أدوار ومسؤوليات قائد الاجتماع

رئيس الاجتماع هو الموظف المسؤول عن تخطيط وتنظيم وإدارة تفاصيل ودعوة المشاركين لحضور الاجتماع. هم الموظف المسؤول عن تقدم الاجتماع الفعلي والمسؤول عن تقدمه. يتخذون إجراءات قبل الاجتماع وأثناءه وبعده لضمان تحقيق الاجتماع لأهدافه بنجاح.

من يقود الاجتماع؟

زعيم الاجتماع هو المفتاح في جعل الاجتماعات والفرق ناجحة. الموظف الذي يشغل منصب قائد الاجتماع هو أمر بالغ الأهمية. في بعض الاجتماعات ، يكون القائد هو رئيس القسم أو قائد الفريق أو الشخص المعين من قبل الإدارة العليا لقيادة مبادرة. تم اختيار هؤلاء الموظفين لدورهم القيادي بسبب مهاراتهم المتصورة كمدير أو قائد.

في أوقات أخرى ، قد يظهر الموظف كقائد بشكل طبيعي. هؤلاء القادة هم موظفون يبحثون عنهم ويحترمونه. في مناسبات أخرى ، قد يقرر فريق تدوير الدور القيادي بين جميع الأعضاء. هذا يسمح لجميع أعضاء الفريق بمواصلة تطوير مهاراتهم كقادة للاجتماعات ، وفي إنشاء اجتماعات ناجحة بشكل عام.

مسؤوليات قائد الاجتماع

فيما يلي المسؤوليات الرئيسية لقائد الاجتماع.

• يحدد الهدف أو المهمة أو الغرض الذي يجب تحقيقه. هذا غالبًا ما يكون مهمة أو جزء من الوصف الوظيفي للقائد.
• يقرر ما إذا كان الاجتماع هو أفضل طريقة ممكنة للحصول على الهدف أو الغرض أو تحقيق النتيجة المرجوة. أجب عن السؤال: هل هناك حاجة إلى اجتماع؟
• يحدد من الذي يحتاج للمساعدة في التخطيط للاجتماع.
• مع فريق أو كقائد ، يقرر جدول أعمال الاجتماع. (في الاجتماعات الجارية ، يتم إنجاز هذه المهمة في نهاية الاجتماع الحالي.)
• يحدد التاريخ والوقت والموقع بشكل متكرر باستخدام التقويم التنظيمي المشترك.

• يضع معا الاجتماع قبل العمل مثل القراءة ، المعلومات المالية ، التاريخ ، محاضر اجتماعات الفريق ذات الصلة ، وما إلى ذلك.
• يدعو المشاركين ويوزع المهام ويسمح قبل العمل بأكبر قدر ممكن من الوقت حتى يكون المشاركون مستعدين للاجتماع.
• يضمن أن يكون للاجتماع مسجل أو مسجل دقيق لتوثيق الإجراءات وأي التزامات أو عناصر إجراءات أو قرارات. يعين ناظم الوقت ، عند الضرورة لإجراء منظم للاجتماع.
• قد تستخدم أداة كاسحة الجليد لتسخين المشاركين وخلق بيئة يكون فيها المشاركون في الاجتماع مرتاحين للتواصل مع بعضهم البعض وتبادل الأفكار والمعلومات.

• يصل مبكراً ويقود الاجتماع من خلال إبقائه في المهمة وفي المسار الصحيح وإشراك جميع المشاركين حتى يشعر كل منهم أن وجودهم ضروري في الاجتماع. هذا يضمن مشاركتهم في الاجتماع القادم
• التوابل حتى اجتماع الشركة حتى لا يشعر المشاركون بالملل والضجر. سواء كنت تستخدم كاسحات الجليد أو فكاهة أو أمثلة ممتعة ، فلا يجب إنهاء أي اجتماع دون ضحك.
• يضمن أن الخطوات وعناصر الإجراء التالية يتم تعيينها ومعالجتها.
• يستطلع الاجتماع ويخطط جدول أعمال الاجتماع القادم.

• المتابعة مع المشاركين بين الاجتماعات للتأكد من أن عناصر الإجراء تسير على الطريق الصحيح وتقديم المساعدة و / أو الموارد إذا كان المتطوع يواجه مشاكل.

أدوار قائد إضافية

يتحمل قائد الاجتماع هذه المسؤوليات ولكن له أيضًا أدوار تتعلق بالتواصل وإعداد التقارير وأداء زميله في الفريق.

كل عضو في فريق أو اجتماع متعدد الوظائف عليه التزام بإبقاء إدارته أو وظيفتها على علم بالأنشطة والتقدم المحرز في اجتماع أو فريق مستمر. كما يتحملون مسؤولية طلب مدخلات من زملاء العمل الذين ليسوا في الفريق أو في الاجتماع. ليس كل موظف يمكنه حضور كل اجتماع.

يتحمل القائد مسؤولية إضافية تتمثل في الحفاظ على مشاركة كبار المديرين وإبلاغهم من خلال التواصل الفعال والتعليقات. يضمن بناء الملكية من الموظفين خارج الفريق أو الاجتماع ، وخاصة قادة المنظمات ، نجاح الفريق أو الاجتماع في تطوير وتنفيذ ودمج حلوله أو أفكاره.

إذا كان أحد المشاركين في الاجتماع يؤدي أداءً غير فعال في الاجتماع ، فإن القائد يتحمل مسؤولية تصحيح السلوك من خلال تقنيات قائد الاجتماع الفعالة خلال الاجتماع والتدريب الفعال خارج الاجتماع. يجب تصحيح مشارك الاجتماع الذي يحتكر الاجتماع بآرائه أو ينتقد الأعضاء الآخرين بسبب آرائهم قبل أن يخرب الفرد نجاح الاجتماع.

هذه الإجراءات ضرورية حتى يصل المشاركون في الاجتماع إلى مستوى من الراحة والنضج الذي يسمح لهم بمساعدة القائد من خلال الدق في أنفسهم لأن الأحداث غير الفعالة تتكشف ويعوق الأعضاء المختلون عن التقدم.

لا يضمن قائد الاجتماع الفعال أداء مشروع أو فريق بنجاح ، لكنه عامل رئيسي عندما تنجح المشروعات أو الإدارات أو الاجتماعات أو الفرق.

تعد محاضر الاجتماعات مساهما فعالا في الاجتماعات الناجحة عندما تتم كتابة المحاضر وتوزيعها بشكل مناسب في الوقت المناسب.