كيفية كتابة رسائل التوبيخ لأداء الموظف

يتم كتابة خطابات التوبيخ من قبل المشرف لتقديم بيان رسمي عن مشكلة الأداء التي يجب على الموظف تحسينها. غالبًا ما تكون خطابات التوبيخ خطوة في عملية الإجراءات التأديبية الرسمية التي يمكن أن تؤدي إلى اتخاذ إجراءات تأديبية إضافية للموظف وحتى إنهاء الخدمة إذا فشل الموظف في التحسن.

خطابات التوبيخ هي عنصر هام في توثيق مشكلة أداء الموظف للموظف وصاحب العمل. تحدد خطابات التوبيخ المكتوبة بوضوح وعلى وجه التحديد الأداء الذي يجب تحسينه والعواقب إذا لم يتحسن الأداء.

تتبع خطابات التوبيخ عمومًا التدريب اللفظي من قبل المشرف. وغالبًا ما يسبقه تصحيحًا لفظيًا للموظف ، يطلق عليه تحذير شفهي أو تحذير شفهي رسمي ، حول مشكلة الأداء أو مشكلات الأداء ذات الصلة.

اعتمادًا على سرعة وشدة مشكلة الأداء ، قد يبدأ خطاب التوبيخ في مناقشة الأداء ، لكن هذا غير عادي.

مكونات خطابات التوبيخ

خطابات فعالة من التوبيخ لها هذه المكونات.

• بيان واضح للمشكلة أو مشكلة الأداء التي يجب على الموظف تحسينها.
• قد يعدد خطاب التوبيخ عدة أمثلة للطرق التي يمكن للموظف من خلالها تغيير أدائه للامتثال لتوقعات الأداء. (هذا يوفر للموظف صورة مشتركة أو معنى مشتركًا حول توقعات المشرف.)
• تأثير عدم الأداء على نجاح الموظف والمؤسسة. (كيف يكون الفشل في الأداء له تأثير سلبي في مكان العمل.)

• إذا كان ذلك مناسبًا ، يجب تحديد جدول زمني يتم من خلاله تحسين أداء الموظف.
• عند الاقتضاء ، تاريخ الاستحقاق أو تاريخ الانتهاء في ذلك الوقت ، سيقوم المشرف بإعادة تقييم أداء الموظف.
• بيان واضح حول العواقب التي يمكن أن يتوقعها الموظف إذا فشل تحسين أدائه كما هو موضح في خطاب التوبيخ.
• توقيع المشرف أو مدير الموظف.
• توقيع الموظف الذي يكون أدائه هو محور خطاب التوبيخ. تحتوي الرسالة عمومًا على بيان يشير إلى أن توقيع الموظف يمثل استلامهم للرسالة ، وليس بالضرورة أنهم يوافقون على محتوياتها.

• فرصة للموظف للاعتراض ، كتابة ، على محتويات خطاب التوبيخ. يجوز للموظف أن يوافق ، أو يختلف ، أو يعبر عن الندم ، وما إلى ذلك. يتم إرفاق Rebuttals كتبه الموظف إلى خطابات التوبيخ الأصلية.

فيما يلي مثالان على خطابات التوبيخ الرسمية. استخدمها أثناء تطوير خطابات التوبيخ الخاصة بك.

عينة من خطاب التوبيخ

هذا مثال على خطاب التوبيخ. قم بتنزيل قالب خطاب التوبيخ (المتوافق مع محرّر مستندات Google و Word Online) أو انظر أدناه للحصول على مزيد من الأمثلة.

نموذج رسالة التوبيخ رقم 1 (نسخة نصية)

إلى: جيفري جونز

من: جورج بيترسون

التاريخ: 1 سبتمبر ، 2018

رد: خطاب توبيخ

هذه رسالة توبيخ رسمية لإعلامك بأن أدائك لا يلبي مستويات المساهمة المتوقعة. في عملك كخبير فني لدعم العملاء ، تم تطوير توقعات الوظيفة من قبل مجموعة كاملة من خبراء الدعم الفني ومديرهم. هذا يعني أنها المعيار المقبول لأداء كل خبير دعم فني.

أنت تفشل في الأداء بالطرق التالية.

• يقل عدد العملاء الذين تخدمهم في الأسبوع بنسبة 30٪ عن المستوى القياسي الذي يلتقي به بقية خبراء الدعم الفني.
• درجة صعوبة المشكلات التي تختار الرد عليها أقل بنسبة 40٪ من المستوى الذي يحققه باقي الموظفين.
• يتجاوز طول الوقت الذي يقضيه العملاء على الهاتف معك باقي الموظفين بنسبة 25٪.

كما ترون ، في مقاييس الأداء الثلاثة الأكثر أهمية لعملك ، أنت لا تنجح. لقد تحدث مشرفك معك عدة مرات وتلقيت تدريبات إضافية. وبالتالي ، فإننا نعتقد أنك لست على استعداد لأداء. هذا يؤثر سلبا على عبء العمل على بقية موظفي التكنولوجيا.

نحتاج إلى رؤية تحسن فوري في جميع مجالات الأداء الثلاثة أو حدوث إجراءات تأديبية إضافية حتى نهاية خدمة التوظيف. لدينا إيمان بأن لديك القدرة على التحسين. نحن بحاجة لرؤية تحسن فوري.

جورج بيترسون ، المشرف

ماريان ديمارك ، مدير الموارد البشرية

نموذج خطاب التوبيخ رقم 2 (نسخة نصية)

إلى: ليندا رودريغيز

من: ماري ويلمونت

التاريخ: 1 سبتمبر 2018

رد: خطاب توبيخ

الغرض من خطاب التوبيخ هذا هو إخطارك رسميًا بأن حضورك يؤثر سلبًا على قدرتك على إكمال وظيفتك. في حين أن الموظفين المعفاة من الرواتب لا يُطلب منهم العمل لساعات محددة ، فإن أسبوع العمل لمدة أربعين ساعة هو المعيار والمتوقع.

لقد فشلت في الحضور للعمل على الأقل يومًا واحدًا في الأسبوع منذ بدء عملك الجديد ولا تعمل سوى اثنين وثلاثين ساعة في الأسبوع. أبلغك مديرك بتوفر إجازة FMLA للمشاكل الطبية الشخصية أو العائلية. كما سألك عما إذا كنت بحاجة إلى سكن حتى تتمكن من أداء وظيفتك بفعالية.

اقترح عليك زيارة قسم الموارد البشرية لمناقشة هذه القضايا وحضورك. لقد رفضت جميع الفرص الثلاث التي عرضناها لمساعدتك في تحسين هذا الأداء الضعيف.

الحقيقة هي أنه لا يمكنك أداء وظيفتك في أقل من أربعين ساعة. أنت تفتقد المواعيد النهائية لمهام عملك وتأخرك يؤثر سلبًا على عمل زملاء العمل في قسم التسويق. إنهم يفوتون مواعيدهم النهائية نتيجة لفشلك في الأداء.

بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي عملك غير المكتمل عند تعيينه لزملائك في العمل إلى زيادة أعباء العمل لديهم نظرًا لأن لديهم بالفعل وظائف تتطلب أربعين ساعة من العمل في الأسبوع. هذا غير عادل ولن نتسامح مع هذه الآثار السلبية على مكان العمل بدءًا من الآن.

نحن بحاجة إلى أن نرى تحسنا فوريا في حضورك أو سننهي عملك. هذا يعني أنه يجب عليك حضور العمل خمسة أيام في الأسبوع. إذا فشلت في حضور العمل خمسة أيام في الأسبوع ، فلن تتمكن من تحقيق الأهداف التي عملت بها.

تمنحك سياسات الإجازة القياسية مدفوعة الأجر ستة أيام مرضية مدفوعة الأجر ويومين من الإجازات الشخصية التي يجب عليك استخدامها على مدار عام. يجب عليك التقدم بطلب للحصول على أيام عطلة مقدما.

لقد استخدمت بالفعل أربعة من أيامك المرضية وجميع أيامك الشخصية مع الغياب الحالي. نحن لا نخطط لتخصيص المزيد من الوقت لك. هذا يتركك مع يومين مريضين فقط ووقت إجازتك مدفوعة الأجر الذي يجب أن تطلبه مقدمًا.

إذا كان لديك غياب يتجاوز فترة الإجازة المتاحة المدفوعة ، فسنقوم بإنهاء عملك. نأمل أن تفهم مدى قربك من فقدان وظيفتك. لن تتلقى المزيد من التحذيرات.

مع تحياتي،

ماري ويلمونت ، مديرة

توماس كرينس ، مدير الموارد البشرية

راجع نموذج إقرار بالاستلام للحصول على إرشادات حول كيفية حصول الموظف الذي يتلقى التوبيخ على الرد.

هل انت مستمتع في هذه مقال؟ سترغب في الاشتراك في النشرة الإخبارية المجانية للموارد البشرية الآن لأنك ترغب في قراءة جميع المقالات الجديدة بمجرد توفرها.

رسائل عينة من التوبيخ

• عينة من خطاب التوبيخ: طموح الإدارة
• عينة التوبيخ المكتوبة: الحضور

تنصل: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، على الرغم من موثوقيتها ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل جمهور عالمي ، وتختلف قوانين ولوائح التوظيف من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية ، أو المساعدة من الموارد الحكومية أو الفيدرالية أو الحكومية الدولية ، للتأكد من أن التفسير القانوني وقراراتك صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.