إنهاء الموظف من منظور تكنولوجيا المعلومات

يمكن أن يكون ترك الموظف يرحل مهمة قذرة ، ولكن يجب أن يساعد قسم تكنولوجيا المعلومات في القيام بذلك - دائمًا إذا كنت ذكيًا.

من الضروري إشراك تكنولوجيا المعلومات في عملية إنهاء الموظف لأن الموظف السابق الذي لا يزال لديه إمكانية الوصول إلى شبكة الشركة وبيانات الشركة المسجلة الملكية يمثل تهديدًا أمنيًا. في معظم حالات الإنهاء ، لن يفكر الموظفون السابقون في الإضرار بأنظمة الكمبيوتر لديك ، ولكن لماذا تغتنم الفرصة لأن تصادف بيضة واحدة سيئة؟

علاوة على ذلك ، من الذكي الحفاظ على موارد وبيانات وسجلات تكنولوجية معينة إذا قرر الموظف السابق أو الشركة نفسها متابعة الدعاوى القضائية.

أخيرًا ، من الضروري دمج تقنية المعلومات في العملية للمساعدة في ضمان أن تكون ضوابط إنهاء خدمة الموظفين شاملة بما يكفي لتلبية متطلبات Sarbanes-Oxley ذات الصلة.

يجب أن تكون سياسات أمن المعلومات والاحتفاظ بالبيانات خاصة بالشركة ومصممة وفقًا للقوانين التي تعمل بموجبها شركتك.

3 مبادئ تكنولوجيا المعلومات الشركات تحتاج إلى معالجة

ومع ذلك ، هناك ثلاثة مبادئ تقنية معلومات على الأقل يجب على الشركة الالتزام بها عند انتهاء الموظف وبعده.

• الإخطار الفوري بالإنهاء إلى قسم تكنولوجيا المعلومات - حتى الرؤساء قبل اجتماع الإنهاء هو موضع تقدير حتى تتمكن تقنية المعلومات من منع الوصول أثناء انعقاد الاجتماع.
• يجب أن يكون لدى كل شركة سياسة مطبقة بصرامة تنص بوضوح على من يجب عليه إبلاغ من عند انتهاء عمل شخص ما أو انتهائه. يجب أن تنص هذه السياسة أيضًا على تقديم هذه الإشعارات فورًا حتى تتمكن جميع الإدارات المعنية من اتخاذ إجراءات فورية.

  يجب أن تكون جهة الاتصال الخاصة بأمن المعلومات من بين الأشخاص الذين يتم إخطارهم ، ويجب أن تتضمن مسؤوليات هذا الشخص البحث وتوثيق وإلغاء وصول الموظف إلى معلومات الشركة المخزنة إلكترونيًا وأنظمة المعلومات الخاصة بها.

• إلغاء الحكيمة للوصول. بمجرد الإخطار ، تكون تقنية المعلومات مسؤولة عن الإلغاء الفوري للوصول إلى أي سجلات قد تحتاجها الشركة الآن أو في المستقبل والحفاظ عليها.

ماذا تفعل عندما يتم إنهاء العمل

في حالة الموظف الذي تم إنهائه ، يجب على تكنولوجيا المعلومات على الفور إلغاء جميع أجهزة الكمبيوتر والشبكات والوصول إلى البيانات لدى الموظف السابق. يجب أيضًا إزالة الوصول عن بُعد ، ويجب حرمان الموظف السابق من جميع الممتلكات المملوكة للشركة ، بما في ذلك الموارد التكنولوجية مثل الكمبيوتر المحمول والملكية الفكرية مثل ملفات الشركات التي تحتوي على معلومات العملاء والمبيعات والتسويق.

ومع ذلك ، في حالة الموظف الذي تكون مدة عمله وشيكة ، يجب على تكنولوجيا المعلومات التشاور مع مدير الموظف والموارد البشرية وغيرهم من صانعي القرار الرئيسيين لتحديد الطريقة المناسبة لتعطيل إلغاء الوصول خلال الأيام المتبقية للشخص. من التوظيف.

مثلما يجب توثيق منح التصاريح المتعلقة بالوصول والأمان للرجوع إليها مستقبلاً ، يجب أيضًا توثيق إبطال الوصول ، لا سيما لأغراض قانونية. يجب أن يكون الهدف دائمًا هو إلغاء الوصول بطرق تجعل الأعمال التجارية جيدة من الناحية المالية والتكنولوجية والقانونية.

الحفظ الوقائي للبيانات

تحتاج كل شركة إلى وجود سياسات لتكرار البيانات والاحتفاظ بها تلبي احتياجات أعمالها وتلتزم بالقوانين المعمول بها. تتناول هذه السياسات النسخ الاحتياطي والاستعادة والحفاظ على بيانات الشركة بشكل عام.

ومع ذلك ، يجب على الشركة أيضًا أن تسن سياسات توضح بالتفصيل متى وكيف ينبغي أن يستخدم تكنولوجيا المعلومات في الحفاظ على البيانات والسجلات والسجلات وغيرها من المواد التي قد تكون ذات أهمية قانونية خاصة وأن لها أهمية قانونية ، في حالة قيام الشركة والموظف السابق بشن معركة قانونية.

من المهم بشكل خاص القيام بذلك في حالة الموظف السابق الذي شغل منصبًا رفيع المستوى أو ترك الشركة تحت سحابة من الشك.

يجب أن يكون اعتماد وتطبيق هذه المبادئ الثلاثة هو العمل الجماعي للموظفين التنفيذيين في الشركة وإدارة تكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية والمستشار القانوني المتخصص في الطب الشرعي للكمبيوتر والقوانين التي تحكم استخدام الشركة لتكنولوجيا الحوسبة.

يجب أن تكون نتائج هذا الجهد التعاوني حماية أكبر لبيانات الشركة بالإضافة إلى استعداد أفضل للتقاضي فيما يتعلق بسرقة بيانات الشركات والقرصنة وغير ذلك من أشكال الاستخدامات غير القانونية أو غير المشورة بها لتكنولوجيا الحوسبة. يضمن العمل مع تقنية المعلومات كشريك ذو قيمة تحقيق هذه الأهداف في حالة إنهاء التوظيف.

​​