كيف تقلل من تكلفة سفر رجال الأعمال

مع بعض التعاطف مع أصحاب العمل الذين يحاولون التحكم في تكاليف السفر ، فإن مطالبة الموظفين بمشاركة الغرف ليس من أين تبدأ - أو تنتهي.

هذه الأفكار أقل إرهاقًا ومهينة للموظف العادي الذي يسافر للعمل لدى صاحب العمل. الموظفون بشر عاديون يريدون فقط بعض الخصوصية والمسافة من زملائهم في العمل ، خاصة إذا كانوا قد أمضوا اليوم مع زملاء العمل. لا يحتاج أصحاب العمل إلى مطالبة الموظفين بمشاركة الغرف.

طرق أخرى لتوفير تكلفة سفر رجال الأعمال

• اطلب من الموظفين السفر في نفس اليوم كلما أمكن ذلك.
• قم بتطوير وتنفيذ سياسة سفر ثابتة توفر تفاصيل محددة حول المدفوعات اليومية في مختلف الوجهات ، وسلاسل الفنادق المفضلة حيث يكون صاحب العمل قد حدد معدل الخصم ، وسداد النفقات ، والحدود التي تتطلب توقيع المدير مسبقًا إذا تم تجاوزه.
• اعمل الموظفين على خطاب القانون كما هو مذكور في سياسة السفر دون الحصول على إذن مسبق من الاستثناءات. لا تسدد النفقات التي لم تسمح بها السياسة أو الاستثناء.

• إعادة التفاوض أو التفاوض بشأن أسعار الشركات مع سلاسل الفنادق المشتركة في وجهاتك. ابحث عن الفنادق التي تقدم وسائل الراحة مثل وجبة إفطار مجانية وساعة كوكتيل مجانية ووجبات خفيفة بعد الظهر ومقبلات وثلاجات وماكينات صنع القهوة في الغرف. مطالبة الموظفين باستخدام هذه الفنادق والمرافق عندما تكون متوفرة.
• استخدم سلسلة فنادق أقل تكلفة عند الحجز. معظم الموظفين يتخلون عن نجمة لغرفة خاصة. لا تتوقع معايير أقل في مجالات مثل النظافة وغيرها من وسائل الراحة التي يقدمها الموظفون من الفنادق التي تم تصنيفها بنجوم أقل. مسح الموظفين المسافرين بشكل دوري للتأكد من أن المواقع المحددة تلبي احتياجاتهم.

• استخدم خدمة حجز سفر متسقة مثل American Express Global Business Travel للمساعدة في التحكم في التكاليف. سوف يساعدونك في التخطيط واعتماد السياسات وتوفير التكاليف والحد من إنفاق الموظفين. حتى خدمات السفر المحلية يمكن أن تساعدك على التوفير في سفر رجال الأعمال ولكن الميزة لشركة أمريكان إكسبريس هي وصولها على الصعيدين الوطني والدولي وخدماتها عبر الإنترنت.
• قم بالترتيبات مع شركة طيران واحدة لاستخدام خدماتها كلما أمكن ذلك لتلقي خصم على كل رحلة طيران. اطلب من الموظفين استخدام خدمة الحجز الخاصة بشركة الطيران ، على سبيل المثال ، شركة ساوثويست للسفر الجوي للشركات. يمكن لأصحاب العمل أيضًا الحفظ عندما يتم حجز الطائرات مسبقًا.

• اجعل الموظفين الذين يتخذون قرارات السفر في اللحظة الأخيرة يحصلون على إذن. في إحدى الحالات ، في إحدى الشركات العميلة ، تبلغ تكلفة تذكرة الطائرة 300 دولار إذا تم حجزها مقدمًا قبل بضعة أسابيع من 1200 دولار عندما قام الموظف بالحجز قبل يومين من الحدث. يجب أن يحدث هذا فقط في حالة الطوارئ لأن معظم التذاكر قابلة للتحويل حتى إذا كانت غير قابلة للاسترداد.
• قلل من تكاليف السفر في مناطق أخرى ، مثل الوجبة والكحول في كل يوم ، والنقل. تختلف في كل يوم من قبل الموقع. مدينة نيويورك باهظة الثمن بالمقارنة مع لاس فيغاس ، على سبيل المثال. أما المناطق الأصغر التي لا تلجأ إلى المنتجع فهي في متناول الجميع. يجب أن تعكس سياسة السفر التكاليف التي سيواجهها الموظفون أثناء سفرهم إلى ولايات مختلفة.

• جرّب الاجتماعات الافتراضية والخدمات مثل Skype for Business ومقاطع الفيديو. في حين أن الاجتماعات غير المريحة في البداية غير مريحة ، إلا أنها تعد من المهارات المكتسبة. يصبح الموظفون أكثر راحة لأنهم يستخدمون هذه الخدمات مع مرور الوقت. ندوات الويب تعمل بشكل جيد مع أنواع مختلفة من التدريب ، وخاصة الندوات التي تسمح للعديد من الموظفين بالحضور.
• مطالبة موظفيك باستخدام وسائل النقل العام وخدمات النقل المكوكية الأقل تكلفة ، عند توفرها ، بدلاً من سيارات الأجرة ، خاصةً عندما يسافر الموظفون بين المطارات والفنادق. توفر معظم المؤتمرات الكبيرة خدمة نقل مكوكية مجانية بين الفنادق ومركز المؤتمرات. استخدام سيارات الأجرة أقل أو اشتراط أن الموظفين جمع لدفع ثمن سيارة أجرة المجموعة يمكن أن يوفر الكثير من المال.

إن مطالبة الموظفين البالغين بإبداء تحفظات في الوقت المناسب ، ونفقات الميزانية في رحلات عملهم ، واستكشاف خيارات أخرى غير السفر لحضور الاجتماعات والتدريب هو النهج الصحيح لتبسيط تكاليف سفر رجال الأعمال. انهم يحترمون الموظفين.

إنهم يستفيدون من صاحب العمل لأن الموظفين يشعرون بالاحترام والاهتمام الذي ينتج عنه معنويات إيجابية. أنها تبقي دورة العلاقة الإيجابية تتحرك في الاتجاه الصحيح.

ماذا عن الرحلات العائلية الرخيصة؟