قائمة المهارات الكتابية وأمثلة

العمل الكتابي يضمن أن يعمل المكتب بسلاسة. يتضمن المهام الإدارية اليومية للمكتب ، مثل الرد على الهواتف وجدولة المواعيد وإرسال الفاكسات ووثائق المستندات.

المهارات الكتابية / الإدارية مفيدة لأي شخص يعمل في المكتب تقريبًا. يحتاج معظم الموظفين إلى القيام ببعض الأعمال الكتابية على الأقل ، لذلك يمكن لهذه المهارات أن تكون مفيدة بغض النظر عن الوظيفة الوظيفية الرسمية. يحتاج موظفو المكاتب والسكرتارية إلى امتلاك مهارات كتابية قوية. يؤدي الموظفون في هذه المناصب غالبية المهام اليومية للمكتب.

أنواع الوظائف الكتابية

بينما يستخدم بعض الأشخاص هذه المسميات الوظيفية بالتبادل ، يختلف موظفو المكاتب والسكرتارية عن المساعدين الإداريين. غالبًا ما يحتاج المساعدون الإداريون إلى شهادة جامعية ويتم إعطاؤهم المزيد من المسؤوليات ، بما في ذلك المشاريع الرائدة وفي بعض الأحيان إدارة الفرق.

في المقابل ، لا يحتاج الموظفون والأمناء عادةً إلى تعليم مكثف يتجاوز درجة الدراسة الثانوية (على الرغم من وجود برامج للتعليم العالي تركز على الأعمال الكتابية والسكرتارية). إنهم يديرون العمليات اليومية للمكتب ، لكن بشكل عام لا يتحملون مسؤوليات إدارية.

يعمل الموظفون والسكرتارية في مجموعة متنوعة من الصناعات ، بما في ذلك المالية والأعمال التجارية والطب والحكومة والقانون وغيرها.بعض هذه الوظائف تتطلب مهارات محددة. ومع ذلك ، هناك مهارات أساسية ضرورية لكل منصب مساعد كتابي وإداري تقريبًا.

اقرأ أدناه للحصول على قائمة المهارات الكتابية التي يبحث عنها أرباب العمل في المرشحين للعمل. وشملت قائمة مفصلة من المهارات الكتابية الخمس الأكثر أهمية ، وكذلك قوائم تكميلية من المهارات الإدارية ذات الصلة.

كيفية استخدام قوائم المهارات

يمكنك استخدام قوائم المهارات هذه خلال عملية البحث عن وظيفة. من المهم استخدام العديد من كلمات المهارة هذه خلال سيرتك الذاتية. يستخدم أصحاب العمل بشكل متزايد أنظمة تتبع المتقدمين لتصنيف و "تسجيل" السير الذاتية التي يتلقونها. تتم برمجة هذه الأنظمة للبحث عن كلمات رئيسية محددة ، وبالتالي من المرجح أن يتم اختيار السير الذاتية التي تتضمنها للمراجعة الإضافية من قِبل المديرين المعينين خلال الجولة الثانية من الدراسة.

ثانياً ، يمكنك استخدام هذه الكلمات الرئيسية في خطاب الغلاف الخاص بك. في نص رسالتك ، حاول ذكر واحدة أو اثنتين من هذه المهارات ، واعطي مثالًا محددًا على الوقت الذي أظهرت فيه في العمل.

أخيرًا ، يمكنك استخدام كلمات المهارة هذه في مقابلة. تأكد من حصولك على مثال واحد على الأقل لفترة أثبتت فيها كل من أفضل خمس مهارات مدرجة هنا.

بالطبع ، ستتطلب كل وظيفة مهارات وتجارب مختلفة ، لذا تأكد من قراءة وصف الوظيفة بعناية والتركيز على المهارات التي ذكرها صاحب العمل.

راجع أيضًا قوائم المهارات الأخرى المدرجة حسب الوظيفة ونوع المهارة.

أعلى المهارات الكتابية

انتبه للتفاصيل

يتضمن العمل الكتابي الاهتمام بالتفاصيل اليومية للمكتب ، والأشياء التي قد يتجاهلها أشخاص آخرون ، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتتبعها ، وتتبع المواعيد ، وأكثر من ذلك. يحتاج الكاتب أو السكرتير إلى التركيز على هذه التفاصيل ، وعدم ترك أي شيء يتسلل عبر الشقوق.

• تحليلية
• اتخاذ ترتيبات السفر
• ترتيب الأولويات
• حل المشاكل
• منطق
• حفظ السجلات
• جدولة المواعيد
• الكتابة

الاتصالات

يحتاج العمال الكتابيون إلى امتلاك مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية. سيقومون عادة بالرد على الهواتف وكتابة المذكرات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني وتحية العملاء والعملاء.

وبالتالي ، يجب أن يكونوا قادرين على التحدث والكتابة بوضوح وفعالية. يحتاجون إلى نقل المعلومات بطريقة يسهل فهمها.

• الرد على الهواتف
• الاتصالات
• مراسلة
• خدمة العملاء
• البريد الإلكتروني
• الفاكس
• المقعدالامامي
• مهارات اللغة
• استماع
• تواصل شفوي
• التدقيق اللغوي
• جاري الكتابة

مهارات الحاسوب

في هذا اليوم وهذا العصر ، تعد مهارات الكمبيوتر مهمة لأي وظيفة كتابية. يجب أن يكون الموظفون والسكرتارية مطبوعات سريعة ودقيقة. يُطلب منهم أيضًا إجراء بعض إدخال البيانات ، لذلك يجب أن يكونوا على دراية بـ Excel وبرامج إدخال البيانات الأخرى. يجب أن يكونوا على دراية ببرامج Microsoft Office الأخرى ، مثل Word و PowerPoint. تعتبر أي مهارات كمبيوتر إضافية ، مثل القدرة على تصميم أو تحرير صفحات الويب ، إضافة كبيرة.

• ادخال بيانات
• إدارة البيانات
• طلاقة قاعدة البيانات
• النشر المكتبي
• مايكروسوفت أوفيس
• الآلات المكتبية
• معالجة الكلمة

الحساب

الكثير من الأعمال الكتابية تنطوي على الحساب. بعض الكتبة مسؤولون ، إلى حد ما ، عن مسك الدفاتر و / أو محاسبة الشركة. يتطلب مهارات الحساب. القدرة على حساب المبالغ بسرعة هي نوعية إيجابية لدى كاتب أو سكرتير.

• محاسبة
• صحة
• الفواتير
• إمساك الدفاتر
• وضع الميزانية
• مصروف
• جداول البيانات
• تقنية

منظمة

يجب تنظيم كتبة وأمناء السر. إنهم مسؤولون عن التأكد من أن المكتب يعمل بسلاسة. أنه ينطوي على تتبع جدول صاحب العمل ، والرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ، والحفاظ على الملفات. كل هذا يتطلب الكثير من المهارات التنظيمية.

• اتخاذ قرار
• تسليم البريد
• فعالة
• الايداع
• إدارة
• تعدد المهام
• مراقبة
• النسخ والتصوير
• تخطيط
• فرز
• إدارة الوقت

المهارات اللينة

بالإضافة إلى هذه المهارات الكتابية الخمسة الأولى ، يمتلك أفضل العاملين في المكاتب أيضًا مهارات ناعمة غالبًا ما تكون سمات شخصية فطرية بدلاً من كفاءات مستفادة. وتشمل هذه المهارات الشخصية القوية ، والعمل الجماعي ، والمرونة ، والاعتمادية ، والإبداع ، والقدرة على التكيف ، والإبداع. إنها خصائص أساسية لمديري المكاتب ، وموظفي الاستقبال ، والمساعدين الشخصيين ، ومساعدي المكاتب ، والمساعدين التنفيذيين.