11 الخدع لتوفير المال على الورق والطباعة

01 تعرف على طابعتك

تعرف على كيفية استخدام الطابعة بشكل أكثر فعالية لتوفير الورق. قبل الطباعة ، اختر "معاينة قبل الطباعة" للتحقق مما إذا كان سطر ما سيتسبب في طباعة صفحة كاملة أخرى.

لا تقم فقط بالضغط بشكل أعمى على "موافق" عندما يظهر مربع حوار الطباعة. قلل نطاق الطباعة إلى الصفحات التي تحتاجها فقط. يمكنك أيضًا تمييز النص الذي تحتاجه فقط واختيار "اختيار الطباعة". هذا مفيد بشكل خاص عند الطباعة من المواقع لأنه يمكنك القضاء على الإعلانات.

إذا واجهت صعوبة في الطباعة ، فقم بمسح قائمة انتظار الطابعة بمجرد إصلاح المشكلة. وبهذه الطريقة لن تقوم الطابعة بإخراج المحاولات الست التي أجريتها قبل معرفة أنك نفدت الورق!

02 استخدم جهاز لوحي أو قارئ E

إذا كنت تقوم بطباعة المستندات لأنه من الأسهل أو الأكثر سهولة قراءتها أثناء التنقل ، ففكر في الاستثمار في جهاز لوحي أو قارئ إلكتروني. يمكنك استخدامها لقراءة مستندات Word وملفات PDF وحتى تدوين الملاحظات فيها في كثير من الحالات.

03 تدوين الملاحظات ، لقطات الشاشة والمرجعية صفحات الويب

عند عرض موقع ويب ، قم بتدوين المعلومات بدلاً من طباعة صفحة كاملة فقط للحصول على رقم هاتف أو عنوان. يمكنك أيضًا نسخ المعلومات ولصقها في مستند Word أو برنامج تنظيم آخر. أو ، إذا كنت تريد الاحتفاظ به للرجوع إليه مستقبلاً ، فما عليك سوى وضع إشارة مرجعية عليه.

04 التدقيق بعناية

تأكد من مراجعة عملك قبل الضغط على الطباعة. إذا وجدت خطأً ، فاضغط على "إلغاء" بسرعة ، بحيث لا يكون لديك سوى صفحة واحدة مطبوعة. إذا تمت طباعة المستند بالكامل قبل أن تجد الخطأ ، فقم فقط بإعادة طباعة الصفحة بالخطأ ، إن أمكن.

05 إرسال الفواتير الإلكترونية للعملاء

إرسال الفواتير الإلكترونية سيوفر المال على البريد ، ولكن لا تطبع نسخة ورقية لسجلاتك أيضًا. قم بنسخها إلكترونيًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتأكد من عمل نسخة احتياطية من سجلاتك. أثناء وجودك فيه ، اطلب عبارات غير ورقية لفواتيرك لجعل مكتبك خاليًا من الورق قدر الإمكان.

06 مشاركة المستندات عبر الإنترنت باستخدام أدوات Office المجانية على الإنترنت

استخدم هذه الأدوات المكتبية المجانية عبر الإنترنت لإرسال واستلام المستندات عبر الويب. يمكن تنزيلها وتخزينها على القرص الصلب أو تركها على الإنترنت حتى تتمكن أنت وعملائك أو زملاء العمل من إجراء تغييرات دون استخدام ورقة.

07 اطبع على وجهي الورقة

قد يعني هذا الإعداد لمهمة طباعة على الوجهين - تسمى أحيانًا "الطباعة المزدوجة". قد يعني هذا أيضًا وضع مهمة طباعة جديدة على ظهر الورق القديم. املأ درج الورق بالمطبوعات الخاطئة القديمة. بعد الانتهاء من الطباعة ، اقلب المستند إلى الجانب الخطأ وقم بوضع علامة على السطر خلاله ، بحيث لن تضيع في المستقبل في قراءة الجانب الخطأ.

على الرغم من أنك لا تريد استخدام هذه التقنية في شيء ترسله إلى العملاء ، إلا أنه يعمل جيدًا مع المستندات الداخلية.

08 إعادة استخدام الورق القديم

كلما كان ذلك ممكنًا ، أعد استخدام الورق. لا يمكنك الطباعة على الجانب الخلفي فقط ، كما هو موضح أعلاه ، ولكن يمكنك استخدامه أيضًا لأغراض أخرى كثيرة:

• اقطعها إلى نصفين لعمل ورق خردة للقوائم. يؤدي قصها إلى منعها من الاختلاط بالوثائق الحالية ، ولكن يمكنك أيضًا وضع علامة على سطر من خلالها.
• قم بتثبيته معًا لتكوين دفاتر خردة الورق.
• اعطها لأطفالك للرسم أو ورقة الصفر للواجبات المنزلية الرياضيات.
• تمزيقه لجعل مواد التعبئة والتغليف.
• إذا كنت تستخدم دفع الفواتير الإلكترونية ، فاحفظ مظاريف الإرجاع الواردة في فواتيرها واستخدمها لإرسال أموال غداء الأطفال أو إلى عناصر صغيرة منظمة.

09 ضبط هوامش الخاص بك

استخدم الهوامش الأضيق والخط الأصغر والتباعد الأقرب للسطر للحصول على المزيد من الصفحات. على نفس المنوال ، هناك نصيحة واحدة لحفظها على خراطيش حبر الطابعة وهي استخدام إعداد "مسودة" الجودة أو تدرج الرمادي عند الطباعة.

10 استخدام البريد الإلكتروني أكثر ؛ اطبعها أقل.

تعد الكتابة الفعالة للبريد الإلكتروني مهارة أساسية للمتصلين عن بُعد ، لكن نظام حفظ البريد الإلكتروني الجيد لا يقل أهمية عن ذلك. إذا تم حفظها ونسخها احتياطيًا على القرص الصلب أو عبر الإنترنت ، فنادراً ما تتطلب رسائل البريد الإلكتروني الطباعة. قم بإعداد المجلدات في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك وتصنيف بريدك الإلكتروني تلقائيًا. لن تقوم بحفظ الورق فقط ؛ عليك توفير الوقت أيضا.

11 ضع جهاز الفاكس في مكانه

إرسال واستقبال الوثائق كملفات PDF بدلاً من الفاكس. الجودة أفضل ، وهي أسهل ، خاصة إذا لم يكن لديك سطر ثاني للفاكس. إذا كان لديك السطر الثاني ، فيمكنك التخلص من الفاتورة الشهرية.