كيفية التعامل مع الإجازات المرضية في مكان العمل

هل تجد أن موظفيك في عداد المفقودين في العمل على أساس أكثر تواترا خلال فصل الصيف وخلال مواسم الأعياد؟ تظهر الدراسات أنك على حق. تزداد حالات الغياب عن العمال غير المجدولة ، ووفقًا لمختلف الدراسات الاستقصائية ، فإن الوكالات الحكومية لديها أكبر عدد من حالات الغياب.

وفقًا لـ "أسباب وتكاليف التغيب في مكان العمل" ، يُعد منشور لشركة حلول القوى العاملة ، شركاديان ، تكاليف الغياب غير المجدولة حوالي 3600 دولار سنويًا لكل عامل بالساعة و 2650 دولارًا لكل عام للموظفين بأجر. يمكن أن تعزى التكاليف إلى العديد من العوامل - بعضها يمكنك حلها - وبعضها لا يمكنك حلها.

"استقصي مؤشر جالوب-هيلثويز للرعاية 94،000 عامل في 14 مهنة رئيسية في الولايات المتحدة. من بين 77 في المئة من العمال الذين يتناسبون مع تعريف المسح من وجود حالة صحية مزمنة (الربو والسرطان والاكتئاب والسكري والنوبات القلبية وارتفاع الدم الضغط ، ارتفاع الكوليسترول في الدم أو السمنة) ، بلغ إجمالي التكاليف السنوية المتعلقة بفقدان الإنتاجية 84 مليار دولار ".

لا تشمل هذه التكلفة التكاليف غير المباشرة مثل دفع رسوم العمل الإضافي للموظفين الآخرين وتوظيف الموظفين المؤقتين والمواعيد النهائية الفائتة والمبيعات المفقودة وتراجع الروح المعنوية وانخفاض الإنتاجية. يمكن أن تزيد التكاليف غير المباشرة بنسبة تصل إلى 25 في المائة من التكاليف المباشرة ، وفقًا لـ "أخبار منافع الموظفين" و "أخبار الموارد البشرية".

في استطلاع أجرته إحدى عشر مؤسسة اتصالات مقرها الولايات المتحدة ، فإن 72 سنتًا من كل دولار من التكاليف المتعلقة بغياب الموظفين تنبع من فقدان الإنتاجية ، بدلاً من التكاليف الصعبة ، مثل الرعاية الصحية واستحقاقات العجز ("التأمين التجاري" ، يوليو 2000).

الإجازة المرضية هي إحدى المزايا الأساسية للموظف ، حتى وإن كانت غير مستخدمة

الإجازة المرضية هي فائدة ضرورية لجميع الموظفين. إذا لم يقدم صاحب العمل إجازة مرضية ، فسيؤدي ذلك إلى تسريع المشكلات الصحية وانتشار المرض ، مما يقلل الإنتاجية والروح المعنوية. حتى عندما يقدم أصحاب العمل إجازات مرضية ، غالبًا ما يصاب الموظفون بالمرض. يمكن أن ينتج عن هذا الإجراء - المعروف باسم الحاضرة - عندما يعمل الموظفون في مؤسسة لا يدعم فيها كبار القادة والثقافة قضاء إجازة عند المرض.

على الرغم من الضغط من أجل حضور مثالي لتحسين خدمة العملاء وكفاءتهم ، يحتاج الموظفون إلى برامج إجازات مرضية عادلة من أجل الأمان والأداء العالي بشكل عام. ومع ذلك ، تعاني بعض المنظمات من إساءة استخدام الإجازات المرضية ، وترجمة إساءة الإجازات المرضية إلى دولارات خاسرة.

نمط من الإجازات المرضية

يشير نمط سوء المعاملة فيما يتعلق بالإجازة المرضية عادة إلى الموظفين الذين انتهكوا ، على مدى فترة من الزمن ، سياسة حضور المنظمة في مناسبات عديدة. من أجل تأديب الموظفين الذين يعانون من مشاكل الحضور بثقة ، يقول الخبراء القانونيون إن أفضل رهان هو وجود سياسة مكتوبة بوضوح تحدد معايير المنظمة ومتطلباتها.

تأكد من تحديد هذا الانضباط - بما في ذلك الإنهاء - قد ينجم عن سوء المعاملة المتكرر للإجازات وسوء الاستخدام. حافظ على مرونة السياسة ، نظرًا لأنه من المستحيل تقريبًا إدراج كل جريمة محتملة. تريد أيضًا الاحتفاظ بالمرونة للتعامل مع مواقف الموظفين بشكل فردي إذا دعت الحاجة إلى ذلك.

من أمثلة انتهاكات سياسة الحضور:

• عدد مرات الغياب ، وعدد المرات التي تأتي في وقت متأخر ، وعدد مرات المغادرة المبكرة ، وكلها تتجاوز مخصصات سياسة الحضور ؛
• عدم الحصول على إذن للمغادرة مبكراً أو متأخرًا ؛
• عدم تقديم إشعار مسبق بالغياب عند الإمكان ؛
• عدم الإبلاغ عن غياب بشكل صحيح ؛ و
• عدم تقديم شهادة طبية عند الطلب.

من المهم تحديد ما إذا كان الموظفون يستغلون سياسات الإجازة أم لا. تمامًا كما يقوم صاحب العمل بتحليل معدل دوران الموظفين ، ينبغي على المنظمة أيضًا أن تنظر في اتجاهات إساءة استخدام الإجازات المرضية. هل الإجازة أعلى في قسم واحد أو تحت إشراف معين؟

هل الممارسات أو السياسات في مكان العمل تؤثر على الغياب؟ هل تؤدي أمراض الأطفال إلى توقف الموظف عن العمل؟ يساعد العثور على السبب الجذري لمشاكل إساءة استخدام الإجازات المرضية في معالجة المشكلات الأساسية.

تختلف طرق مراقبة الإجازات المرضية من منظمة إلى أخرى ، ولكن هناك بعض الإرشادات الشائعة التي يمكن لجميع أرباب العمل اتباعها. المدرجة أدناه هي بعض النصائح حول كيفية إدارة حالات إساءة استخدام الإجازات المرضية.

• التعرف على مشكلة إساءة استخدام الإجازات المرضية والتدخل مبكرًا قبل تصاعدها. يحتاج المديرون إلى تطبيق سياسات الإجازات المرضية واتخاذ الإجراءات المناسبة.
• تعرف على سبب إساءة استخدام الموظف للإجازة. تحدث إلى الموظفين الذين يسيئون استخدام الإجازات ومعرفة ما إذا كان سلوكهم ينبع من مشكلة شخصية. إذا وجدت ذلك ، فاقترح المشورة أو قم بإحالتهم إلى برنامج مساعدة الموظفين في مؤسستك.
• تعلم أن أقول لا." يجب ألا تدع الموظفين يفلتون من سياسات إساءة الاستخدام. عندما تسمع طلبًا مثير للسخرية لإساءة استخدام الإجازة ، قل "لا".

• استخدم الإجراءات واللوائح والممارسات والمعرفة لفائدة الإدارة وكذلك الموظف. يجب على المشرفين والمديرين العمل مع الموظفين. مهمتهم الرئيسية هي التأكد من أن جميع الموظفين على دراية بسياسات الإجازات المرضية وكيفية استخدامها.
• وثيقة كل شيء.

تشجيع الاستخدام المناسب للإجازة المرضية عندما يكون المرضى مرضى

ليس عليك فقط التعامل مع إساءة استخدام الإجازات المرضية - يمكنك أيضًا تشجيع الاستخدام المناسب للإجازة.

لتشجيع الموظفين على استخدام برامج الإجازات المرضية بشكل صحيح ، تستخدم العديد من المنظمات حوافز نقدية أو مزايا أخرى. فيما يلي إحصائيات حافزة من مسح الجرد لبرنامج الموظفين في مركز الموارد البشرية ، الذي طورته الرابطة الدولية لإدارة شؤون الموظفين. من بين 428 من أعضاء وكالة IPMA الذين استجابوا ، وجد المسح ما يلي:

• 58 في المائة صرف إجازة مرضية عند التقاعد ؛
• 45 بالمائة يعرضون نقودًا / مدفوعة مقابل إجازة مرضية غير مستعملة
• 33 بالمائة يعرضون بنوك المشاركة / الإجازات المرضية ؛
• 11 في المئة تحويل الإجازات المرضية إلى وقت العطلة ؛
• تسعة في المئة تحويل الإجازة المرضية إلى التأمين عند التقاعد ؛
• ثلاثة في المائة يحولون الإجازات المرضية إلى تأمين ضد العجز ؛ و
• اثنين في المئة تحويل الإجازات المرضية لنفقات العافية.

هناك برامج يمكن أن تساعد في معالجة الإجازات المرضية. على سبيل المثال ، طور مركز الموارد البشرية التابع لـ IPMA رزمتين تقدمان اقتراحات مهمة للمساعدة في الحد من الإجازات المرضية وتقديم نصائح عامة حول وضع سياسات سليمة. تتناول الحزمة الأولى - "إساءة استخدام الإجازات المرضية" - السياسات والأفكار المتعلقة ببرامج مكافأة الحضور ، وحوافز الإجازات المرضية والاعتراف السنوي بأدنى حد من استخدام الإجازات المرضية.

توفر الحزمة الثانية - "سياسات الإجازة المدفوعة" - نماذج سياسات ونصائح حول تطوير برامج PTO. تجمع حزم الإجازات الشاملة هذه بين الإجازات المرضية والوقت الشخصي والإجازات في رحلة "غير منفرد". بالنسبة لأصحاب العمل ، يمكن أن يعني هذا خوفًا أقل من إساءة استخدام الإجازات المرضية ، وبالنسبة إلى الموظفين ، فغالبًا ما يعني ذلك مزيدًا من المرونة والتحكم.

نفذت العديد من المنظمات برامج وسياسات حوافز الإجازات المرضية لتثبيط التغيب ومكافأة الموظفين الذين يحتفظون بسجلات حضور ممتازة. على سبيل المثال ، تقدم مقاطعة بروارد بولاية فلوريدا "يوم مكافأة" ، حيث يكسب الموظفون المؤهلون يومًا واحدًا عن أي وقت مرضي لا يستخدم خلال فترة ستة أشهر.

إنشاء برامج حوافز الإجازة المرضية

تقدم Calvert County، Maryland مكافأة حافزة ، أي ما يعادل أجر يوم واحد ، لأي موظف متفرغ مؤهل يعمل في يوم العمل الأول في سنة مدفوعة الأجر ، ويستخدم يومين أو أقل من الإجازة المرضية خلال سنة مدفوعة الأجر. ملاحظة تحذيرية: يجب على أرباب العمل الذين يفكرون في إنشاء برنامج لحوافز الإجازات المرضية ضمان عدم انتهاك البرنامج لقانون الإجازة العائلية والإجازة الطبية.

يشير منتقدو برامج حوافز الإجازات المرضية إلى أن الحوافز تحاول رشوة الموظفين للعمل بطرق معينة ، بدلاً من جعلهم يريدون إظهار السلوكيات طواعية. هناك اعتراض شائع آخر هو أن مثل هذه البرامج تعاقب بشكل غير مباشر الموظفين الذين يتعين عليهم التوقف عن العمل بشكل مشروع.

قد يستاء آباء الأطفال الصغار من المحسوبية المتصورة الممنوحة لزملائهم في العمل الذين لا يحتاجون إلى إجازة مرضية لرعاية الأطفال المرضى.

يؤكد بعض النقاد أيضًا أن حوافز الحضور تبعث برسالة خاطئة حول الإجازة المرضية ، والتي أصبحت ذات أهمية متزايدة في بيئة العمل عالية الضغط اليوم. إذا تم استخدام الإجازة المرضية لتبدو وكأنها سلوك خاطئ ، فسيخاطر أرباب العمل بتشجيع الموظفين على إرهاق أنفسهم إلى درجة المرض الحقيقي.

قد يشعر الموظفون الذين يستخدمون الإجازات المرضية بطريقة مشروعة بالضغوط للإبلاغ عن العمل حتى عندما يكونون مرضى بشكل خطير ، مما قد يؤدي إلى أضرار صحية كبيرة وزيادة تكاليف الرعاية الصحية.

أفضل طريقة لإنشاء برنامج للحوافز هي ، أولاً ، فحص السياسات الحالية وأسلوب الإدارة ، ثم محاولة تطوير أفكار لتجنب إساءة الاستخدام وحظرها. على سبيل المثال ، اكتشف بعض أرباب العمل ، بناءً على التقييم الداخلي ، أنه كلما قل عدد المشرفين لدى الموظف ، قل احتمال إساءة استغلالهم للإجازات المرضية.

من خلال التحقيق والاهتمام بسلوكيات الموظفين والإدارة ، تتمتع المنظمات بفرصة أكبر لتطوير برنامج حوافز الإجازات الناجح.