في الدفاع عن مكتب فوضوي

كل يوم يتم إلقاء المزيد من المعلومات عليك. البريد الجديد والتقارير من مختلف اللجان والفواتير والمقترحات ، وأكثر من ذلك كله ضرب مكتبك عدة مرات في اليوم. أنت مشغول جدًا بالتعامل معها على الفور حتى تبدأ في التراكم. يبدأ سطح المكتب في أن يبدو وكأنه منطقة حرب.

المشكلة هنا ليست أن مكتبك فوضوي. المشكلة هي أن الأشياء المهمة تضيع. إما يتم دفنه بواسطة مواد جديدة تدخل ، أو في مادة جديدة ولكن لا يتم ملاحظتها. نتيجةً لذلك ، تقضي وقتًا طويلاً في الأشياء الملحة ببساطة بدلاً من الأشياء المهمة.

عندما يرغب رئيسك في معرفة الوقت الذي يمكنها فيه الحصول على هذا التقرير لنائب الرئيس ، لا تريد أن تخبرها أنك لم تلاحظ المذكرة التي أرسلتها إليك والتي تطلب التقرير. ولن يسعد رئيسك أن يسمع أن تخطيط خط الإنتاج الجديد قد تأخر لأنك وضعته جانباً وتم تغطيته ونسيته.

سيخبرك بعض الأشخاص بأن أفضل طريقة لحل هذه المشكلة هي مكتب نظيف. يقول آخرون الفوضى على ما يرام. من هو الصحيح؟

تشوش مكتب ، تشوش العقل

منذ وقت ليس ببعيد ، كان هناك تعبير شائع "مكتب تشوش هو علامة على فوضى تشوش". أدى هذا التعبير إلى صناعة بأكملها تهدف إلى مساعدة المديرين التنفيذيين على تنظيف أجهزة الكمبيوتر المكتبية الخاصة بهم كإشارة إلى حدته العقلية.

لا شك أنك شاهدت أفلام يجلس فيها رئيسه في مكتبه على ناطحة سحاب في وسط المدينة. إنه يجلس خلف طاولة زجاجية بدون أدراج. الزينة الوحيدة هي القلم المثير للإعجاب للتوقيع على الوثائق المهمة والهاتف أو الاتصال الداخلي حتى يتمكن من إعطاء الأوامر.

من ناحية أخرى…

كثير من الناس لا يرون شيئًا خاطئًا بسبب أكوام الورق التي تغطي سطح المكتب ، وحتى يتسرب على مقاعد الكرسي وأرضية المكتب. لقد اقتبسوا من صور مثل "مكتب تشوش هو علامة على عبقرية" و "مكتب فوضوي هو مجرد علامة على مكتب فوضوي".

كلنا نعرف شخصاً مكتبه بهذه الطريقة. لا ترى كيف يمكنهم حتى معرفة ما إذا كان سطح المكتب معدنًا أو خشبًا. ومع ذلك ، عندما تسألهم عن شيء ما ، فإنهم يتجهون إلى كومة مباشرة ، ويتسلقون أوراقًا أو صفحتين أو 3 أوراق ، ويسحبون ما طلبته.

ما يصلح لك

كلا الجانبين صحيح. القضية ليست هي الصحيحة. القضية هي التي سوف تجعلك أكثر فعالية. هناك بعض الإرشادات الأساسية التي تنطبق على كلا النهجين ، ولكن المفتاح هو العمل بطريقة تتيح لك أن تكون أكثر فاعلية. يحتاج الجميع تقريبًا إلى التخلص من بعض الفوضى الموجودة فوق مكتبهم ، لكن عدم وجود أكثر من عنصر واحد على مكتبك في وقت واحد لن يعمل مع الكثير منا.

كثير من الناس يعملون في عدة مشاريع في نفس الوقت (أو في نفس الوقت تقريبًا). تشعر الأنواع الإبداعية بالحاجة إلى الإلهام المحيط بهم. الأفراد الموجه بالتفصيل بحاجة إلى مجلدات من المواد المرجعية قريبة من متناول اليد. يشعر بعض الناس أن أكوام العمل تجعلهم يبدون مشغولين ، وبالتالي يبقونهم أكثر أمانًا في أوقات تسريح العمال. يشعر الآخرون أن مكتبًا نظيفًا يوضح مدى كفاءتهم في إنجاز العمل. المهم هو أن تفعل ما يناسبك.

كيفية ترويض الوحش

سواء كنت ستذهب إلى سطح المكتب الزجاجي المعقم ، أو ترغب ببساطة في جلب المزيد من الفوضى إلى سطح المكتب ، فهناك بعض الإرشادات الأساسية:

• حقا تريد تحسين: نحن لا نوصي النهج الحاد الذي يفعله البعض. لسوء الحظ ، هذا يترك الأعذار لتكون سهلة للغاية على نفسك. تعتمد هذه المحاولة لجعل مكتبك أقل تشوشًا وفعالية على بذل جهد جاد.
• الاحتفاظ ، إرم ، أو نقل: العثور على ثلاث حاويات. تسمية أصغر "الاحتفاظ". تسمية أكبر "إرم". هل لديك حاوية أخرى المسمى "نقل". سوف تدخل الأشياء الحيوية حقًا في حاوية التخزين الخاصة بك ليتم فرزها لاحقًا. أي شيء تريد نقله إلى المنزل أو التخلي عنه يذهب إلى حاوية "النقل". كل شيء آخر يذهب إلى حاوية إرم.

• ابدأ بالأقدم: يمكنك أن تقول من خلال النظر إليهم أي كومة هي الأقدم. عادة ، هو أبعد ما يكون عن مقعدك. سيكون من الأسهل التخلص من العناصر من هذه الكومة.
• تقييم كل قطعة مرة واحدة فقط: إلقاء نظرة على كل بند في كومة. تقرر أي حاوية سوف تذهب إلى. لا يمكنك ضبطه على مكتبك لوقت لاحق ، عليك أن تقرر الآن. ضع كل شيء في واحدة من الحاويات الثلاثة. ليس هناك خيار اخر.
• اسأل نفسك هذا: السؤال الأول هو "هل لدي هذا في مكان آخر ، أو هل يمكنني الحصول عليه من شخص ما؟" إذا كان لديك نسخة في بريدك الإلكتروني ، أو في تقرير ، أو على مكتب الشخص الذي أعد تحليل السوق ، وما إلى ذلك ، فلن تحتاج إلى الاحتفاظ بنسخة أخرى. ارمها ثم اسأل "لماذا أحتاج هذا؟" إذا كانت الإجابة أ) اتخاذ إجراء بشأنه ، ب) القيام بشيء ما عندما أحصل على مزيد من المعلومات من شخص ما ، أو ج) للإشارة إلى أنني أقوم بعمل آخر ، فضعه في كومة الاحتفاظ. (بعد أن تتخلص من الفوضى ، ستعيد فرز كومة التجميع الخاصة بك حسب هذه الفئات الثلاث ، لذلك لا تتردد في فصلها الآن. سيوفر الوقت لاحقًا.) إذا كانت إجابتك أي شيء آخر ، فقم برمي هذا العنصر.

• كن قاسيا وشجاعا: كلما تقدمت في كل كومة ، اقتربت من الأشياء التي وصلت للتو ، وكن قاسماً في قراراتك. لا تأخذ السجناء. إذا كنت حقًا لا تحتاجها ، فأرميها. وكن شجاعا. لا تشبث بشيء لمجرد أن شخصًا ما قد يسألك عن شيء ما في يوم من الأيام. لا تبني قلعة من الورق لحماية نفسك.

إدارة القضية

لا يجب أن يكون سطح المكتب معقمًا وخاليًا تمامًا من الورق ، على الرغم من أنه يمكن أن يكون مفيدًا. هدفك هو تنظيم سطح المكتب الخاص بك بحيث يزيد من كفاءتك. إذا كان هذا يعني وجود عدد قليل من الأكوام على مكتبك أكثر من الشخص المجاور ، فلا بأس بذلك - شريطة أن يساعدك كل شيء تحتفظ به على تحقيق هدفك المتمثل في زيادة الكفاءة.