10 عادات لمديري المشاريع الناجحة

لماذا يجلب بعض مديري المشاريع مشروعاتهم في الوقت المحدد ، وفي حدود الميزانية ومع العملاء الراضين بينما يواجه آخرون أوقاتًا عصيبة؟ دعونا نلقي نظرة على العادات العشر التي يشاركها مدراء المشاريع الناجحة للغاية لاكتشاف ذلك.

يتم ذكر هذه العادات مرارًا وتكرارًا في تقييمات الأداء وفي مراجعات نهاية المشروع حيث يقدم العميل أو الفريق أو الراعي ملاحظات إلى مدير المشروع.

لا تحتاج إلى خبرة عشر سنوات لتقديمها بنجاح في كل مرة. من خلال تغيير عاداتك وتحسين مهاراتك ، يمكنك تحسين فرص نجاح مشروعك بشكل كبير ومنح نفسك وقتًا أقل إرهاقًا في العمل أيضًا.

باستخدام الفريق المناسب

يعرف مديرو المشاريع الأكثر فعالية ونجاحًا قدرات أعضاء فريقهم. وهذا يعني أنه يمكنهم تخصيص العمل المناسب للأشخاص المناسبين.

يمكن أن يؤدي استخدام مورد خاطئ في مهمة ما إلى وقت أطول أو القيام به بشكل سيء. يساعدك على معرفة نقاط القوة والضعف لدى الأفراد الذين يعملون معك حتى تتمكن من تخصيصها على أفضل وجه لمهام المشروع.

إدارة قضايا المشروع

جميع المشاريع تصل القضايا من وقت لآخر. مديري المشاريع الناجحين لا يدعهم يقلقهم. إنهم يعرفون عمليات إدارة المشكلات وأيضًا أفضل السبل للتعامل مع المشكلات عند نشوئها.

يمكنك أن تفعل ذلك أيضا. بمجرد معرفة كيفية تقييم مشكلة المشروع ، ستجد أن إدارة المشكلات تصبح عادة سهلة لإدماجها في روتينك الأسبوعي. ضع بعض الوقت جانباً لاستعراض سجل المشكلات الخاص بك كل أسبوع ، وستجد قريبًا أنه من السهل عليك البقاء في صدارة مشاكل الإدارة.

التعامل مع التغييرات

تم تصميم المشروعات لتغيير الأشياء ، ولكن هذا النوع من التغيير يحدث لأشخاص آخرين! من الصعب إدارة التغيير الذي يستهدف فريق المشروع بشكل مباشر ، مما يخل بجدول المشروع المفصل ويخلق عملًا جديدًا ومجموعة كاملة من تحديثات الوثائق.

مديري المشاريع الناجحين لديهم عملية إدارة التغيير التي يتبعونها. باتباع الخطوات المحددة يجعل من السهل تحويل أي إجراء إلى عادة لأنه منظم ومتكرر.

تبدو عملية إدارة التغيير كما يلي:

• تلقي معلومات حول التغيير.
• تقييم التغيير.
• تحديد مقدار العمل الذي سيكون للقيام التغيير.
• قم بإعداد توصية حول ما إذا كان الأمر يستحق المتابعة.

بمجرد إعداد توصية ، اطلب من كفيلك الحصول على قرار بشأن ما إذا كان يجب عليك تضمين التغيير أم لا. يمكنك الموافقة على بعض التغييرات الصغيرة بنفسك طالما كانت ضمن مستويات التحويل والصلاحية. يعلم مديرو المشروعات الناجحون أن التعامل مع التغييرات جزء من المهمة ولديهم خطة للتعامل معهم عند ظهورها.

إدارة تكاليف المشروع

من المحتمل جدًا أن يتحمل مشروعك تكاليف ، حتى لو لم يكن لديك سيطرة كاملة على سلاسل المحفظتك بنفسك. القدرة على إدارة العناصر المالية في سيطرتك يجب أن تكون عادة. إذا لم تتعامل معها بشكل منتظم وروتيني ، فستجد أن الوظيفة تصبح ضخمة جدًا بحيث يتعذر عليك القيام بعمل جيد.

يظل مديرو المشروعات رائعة على رأس النفقات من خلال أنظمة الملفات التي تعمل على الفواتير والاقتباسات والتقديرات. تعوّد على استخدام برنامج الميزنة (حتى لو كان ذلك مجرد جدول بيانات).

لا يمكنك إدارة تكاليف المشروع حتى يكون لديك خطة لما ستنفقه. اقرأ هذا حول كيفية إنشاء ميزانية مشروع حتى تتمكن من البدء.

فريق البناء

قد لا يعمل فريق المشروع مباشرة من أجلك. لذا ، لماذا يعد بناء الفريق جزءًا من عادات مديري المشاريع الناجحين؟ ذلك لأنك تحتاج إلى أن يعمل فريقك معًا بفعالية وأنك في حاجة إلى مشاركة الأفراد المشاركين في المشروع للوصول إلى نقطة يثقون فيها ببعضهم البعض بسرعة. يمكنك الحصول على ذلك من خلال بناء الفريق. احترس من المواقف التي ينهار فيها فريقك. سلوك البلطجة ، على وجه الخصوص ، غير مقبول.

فهم العمليات

عادة السادسة لمديري المشاريع الناجحة للغاية هو أنهم يفهمون العمليات الموجودة داخل نطاق سيطرتهم. هذا يعني أنهم يعرفون إجراءات العمل التي يجب اتباعها. إنهم لا يضيعون الوقت في محاولة معرفة كيفية كتابة قضية عمل لأنهم يعلمون أن هناك إجراء لذلك ويمكنهم اتباع الخطوات.

أنجح مديري المشاريع ليسوا عبداً للمعالجة. إنهم يعلمون أن الشيء الصحيح الذي ينبغي فعله هو متابعة العملية. إنهم يعرفون متى يكون من الأفضل تعديله قليلاً لجعل المهام أسهل للجميع. مثال على ذلك هو إزالة البيروقراطية من مشروع صغير عن طريق تكييف العمليات وفقا لذلك.

تحديث الجدول

يجب ألا تترك جداول المشروع للصدفة. إن أكثر مديري المشاريع نجاحًا سوف يجعلون من المعتاد مراجعة جداولهم بانتظام للتأكد من دقتها وتحديثها.

هناك العديد من الطرق لتتبع تقدم مشروعك. الشيء الأكثر أهمية هو أن تفعل ذلك. إذا كنت تكافح لجعل هذه العادة خاصة بك ، فقم بحجز اجتماع قصير في مذكراتك مع نفسك وجدولك الزمني مرة واحدة في الأسبوع. استخدم نفس الوقت كل أسبوع واستغرق 30 دقيقة لمراجعة مكانك وأين يجب أن تكون. قم بإجراء التعديلات اللازمة ، وأخبر الفريق وتابع المشروع.

إذا كان للتغييرات في جدولك تأثير على تاريخ انتهاء المشروع أو على تاريخ التسليم للمعالم الرئيسية ، فاتصل برعايتك. يجب ألا تغير أساسيات خطتك الأساسية دون المرور بعملية الموافقة الرسمية.

إدارة مخاطر المشروع

إن معرفة ما يجب تضمينه في سجل المخاطر الخاص بك هو شيء واحد ، لكن مراجعته بشكل معتاد والتصرف وفقًا للمخاطر التي أثيرت أمر مختلف. لا يكفي استخدام بداية مشروعك لتحديد المخاطر ومن ثم عدم التفكير فيها مرة أخرى. يجب أن تكون إدارة المخاطر جزءًا من عادات مشروعك لأنه بدونها ستجد أن المخاطر تتحول إلى مشكلات وتخلق مشاكل لك.

إنه مجال آخر يمكن أن تساعد فيه العمليات القياسية وحجز فتحة دورية للقيام بمراجعة المخاطر. يمكنك تضمينه كجزء من اجتماعات فريقك. اجعل من المعتاد مراجعة مخاطرك مع الفريق ، وإغلاق أي منها لم يعد يمثل تهديدًا والتخطيط لإجراءات لمن تريد تخفيفها.

تتبع الوقت

يعرف مديرو المشاريع الكثير عن إدارة وقت المشروع ، ولكن هذا يميل إلى أن يكون في مجال الجدولة والتخطيط. ما نتحدث عنه هو تتبع الوقت على أساس يومي أكثر انتظامًا. نحن نتحدث عن الجداول الزمنية.

غالبًا ما لا تحرص فرق المشروع على استخدام الجداول الزمنية إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل. تحتوي العديد من أدوات برامج إدارة المشاريع على تتبع الوقت الكامن في المنتج. يمكن أن يسهل ذلك تقديم التبديل إلى تتبع الوقت كفريق واحد.

سواء أكنت تتعقب وقت فريقك أم لا (من المستحسن) ، فمن المهم أن تعرف أين يذهب وقتك في يوم واحد. يجب أن تجعل من المعتاد الاحتفاظ بمذكرة عن كيفية قضاء وقتك. سيساعدك ذلك على فهم ما إذا كنت تقضي وقتًا في مهام المشروع ذات الأولوية القصوى. قد تعتقد أنك ، ولكن هل أنت؟ سوف تساعد الجداول الزمنية أو تسجيل الوقت لبعض النماذج ، حتى لو كان مجرد سجل كل ساعة على المفكرة.

تقديم تغيير الأعمال

أخيرًا ، فإن العادة التي تجعل مديري المشاريع أكثر نجاحًا هي قدرتهم على مساواة مخرجات المشروع بنتائج الأعمال. إذا كان المستخدمون لا يستخدمون منتجك أو أن البرنامج سرعان ما عفا عليه الزمن أو لم يشعر العملاء بالدهشة مثلك ، فإن مشروعك كان مضيعة للوقت.

تتأكد فرق المشروع الأكثر نجاحًا من أنهم يعرفون نتائج الأعمال التي يرغبون في تحقيقها. إنهم يبنون حلاً يوفر هذا التغيير في العمل بطريقة مستدامة. إن ما يقدمونه عندما ينتهي المشروع يتم استخدامه بالكامل واعتماده بالكامل من قبل العميل. إنه نجاح لأنه تم بناؤه ليكون نجاحًا من البداية.

يعتبر فهم أهداف العمل معيارًا أساسيًا لأي مدير مشروع يريد التأثير على العملاء وأصحاب المصلحة. إذا أمكنك إثبات أنك قد قدمت شيئًا ذا قيمة ، فمن السهل إظهار التأثير الذي لديك والقيمة التي تجلبها للشركة.

اجعله عادةً تسأل أصحاب المصلحة عن قيمة الأعمال التي يتوقعونها وكيف يريدون استخدام كل ما يقدمه مشروعك لهم. تحدث إليهم حول كيفية تعريفهم للنجاح. يمكنك بناء هذا في عملية قابلة للتكرار في بداية كل مشروع.