مساعد مقابلة أسئلة وأجوبة

عند إجراء مقابلة مع وظيفة مساعد إداري ، سيرغب القائم بإجراء المقابلة في معرفة مدى ملائمة مؤهلاتك للوظيفة وكيف تتناسب مع الشركة والقسم.

نظرًا لأن الوظيفة تتطلب مهارات إدارية ومهارات التعامل مع الآخرين ، فغالبًا ما يسأل مديرو التوظيف عن السمات المحددة التي لديك والتي تؤهلك لشغل هذا المنصب ، وكذلك مهارات الأشخاص الأقل قابلية للقياس.

نصائح للتعامل مع المقابلة

من المهم أن تدرك أن المناقشة ستتجاوز على الأرجح المهارات اللينة ، مثل قدرات الاتصال أو المهارات التنظيمية أو التوقيت المناسب. يجب أن تكون مستعدًا للحديث عن المهارات الصعبة أيضًا.

1:14

شاهد الآن: كيف تجيب على 4 أسئلة شائعة للوظائف الإدارية

كن مستعدا لمناقشة البرامج

نظرًا لأن العديد من وظائف المساعد الإداري تتطلب الاستخدام المتكرر لبرنامج معين ، فقد تضطر إلى مناقشة مختلف البرامج التي عملت معها ، وكيف استخدمت هذه البرامج ، ومستوى خبرتك.

• عينة إجابة:أحب استخدام التكنولوجيا والتعرف على البرامج الجديدة. لدي أيضًا موهبة لتدريس زملاء العمل الذين قد لا يكونون أذكياء حول استخدام الأنظمة. في وظيفتي الأخيرة في Kent Associates ، تطوعت لمراجعة أنظمة إدارة المشروع لفريق المهنيين الذين ساندتهم. وافق مديري على توصيتي وجلبنا نظامًا قائمًا على الويب ، وهو Asana ، يساعدنا في تتبع المشاريع ومشاركة المعلومات على منصة ويب.
• عينة إجابة: أنا الشخص المسؤول في المكتب لشرائح PowerPoint والتمتع بمساعدة مندوبي المبيعات لدينا في جذب العملاء إلى العروض التقديمية الخاصة بهم. أنا أيضًا مستخدم متقدم في Excel وأنشئ وحدات ماكرو معقدة لإعداد توقعات الميزانية لمقترحات المشروع.

كن على استعداد لمناقشة العمليات الإدارية

يجب أن تكون مستعدًا لمناقشة سير العمل والعمليات الإدارية في المواقف السابقة. كمحترف إداري ، لا ينبغي أن يكون هناك أشك في أنك منظم وموجه نحو التفاصيل. سوف المقابلة الخاصة بك تريد أن تعرف ماذا تظهر هذه الصفات في سير عملك اليومي.

• عينة إجابة:تعد القدرات التنظيمية والاهتمام بالتفاصيل من بين أقوى الأصول. لقد ازدهرت في المواقف التي يمكنني فيها إحضار المشاريع المعقدة. على سبيل المثال ، سبق لي أن دعمت ثمانية من المهنيين الذين كانوا يخططون لتنظيم الأحداث الترويجية للعملاء. قمت بتطوير نموذج لتتبع الأهداف والتقدم لكل مشروع وإعداده على محرك أقراص مشترك حتى يتسنى لجميع الموظفين المعنيين تتبع تقدمهم فيما يتعلق بمشاريع وأحداث الفريق.
• عينة إجابة:عند العمل في مجموعة Alfred ، قمت بإنشاء دليل إجراءات يحدد الخطوات اللازمة لمعالجة طلبات القروض ، ثم قمت بتحميله عبر الإنترنت حتى يتمكن جميع موظفي القروض من اتباع نفس الإجراءات.

دائما الرد بشكل إيجابي

أن تضع في اعتبارها سلوكك طوال المقابلة.

نظرًا لأن المساعدين الإداريين غالباً ما يتواصلون عن كثب مع الأفراد الذين يعملون من أجلهم ، فمن الضروري أن تكون إيجابيًا ومهنيًا ومهذبًا في جميع الأوقات.

أنت تريد أن لا يكون لدى القائم بإجراء المقابلة أي شك في أن العمل معك سيكون تجربة ممتعة.

• عينة إجابة:عملت في مكتب الاستقبال في وكالتنا ، وكان من الأهمية بمكان أن يكون لدي انطباع أول إيجابي للعملاء الحاليين والمحتملين. أنا شخص "قادر على فعله" طبيعيًا ، وقد أشاد مراجعي بانتظام بتوجه خدمة العملاء لدي.
• عينة إجابة:تقوم الشركة بمسح العملاء بعد التفاعلات ، ويظهر اسمي باستمرار كموظف مفيد وممتع ومهني. علق مديري على عدد المرات التي يطلبها العملاء مني عند الاتصال بالمكتب للحصول على المساعدة.

التحضير للمقابلة

تتمثل إحدى طرق الإعداد في تحليل الوصف الوظيفي لمحاولة معرفة ما إذا كانت هناك مجموعة مهارات معينة يركز عليها الموقف. على سبيل المثال ، هل هناك تركيز على تخطيط السفر أو تنسيق المشروع أو جدولة الاجتماعات اليومية أو المساعدة الشخصية أو أي شيء آخر؟ إذا كان الأمر كذلك ، تأكد من التأكيد على تجربتك الأكثر صلة عند الإجابة على أسئلة المقابلة الخاصة بالوظيفة.

قم بإعداد قائمة بالمهارات المذكورة في الإعلان عن الوظيفة ، ولا تتردد في إضافة بعض المهارات الأخرى التي تعتقد أنها ستكون قابلة للتطبيق أيضًا. ثم نلقي نظرة على المهارات الإدارية والمكاتب الخاصة بك ، وتناسب مؤهلاتك مع الوظيفة.

هذا سيساعدك على تكييف إجاباتك بالطريقة الأكثر ملاءمة للموقف المحدد.

مساعد مقابلة أسئلة وأجوبة

أثناء التحضير ، قد يكون من المفيد مراجعة الأسئلة التي قد تطرحها ، والتفكير في كيفية صياغة استجابة ، مع إبراز تجارب ونجاحات محددة من الوظائف السابقة.

• ما هي مهارات الكمبيوتر لديك ، وما هي البرامج التي تستخدمها؟ - أفضل الإجابات
• هل أنت مرتاح باستخدام هاتف متعدد الخطوط والتعامل مع عدد كبير من المكالمات الهاتفية؟ - أفضل الإجابات
• في هذه الشركة ، نود أن نفكر في أنفسنا كفريق يعمل سويًا لتحقيق نفس الأهداف. كيف تشعر حيال العمل في بيئة الفريق؟ - أفضل الإجابات
• كيف سيكون شعورك الإشراف على اثنين أو ثلاثة موظفين آخرين؟ - أفضل الإجابات
• ما هي أعظم قوة لديك ، وكيف ستساعد أدائك في هذا المنصب؟ - أفضل الإجابات

• ما هو أكبر نقطة ضعف لديك؟ - أفضل الإجابات
• كيف تتعامل مع الإجهاد والضغط؟ - أفضل الإجابات
• كيف كان العمل لدى المشرف الخاص بك؟ - أفضل الإجابات
• ماذا تتوقع من المشرف؟ - أفضل الإجابات
• هل تفضل العمل بشكل مستقل أم في فريق؟ - أفضل الإجابات
• هل تعمل بشكل جيد مع الناس؟ - أفضل الإجابات
• إعطاء بعض الأمثلة الشخصية للعمل الجماعي. - أفضل الإجابات
• أسئلة مقابلة موظف الاستقبال: - قائمة الأسئلة

أسئلة لطرح الباحث

يجب عليك أيضًا إجراء بعض الأبحاث حول الشركة ، وتكون مستعدًا لطرح أسئلة ذات صلة عندما تنشأ الفرصة. قد يكون من المفيد طرح بعض الأسئلة في وقت مبكر قد تطرحها أو تناقشها أكثر ، إذا لم تحصل على الفرصة في وقت سابق من المقابلة.

غالبًا ما يكون هذا قريبًا من نهاية المقابلة ، لذلك من المهم ترك انطباع الشخص الذي يجري المقابلة (ة) مع انطباع جيد. هناك طريقة رائعة للقيام بذلك تتمثل في إظهار اهتمامك والتحضير لمقابلة الوظيفة عن طريق ربط الأسئلة التي طرحتها ببعض الأسئلة الخاصة بك.

• ما هي مسؤوليات هذا الموقف؟
• هل يمكنك وصف يوم عادي (أسبوع) في هذا القسم؟
• ما هي نقاط القوة في هذا القسم؟ ما هي نقاط الضعف؟
• ماذا قال مساعديك السابقين كان أفضل جزء من العمل بالنسبة لك؟ ماذا قالوا كان الأسوأ؟
• في أي اتجاه ترى الشركة تسير في السنوات الخمس القادمة؟ هل تشعر أن هناك أي تهديدات لنجاحها؟
• لماذا ترك مساعدك الأخير المنصب؟ ماذا كانت نقاط قوته؟ ماذا كانت نقاط ضعفه؟ ماذا يفعل / هي الآن؟
• ما هي السمات التي كان أفضل مساعد لديك؟ ماذا عن أسوأ مساعد لك؟
• كم مرة يتم إجراء مراجعات الأداء؟ من يوصلهم؟
• ما هي المهارات الأكثر أهمية بالنسبة لك في مساعد إداري؟
• كيف تكافئ وتشجع الأشخاص الذين يعملون في إدارتك؟
• هل هناك أي مشاكل الإنتاج المستمرة في هذا القسم؟
• كيف تعاملت مع مشاكل الموظفين في الماضي؟
• ما هي بعض من أكبر التحديات لشخص في هذا المنصب؟
• ما هو الجانب الأكثر مكافأة لهذا الموقف ، في رأيك؟
• هل (هل تدعم الشركة / الدائرة) عضويات الجمعيات المهنية والتطوير المهني المستمر؟
• ماذا تصف دور الموظفين الإداريين في هذا المكتب؟
• هل ساعات العمل الإضافية أو عطلة نهاية الأسبوع متوقعة؟
• ما الذي يعجبك أكثر في العمل في هذه الشركة؟ هل هناك أي تغييرات ستجريها؟
• ما الذي لا تحبه في عملك هنا؟
• هل تشجع الإدارة على العمل كفريق واحد أو التركيز أكثر على المساهمات الفردية؟

كن مستعدًا للمزيد من أسئلة المقابلة الوظيفية

بالإضافة إلى أسئلة المقابلة الخاصة بالوظيفة ، سيُطلب منك أيضًا طرح المزيد من الأسئلة العامة حول تاريخ التوظيف والتعليم ونقاط القوة والضعف والإنجازات والأهداف والخطط. فيما يلي قائمة بأسئلة المقابلة الأكثر شيوعًا وعينات الإجابات.