إجابات لأسئلة المقابلة حول التعامل مع ارتفاع حجم المكالمات

عندما تتقدم لشغل منصب إداري أو وظيفي ، فإن سؤال المقابلة الوظيفية المعتادة سيكون "هل تشعر بالراحة عند استخدام نظام هاتف به خطوط متعددة والتعامل مع عدد كبير من المكالمات الهاتفية؟"

من الواضح أنك تريد التعبير عن أنك مرتاح لخطوط هاتف متعددة. سيكون من الأسهل إذا كنت قد تعاملت مع وحدات تخزين المكالمات العالية في الماضي ، ولكن حتى لو لم تكن لديك هذه التجربة ، فلا يزال بإمكانك الإجابة على السؤال بطريقة واثقة.

أمثلة على أفضل الإجابات

فيما يلي نماذج إجابات للمقابلات يمكنك تعديلها لتناسب تجاربك الشخصية وخلفيتك:

• نعم ، أنا مرتاح لاستخدام خطوط هاتفية متعددة مع عدد كبير من المكالمات وقمت بذلك في الماضي. أنا قادر على الحفاظ على المحادثات منفصلة ، والتعامل مع العملاء بطريقة فعالة ودية.
• لم أتعامل مباشرة مع عدة خطوط هاتفية ، لكنني أدرك أهمية أن تكون مهذبًا وفعالًا ، وأنا متعلم سريع.
• أدرك أن الاتصال الهاتفي غالبًا ما يكون أول تفاعل يتعامل به العميل مع الشركة ، وأن الانطباع الأول مهم للغاية. من الأهمية بمكان الحفاظ على طريقة ودية ومهنية على الهاتف في جميع الأوقات.

تأليف إجاباتك حول أنظمة الهاتف

ابدأ بفحص الوصف الوظيفي للموقف الذي تقدمت إليه ، ومطابقة مؤهلاتك مع الوظيفة. هل تكون قادرًا على تسليم مكالمة كبيرة الحجم إذا كانت المتطلبات؟ إذا كان الأمر كذلك ، فيمكنك التأكد من أن المحاور سيسأل عن قدرتك على التعامل مع جميع تلك المكالمات. حتى إذا لم تحدد المتطلبات صراحةً القدرة على التعامل مع عدد كبير من المكالمات الهاتفية ، يمكنك المراهنة على أنها ستظهر أثناء المقابلة على أي حال.

انظر إلى الوظائف الحالية والسابقة وقم بعمل قائمة بأنظمة الهاتف التي استخدمتها. فكّر أيضًا في أي وظائف غير مدفوعة الأجر أو وظائف تطوعية ، ووظائف طالب ، ووظائف تدريب كانت لديك حيث أجبت على الهاتف. قد ترغب في تقديم ملاحظات حول الهواتف لكل عنصر في سيرتك الذاتية للمساعدة في توجيه إجابات المقابلة الخاصة بك.

أي نظام هاتف يستخدم الوظيفة؟

قد ترغب في إجراء القليل من البحث قبل المقابلة لمعرفة نظام الهاتف المستخدم في المكتب. يمكن أن يساعدك ذلك في الاستعداد للإجابة على السؤال. إذا لم تكن قد استخدمت هذا النظام المعين ، فإن الحقيقة التي مفادها أنك قد استكشفت طريقة عمله يجب أن يكون لها تأثير جيد على القائم بإجراء المقابلة.

لكن كيف تعرف النظام الذي يستخدمونه؟ يمكنك أن تسأل الشخص الذي أجرى المقابلة معك. يجب عليك أيضًا ملاحظة الهواتف المستخدمة عند وصولك للمقابلة (إذا أمكنك رؤيتها). انتبه إلى كيفية الرد على الهاتف إذا قمت بإجراء مكالمة لتأكيد وقت ومكان المقابلة ، مما يمنحك نظرة ثاقبة على ما هو متوقع.

فيما يلي قائمة بالأسئلة التي يمكنك توقع طرحها حول تجربتك مع أنظمة الهاتف:

ما هي أنظمة الهاتف التي استخدمتها؟

هناك العديد من الأنظمة التي قد لا تتذكر الأنظمة التي استخدمتها. يمكنك الاتصال بأصحاب العمل السابقين أو الزملاء وتسأل. توقع أن تطرح أيًا من الأسئلة التالية:

• ما هي العلامات التجارية التي كانت؟
• ما طرازات الهواتف التي استخدمتها؟
• كم عدد خطوط الهاتف التي تعاملت معها؟
• ما هو الحجم المعتاد للمكالمات كل يوم؟
• كم مرة كان لديك أكثر من المتصل في وقت واحد؟
• هل استخدمت سماعة؟
• هل تستخدم مكبر الصوت؟
• هل تستخدم نظام هاتف مؤتمرات؟
• هل تستخدم نظام هاتف فيديو؟

ما هي مهارات الهاتف التي استخدمتها؟

قد ترغب في لمس سيرتك الذاتية لتشمل أيًا من هذه المهارات ، إذا كانت لديك. بالإضافة إلى ذلك ، قد يسأل القائم بإجراء المقابلة عن هذه المهارات:

• وضع المتصلين في الانتظار
• فحص المكالمات للمشرف
• إجراء مكالمات للمشرف
• تحويل وإعادة توجيه المكالمات
• مكالمات جماعية - إعدادها ووضعها وإدارتها والمشاركة فيها
• إدارة البريد الصوتي
• أخذ الرسائل

مهارات هاتف خدمة العملاء التي استخدمتها

يتضمن التعامل مع حجم كبير من المكالمات أكثر من الضغط على الأزرار الصحيحة. ستحتاج إلى التعبير عن مدى قدرتك على التعامل مع المتصلين أيضًا. فكر في مهارات خدمة العملاء هذه قبل الذهاب إلى المقابلة:

• التعامل مع المتصلين الغاضبين أو المحبطين
• هاتف في الخطوط الأمامية يرد على مكتب كبير ، ينقل المتصلين إلى جهات الاتصال المقصودة
• استخدام أساليب العمل واللغة المناسبة على الهاتف
• التعامل المهذب والاحترام للمكالمات من وإلى كبار المديرين التنفيذيين والعملاء