بك

بحكم التعريف ، الوسائل الميسرة ، " لجعل أسهل أو أقل صعوبة ؛ مساعدة إلى الأمام. "لكي يسهل المدير عقد اجتماع (بدلاً من تشغيله) ، يجب أن يكونوا مستعدين للتخلي عن سلطتهم وأن يكونوا منفتحين على نتائج وأساليب مختلفة.

يتضمن التيسير الملائم للاجتماع إشراك كل شخص في تحديد المشكلات وحلها. ستعمل الفرق دائمًا على تطوير حلول أفضل وأكثر إبداعًا من أي مدير يمكن أن يدعم تنفيذ الحلول.

فيما يلي تسع مهارات مطلوبة لتسهيل الاجتماع ، وكلها يمكن تعلمها وتحسينها من خلال الممارسة:

1. تخطيط جدول الأعمال. يبدأ الاجتماع التعاوني بتخطيط جدول الأعمال. إن اختيار الموضوعات التي تدعو إلى المشاركة ، أي أن المشكلة التي يتعين حلها هي أكثر جاذبية من الموضوعات "المعلوماتية". ومع ذلك ، يجب تخصيص وقت كبير للسماح بمشاركة المجموعة.
2. البيئة والمناخ الإعداد. المسألة اللوجستية! عندما يكون الناس غير مرتاحين ، لا يمكنهم رؤية بعضهم البعض ، أو عدم سماعهم ، أو الجوع ، فإن نتائج الاجتماع ستعاني. تعلم كيفية استخدام الخدمات اللوجستية كوسيلة لتشجيع المشاركة الكبيرة وإزالة الحواجز.

1. يسأل اسئلة. أسئلة كبيرة تحفز مناقشة كبيرة. يقدم المقال ، "70 أسئلة تدريب رهيبة باستخدام نموذج GROW" ، بعض معالجات المناقشة البارزة.
2. الاستماع الفعال. عندما يعيد المدير صياغة ما ، ويتحقق من الفهم ، ويطلب أسئلة المتابعة ، فإنه يشجع على مزيد من المشاركة ويحافظ على تدفق المناقشة.
3. العصف الذهني. معظم الناس يعتقدون أنهم يعرفون بالفعل كيفية العصف الذهني. ومع ذلك ، فإنهم عادة لا يفعلون ذلك. في العديد من البيئات ، يتم تقليل فعالية العصف الذهني بسبب سوء إدارة العمليات ، والضغوط الاجتماعية أو السياسية القوية ومهارات التيسير الضعيفة. كثير من الناس لم يختبروا حقًا قوة جلسة العصف الذهني التي تدار بشكل جيد.

1. مهارات بناء التوافق. الإجماع لا يعني أن الجميع يجب أن يوافقوا على القرار. وهذا يعني أن الجميع قد أتيحت لهم الفرصة لتبادل وجهات نظرهم واقتراح الأفكار. سيسهل التيسير السليم المجموعة من مشاركة الأفكار إلى تطوير قرار فعال. يستغرق الوصول إلى الإجماع مزيدًا من الوقت ، لكنه عادةً ما يكتسب قبولًا أكبر من المجموعة ككل. ومع ذلك ، تذكر أن الإجماع ليس هو الهدف النهائي. القرار الفعال للمشكلة المطروحة هو القضية الأكثر أهمية. انظر إطار اتخاذ القرارات بتوافق الآراء المكون من ست خطوات لمزيد من المعلومات حول كيفية قيادة فريق من خلال عملية صنع القرار بالإجماع.

1. حل الصراع. عندما يكون هناك متسع من الأشخاص المتورطين في حل مشكلة ، يكون الصراع أمرًا لا مفر منه. في الواقع ، ينظر الباحثون في الفريق إلى الصراع حول المهمة أو القضية كجزء من عملية اتخاذ القرارات الفعالة. يجب أن يتعلم المدير كيفية تسخير قوة الصراع بطريقة إيجابية.
2. مهارات التواصل غير اللفظي. بينما يجادل الباحثون حول النسب المئوية الدقيقة ، يتفق معظمهم على أن أكثر من 50 في المائة من التواصل غير لفظي. يحتاج المدير إلى أن يكون قادرًا على قراءة نغمة المجموعة ولغة جسدها لتقييم مستوى المشاركة والصراحة والالتزام.

1. تسجيل. يتضمن تسهيل المجموعة الماهر معرفة متى تتجه إلى لوحة فليب أو لوح معلومات لالتقاط ما يقوله الناس. القيام بذلك يجعل الناس يشعرون أن أفكارهم تُسمع وتُقدر ، وهي بمثابة سجل قيِّم يجب استخدامه للتخطيط والمتابعة.

الخط السفلي

الوقت هو رصيد ثمين في الحياة وفي العمل. نسعى جاهدين لإدارة الاجتماعات لتحقيق الكفاءة والفعالية المثلى. يعد تعلم وممارسة وتطبيق مهارات التسهيل التسعة المحددة أعلاه مكانًا رائعًا للبدء.