دور وغرض ميثاق المشروع

المشاريع موجودة رسميا في المنظمة بسبب ميثاق المشروع. إنها وثيقة تخوّل العمل أن يحدث وتعيين مدير المشروع. يمنحك ، بصفتك مدير المشروع ، تفويضًا للقيام بالعمل الموصوف فيه.

إن أهم دور لميثاق المشروع هو تحديد ما سيحققه المشروع بالضبط. دعونا ننظر إلى ما هو موجود في وثيقة المشروع الأساسية هذه.

ماذا يحدث في ميثاق المشروع؟

يوضح القسم الأول من ميثاق المشروع اسم المشروع وأسماء الراعي ومدير المشروع وتاريخ إعداد المستند. ثم تحصل في لحم المستند.

الأقسام الرئيسية لميثاق المشروع هي كما يلي.

• الغرض من المشروع: هذا ما يفسر سبب رغبة المشروع. يمكنك الرجوع إلى حالة العمل أو العقد الذي يقود هذا المشروع أو ببساطة توضيح سبب أهمية القيام بهذا العمل.
• وصف المشروع: اشرح في هذا القسم ما الذي سوف يحققه المشروع. يجب عليك تضمين تفاصيل عن العناصر التي سيتم بناؤها أو الخدمات التي سيتم تسليمها.
• الميزانية: في هذه المرحلة ، قد لا يكون لديك كل التفاصيل حول مهام المشروع ، لذلك لا يمكنك وضع ميزانية مشروع كاملة ومفصلة معًا. دون أي قيود الميزانية أو مجموعة من النفقات الأولية عالية المستوى التي تتوقعها.

• المخاطر: جميع المشاريع لها مخاطر. يشكل هذا القسم من ميثاق المشروع النسخة الأولى من سجل مخاطر المشروع. قم بتوثيق أي مخاطر تعرفها في هذه المرحلة حتى يتمكن فريق الإدارة من معرفة ما قد يؤثر على تقدم المشروع.
• المراحل الرئيسية: إذا كنت تعرف المعالم البارزة ، فقم بتضمينها في ميثاق المشروع في هذا القسم. يمكنك نقلها إلى مخطط جانت في وقت لاحق عندما تأتي لوضع خطة أكثر تفصيلا. في الوقت الحالي ، كنت تبحث فقط عن تواريخ التوقف أو أي شيء محدد في العقود التي تعمل عليها.

• أهداف المشروع: إنه قسم مهم حقًا ، ولكن قد يكون من الصعب تجميعه. أنت تحاول الإجابة على السؤال: "كيف سنعرف متى انتهينا؟" اكتب ما تتوقعه من المشروع وكيف ستعرف ما إذا كنت قد وصلت إلى هناك. على سبيل المثال ، في مشروع لإطلاق نظام لتسجيل الوقت لجميع الإدارات ، يمكن أن يكون الهدف: "ستستخدم جميع الفرق نظام جدول الوقت بحلول نهاية العام." كذلك ، لاحظ من سيكون المسؤول عن الموافقة على أنك قد وصلت إلى هذا الهدف. إنه يتجنب أي مشاكل في نهاية المشروع حيث لم يعد أحد مستعدًا فجأة للتوقيع على العمل مكتمل.

• مستويات سلطة مدير المشروع: ما لم يكن الأمر واضحًا وموثقًا في مكان آخر ، يجدر بك تضمين قسم في الميثاق حول ما يمكنك القيام به دون الحصول على مزيد من تسجيل الدخول من شخص أكبر. يتعلق الأمر عمومًا بمستويات التسامح التي تم تحديدها على الميزانية والجداول الزمنية وسيتم التعبير عنها على النحو التالي: "يتمتع مدير المشروع بالتسامح بنسبة 10 بالمائة في الميزانية والتسامح بنسبة 5 بالمائة في الموعد المحدد. يجب أن يتم توقيع أي انحراف أعلى من هذه الحدود المعتمدة من قبل راعي المشروع. "يمكنك تمديد هذا القسم لتحديد ما إذا كان هناك أي سلطة لدى مدير المشروع حول تعيين وفصل الموظفين من فريق المشروع.

الموافقة على ميثاق المشروع

القسم الأخير من ميثاق المشروع هو قسم الموافقات. يجب على مدير المشروع وكفيل المشروع (أو الشخص الذي بدأ العمل ، إذا كان لم يتم تعيين كفيل طويل الأجل بعد) التوقيع على المستند وتاريخه. من المحتمل أن يكون ذلك اليوم عبر البريد الإلكتروني ، لذا احتفظ بنسخة من تفويض البريد الإلكتروني في ملفات المشروع في حال احتجت إلى الرجوع إليه.