كيفية الاستجابة لطلب الفحص المرجعي

الاستجابة لطلب التحقق المرجعي هو عمل صعب. الخوف من الانتقام والدعاوى القضائية يمنع العديد من أصحاب العمل من الاستجابة على الإطلاق. ستساعدك هذه التوصيات على الاستجابة بشكل معقول لطلبات التدقيق المرجعية مع حماية المصالح المشروعة لشركتك وموظفيك الحاليين.

اتبع سياسة التحقق المرجعية الخاصة بشركتك

أولاً ، تطلب العديد من الشركات من المديرين إرسال طلبات مرجعية مكتوبة إلى الموارد البشرية. إذا كانت إشارة المدير إيجابية ، فيمكنك الموافقة على أن يقدم المدير إشارة شفهية مباشرة إلى صاحب العمل.

يجب أن يأتي أي شيء يتم إرساله في تنسيق مكتوب من Human Resources ، أو يجب على موظفي الموارد البشرية مراجعة الاستجابة من أجل الاتساق وحماية المصالح الفضلى للشركة. يطلب منك تنسيق التحقق المرجعي الشائع تقديم هذه المعلومات عن الموظف السابق.

• المسمى الوظيفي ، وأحيانا ، المسؤوليات الوظيفية ،
• الراتب النهائي،
• مواعيد التوظيف،
• يوفر قائمة مرجعية تطلب من صاحب العمل السابق تصنيف خصائص مثل "العمل الجماعي" و "الاعتمادية".

من الأفضل ترك هذا العمل الورقي للموارد البشرية - على الأقل ، اطلب من موظفي الموارد البشرية مراجعة أي رد مكتوب قد تفكر في إرساله. لا تجيب على الأسئلة التي تطالبك بالتقييم العددي للموظف السابق في أي جانب من جوانب العمل أو خصائص العمل.

لا يمكن مقارنة التصنيفات الرقمية بناءً على أي معنى مشترك لتعريف المصطلح ، ولا معنى الأرقام على مقياس رقمي محدد في هذه الأشكال. لذلك ، في أحسن الأحوال ، هو اتصال معيب. في أسوأ الأحوال ، قد يضر ذلك بفرص العمل لموظفك السابق.

تأكد من أن الموظف لديه تفويض موقع عليه في الملف

ثانيا ، تحقق للتأكد من أن توقيع الموظف السابق ، والإذن بالتحقق المرجعي هو على الأوراق التي ترسلها الشركة الطالبة. بدون توقيع منح الموظف السابق إذنًا ، يجب عليك عدم تقديم أي معلومات حول الموظف.

الرد على طلب التحقق المرجعي مع مرجع إيجابي

إذا كان بإمكان المدير ، مع بعض التحفظات ، أن يوصي الموظف السابق ، بالتشاور مع موظفي الموارد البشرية ، فيجوز للمدير إعادة المكالمة إلى صاحب العمل المستفسر. عند الرد على مكالمة هاتفية ، يجب على المدير التأكد من أن توقيع الموظف الذي يجيز التحقق المرجعي موجود في ملف مع الموارد البشرية قبل إعادة الاتصال الهاتفي.

عندما كان موظف سابق موظفًا جيدًا وترك شركتك بشروط جيدة (ربما تم نقل أحد الزوجين ولم تكن المسافة قابلة للتبديل) ، فأنت تريد إعطاء مساعدة الموظف السابق للعثور على وظيفة جديدة.

أو ، ربما تم استخدامك كمرجع من قبل موظف قام بإبلاغك في وقت واحد ، وإن لم يكن ذلك مؤخرًا. إذا كانت لديك تعليقات إيجابية تدلي بها حول الموظف ، فيمكنك الرد على صاحب العمل المحتمل بالتعليقات الإيجابية التي يمكنك المساهمة بها.

مرجع تحقق الأسئلة التي لا تريد أن تلمس

أجب فقط عن الأسئلة التي تشعر بالراحة في الإجابة عليها إذا تلقيت مكالمة هاتفية أو مستند طلب مرجعي. يجب على المدير التحدث فقط إلى مجالات مهارات وخبرات الموظف التي لديه معرفة مباشرة بها. هناك العديد من الأسئلة التي يجب على المدير ألا يجيب عليها:

• مثال على السؤال: توقع ما إذا كان الموظف السابق الخاص بك سيكون ناجحًا في المنصب الذي يتم النظر فيه من أجله. (هل لديك كرة بلورية ، أي شخص؟) لا يمكنك الإجابة على هذا السؤال. حتى لو بدا الموضع مشابهًا ، لا يمكنك التنبؤ بزملاء العمل أو ثقافة صاحب العمل أو علاقتهم بالعملاء أو عدد لا يحصى من العوامل التي تساعد الموظف على النجاح - أو لا.

  إجابة جيدة: عندما عملت الموظفة بالنسبة لي ، في منصبها مع شركتي ، كانت مساهماً قوياً وكان موضع تقدير عمله.

• مثال للسؤال: ما هي نقاط ضعف الموظف؟

  إجابة جيدة: لم تكن لديها نقاط ضعف تجدر الإشارة إليها والتي أثرت على قدرتها على أداء وظيفتها بكفاءة عندما عملت من أجلي.

• مثال على السؤال: لماذا تركت الموظفة المنصب الذي أبلغت به؟

  إجابة جيدة: سعت إلى زيادة المسؤولية واستكمال معرفتها بشركتنا ومنتجاتنا.

  إجابة جيدة: لقد غادرت مؤسستنا لأسباب شخصية كانت مهمة لها.

هذه هي أنواع أسئلة التحقق المرجعية التي سوف يسألها صاحب العمل المحتمل إذا قمت بإعادة مكالمة هاتفية للتحقق من المرجع.

الرد على طلب التحقق المرجعي: غير إيجابي

إذا ترك الموظف شركتك تحت سحابة ، سواء كان الموظف لائقًا لوظائفه أو موظفًا غير مساهم لأسباب أخرى ، أو لا يمكن إدارته ، فقم بإحالة الاتصال أو النموذج إلى موظفي الموارد البشرية للحصول على استجابة قياسية.

في بعض الأحيان ، هناك ظروف غير عادية تحيط بمغادرة موظف لشركتك. ربما كان الموظف يشاهد الصور الإباحية على جهاز الكمبيوتر الخاص به - نعم ، طلب من مدير الموارد البشرية أن يكون أحد مراجعه. قد يكون موظف سابق آخر قد هدد بالعنف أو ارتكب عملاً عنيفًا أثناء استخدامك لشركتك.

بينما نادراً ما يسرد هؤلاء الموظفون السابقون شركتكم كمرجع ، كن مستعدًا. يجب إرسال هذه المكالمات إلى موظفي الموارد البشرية للاستجابة القياسية.

هناك تحذير هنا. تحدث مع محاميك قبل الرد على أي فحص مرجعي عن موظف يحتمل أن يكون عنيفًا. إذا فشلت في الكشف عن سلوك عنيف لصاحب عمل محتمل ، وارتكب الموظف السابق فعلًا عنيفًا أثناء استخدام صاحب العمل الجديد ، يمكن أن تتحمل شركتك مسؤولية عدم الكشف عن هذه المعلومات. لذلك ، تحقق مع المحامي الخاص بك تحت أي ظرف من الظروف غير العادية التي فصلت طرق مع موظف.

عندما يسأل موظف سابق عن رسالة مرجعية عامة

إعطاء الموظفين السابقين رسالة مرجعية عامة غير مستحسن. بمجرد وجود وثيقة ، فإنها تعيش إلى الأبد. قام الموظفون المحتملون بتزويد مكاتب الموارد البشرية بنسخ من الرسائل التي كانت مدتها من 10 إلى 20 عامًا ، وأحيانًا بالكاد تكون مقروءة من جلسات تصوير متعددة.

بعد مرور فترة زمنية معينة - ليس لديك أي فكرة عن نوع الموظف الذي أصبح موظفك السابق - إلا إذا كان هو أو هي الاستثناء النادر الذي يبقى على اتصال. ولن تعرف أبدًا كيف سيستخدم الموظف خطابك أو كيف سيتم تفسير كلماتك من قبل أرباب العمل المحتملين. اعتماد سياسة تنص على أن المديرين لن يقوموا أبدًا بتقديم خطابات مرجعية مكتوبة عامة.

أبلغ الموظف السابق أن شركتك ستكون سعيدة لتقديم تأكيد التوظيف من الموارد البشرية لأصحاب العمل المحددين الذين يستفسرون مباشرة.

الأفكار النهائية حول الاستجابة لطلب التحقق المرجعي

عدد قليل من الموظفين وضع هدف الفشل في العمل. ومع ذلك ، فشل الموظفون والشركات والموظفين القيام بدور جزئي. ضع في اعتبارك عندما يُطلب منك الإشارة إلى أن كل موظف سابق يستحق الفرصة للبدء من جديد - بغض النظر عن الشروط التي انفصلوا عنها في مؤسستك.

ربما كان الموظف السابق غير مناسب للوظيفة التي شغلها في شركتك. ربما كانت ثقافة شركتك غير متطابقة تمامًا مع احتياجات الموظف. قد يكون لدى الموظف رؤية مختلفة لمتطلبات وظيفته عن تلك الخاصة برئيسه. ربما كانت حياته الشخصية وزواجه يتحللان خلال فترة ولايته مع شركتكم.

لا تعرف أبدًا كل التفاصيل والأسباب المتعلقة بفشل الموظف أو الانتقال إليه. إنه أمر سهل مع الموظف ذو الأداء العالي الذي تندم عليه لتفقدك وظيفة أفضل ، أو خطوة عائلية ، أو فرصة حلم. الأمر أصعب مع الأداء الهامشي.

كن صادقًا أو قدم الحد الأدنى من المعلومات. لا تفعل تنبؤات الكرة البلورية للنجاح ولا تقدم تصنيفات وتصنيفات رقمية لعبارات غير محددة. إذا لزم الأمر ، قدم الحد الأدنى من المعلومات التي تصف أداء الموظف السابق. كلما كان ذلك ممكنا ، امنح الموظف استراحة وتحدث مع صاحب العمل المحتمل.

تشير الأرقام الحديثة المتعلقة بالتحقق من المراجع إلى أن أصحاب العمل يأخذون عملية التدقيق المرجعية بجدية شديدة هذه الأيام. أكثر من 90 في المئة من أرباب العمل التحقق من المراجع. كلما أمكن ، امنح موظفيك السابقين استراحة - عندما يمكنك القيام بذلك بضمير حي.