أهمية الوثائق في الموارد البشرية

التوثيق هو السجل المكتوب والمحتفظ به لفعاليات التوظيف. تتكون هذه السجلات من عناصر حكومية وعناصر قانونية ، ووثائق تتطلبها سياسة الشركة وممارساتها ، والوثائق التي تقترحها أفضل ممارسات الموارد البشرية ، وحفظ السجلات الرسمية وغير الرسمية حول أحداث التوظيف.

وثائق حول سجل التوظيف

سجل الموظف من الوثائق هو حساب مكتوب لأفعاله ، ومناقشاته ، وحوادث التدريب على الأداء ، وانتهاكات السياسة التي شهدها ، والإجراءات التأديبية ، والمساهمات الإيجابية ، والمكافأة والتقدير ، والتحقيقات ، والفشل في تحقيق المتطلبات والأهداف ، وتقييم الأداء ، وأكثر من ذلك.

يسمح الاحتفاظ بهذه السجلات لصاحب العمل والموظف بالحفاظ على سجل مكتوب بالأحداث والمناقشات التي دارت حول حدث معين. يوفر توثيق علاقة العمل سجلاً مكتوبًا قد يكون ضروريًا لدعم إجراءات مثل ترقية الموظف ورفع رواتب الموظفين والإجراءات التأديبية - بما في ذلك إنهاء العمل.

الوثائق المتعلقة بالموظفين ، عند الضرورة ، تكون إيجابية وسلبية بشكل عام. انها واقعية ، وليس حكمي. يصف الأحداث عند حدوثها ، وليس بناءً على آراء الناظر وأفكاره حول الحدث. تصف الوثائق أيضًا الإجراءات التي تم اتخاذها في حالات ملحوظة مثل تقديم تقدير رسمي للموظفين أو اتخاذ إجراءات تأديبية.

تذكر أنك تحتاج إلى إنشاء مستندات أقرب وقت حدوث الحادث قدر الإمكان حتى تكون السجلات في الوقت المناسب ومفصلة ودقيقة.

في الإجراءات القانونية ، غالبًا ما تكون الوثائق المتعلقة بالأداء السابق للموظف حرجة بالنسبة للنتائج التي يختبرها صاحب العمل من الحدث. الهدف هو وضع صورة عادلة لأداء الموظف دون التركيز على الأحداث السلبية فقط.

أنواع الوثائق

السياسات والإجراءات ودليل الموظفين وخطط تطوير الأداء هي أيضًا أشكال من الوثائق التي تسجل سلوك الموظف المتوقع ومتطلبات مكان العمل للحفاظ على مكان عمل منظم ومنصف يعرف فيه الموظفون ما هو متوقع منهم.

السجلات هي أيضًا البيانات المكتوبة للمتهم والمتهم والشهود على أحداث معادية في مكان العمل تنطوي على سوء سلوك الموظف مثل التحرش الجنسي.

تتضمن هذه الوثائق أيضًا السجلات الدائمة مثل طلب التوظيف الموقع ، ومراجع التوظيف المكتوبة ، ومواد الطلب مثل السير الذاتية وخطابات الغلاف ، والشيكات الأساسية. أبقى بصرف النظر عن ملف الموظفين الموظفين ، يتم الاحتفاظ أيضا الأوراق الأخرى مثل نموذج I-9 (الذي يتحقق من أهلية الموظف للعمل في الولايات المتحدة) ، وكذلك السجلات الطبية وسجلات FMLA وهكذا دواليك.

قد تكون الوثائق أيضًا غير رسمية كما في سجل المدير لمناقشاته مع الموظف على مدار عام. من المهم أن يحتفظ المديرون بهذه الوثائق عن جميع موظفيهم المبلّغين. لا ينبغي تمييز أي موظف بسبب الأداء. هذا يمكن أن يفسر على أنه تمييز في وقت لاحق.

قد تكون المستندات رسمية ويتم الاحتفاظ بها في ملف الموظفين. من المتوقع أن يوقع الموظفون على هذه الوثائق للاعتراف بأنهم تلقوا نسخة ، وأنهم راجعوا محتوياتها بأكملها. ملاحظة: التوقيع لا يعني موافقتك على البيانات الواردة في الوثائق.

استخدام الوثائق

يوصى أيضًا بتوثيق الحوادث الخطيرة ، سواء كانت إيجابية أو سلبية ، بحيث يكون للمديرين سجل أداء الموظف الذي يمتد لفترة زمنية.

يمكن للمؤسسات استخدام الوثائق التي تحتفظ بها بطرق أخرى. قد تشمل هذه الإجراءات ، وتعليمات العمل ، وتعليمات برامج الكمبيوتر لتسمية عدد قليل ، ولكن لأغراض استخدام الموارد البشرية ، فهذه هي الاستخدامات الشائعة للوثائق. يوضح القسم التالي تعليمات حول كيفية توثيق المستندات بشكل مناسب.

عينات وثائق الأداء

تتيح لك الوثائق المتعلقة بأداء الموظف تأديب الموظفين أو إنهاءهم أو ترقيتهم إلى حد ما أو مكافأتهم أو الاعتراف بهم. بدون توثيق ، يكون إثبات أي من هذه الإجراءات أمرًا صعبًا ، وقد يكون محفوفًا بالمخاطر على صاحب العمل.

يجب على صاحب العمل تجنب أي اتهام محتمل حول المعاملة التمييزية للموظفين. جميع الجوانب القانونية جانبا ، يريد أصحاب العمل الجيدون خلق بيئة عمل عادلة ومتسقة وداعمة لأهداف الموظفين وخططهم المهنية.

يتم دعم هذه البيئة من خلال الوثائق المهنية للمدير المتعلقة بأداء الموظف - كلاً من السلوك الإشرافي والإجراءات التي تحتاج إلى تصحيح أو تحسين. كيفية توثيق هذه نوقشت في وقت سابق بالتفصيل. تمنحك المواقف التالية أمثلة أكثر على الوثائق المناسبة.

توثيق التأخير والتغيب

خطأ:

عادة ما يكون التأخر عن العمل. مارك يفتقد الكثير من العمل.

حق:

1 أبريل: استدعى مارك المرضى وغاب عن العمل ثماني ساعات.

4 أبريل: وصل مارك إلى العمل في الساعة 10 صباحًا ، متأخراً ساعتين عن وقت البدء المقرر.

6 أبريل: حدد موعدًا لتحديد موعد الطبيب ، ثم بقي في المنزل لتركيب فرن جديد.

12 أبريل: استدعى مارك المرضى وغاب عن العمل ثماني ساعات.

توثيق الأداء

خطأ:

مريم لا يمكن الاعتماد عليها. انها بالكاد تفعل ما التزمت به.

حق:

2 مايو: وعدت ماري أن تكون المسودة الأولى لاقتراح المنتج متاحة للمراجعة في الاجتماع الأسبوعي لهذا اليوم. لم تنتج ماري مسودة وثيقة كما هو متوقع. قيل إنها كانت مشغولة جدًا ولم يعد الأشخاص الذين كانت بحاجة إلى مساعدة قد عادوا معها.

أجاب المدير: ما المساعدة التي احتجت إليها؟ معلومات؟ من لم يرد إليك وماذا احتجت منه؟

احتاج كارل ومايكل لتحديث ماري عن تقدمهما.

ما الذي يجعلك مشغولاً لدرجة أنك لم يكن لديك الوقت الكافي لمتابعة التزامك؟ يجعل الكثير من الالتزامات مع ساعات محدودة للوفاء بها.

ماذا يمكنني أن أفعل لمساعدتك؟

متى ستجعل مسودة المستند متاحة للمراجعة؟

توفر هذه العينات نظرة عامة حول شكل المستندات الفعالة مقابل الوثائق المكتوبة بشكل غير صحيح. اتبع هذه النصيحة لتوثيق السياسات والأداء والأحداث في مكان عملك بفعالية وقانون.

تنصل

المعلومات المقدمة ، على الرغم من موثوقيتها ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل جمهور عالمي ، وتختلف قوانين ولوائح التوظيف من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية ، أو المساعدة من الدولة أو الموارد الحكومية الفيدرالية أو الدولية ، للتأكد من أن التفسير القانوني وقراراتك صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.