الفواتير القانونية أو إرشادات ساعات الفوترة

يعد تتبع الوقت وإعداد الفواتير للعملاء جزءًا هامًا لا مفر منه من العمل في مكتب محاماة. يقوم الشركاء أو الشركاء أو المساعدين القانونيين أو موظفي دعم التقاضي أو غيرهم من موظفي ضبط الوقت بفوترة وقتهم في ست أو عشر أو زيادات مدتها 15 دقيقة ، اعتمادًا على سياسة الشركة وتوجيهات العميل. إذا فشلت في إصدار فاتورة بوقتك ، فلن تتمكن الشركة من فاتورة العميل ، ولا تتقاضى الشركة رواتبًا. وبالتالي ، يعد ضبط الوقت وظيفة حيوية لنجاح شركة المحاماة.

مع زيادة الرسوم القانونية ، أصبح العملاء أكثر وعياً بالتكلفة والدهاء التكنولوجي. وبالتالي ، يفحص العملاء الفواتير القانونية عن كثب ويستخدمون مجموعة متنوعة من تطبيقات قواعد البيانات لفرز وتحليل بيانات الفواتير إلكترونيًا. أدى الاتجاه المتزايد نحو الفوترة الإلكترونية (الفواتير الإلكترونية) إلى إخضاع الفواتير القانونية لمزيد من التدقيق والتفاوض والخلاف.

سواء كنت جديدًا في وقت إعداد الفواتير أو حارسًا قديمًا ، يمكن أن تساعدك النصائح أدناه في إنشاء إدخالات زمنية سريعة ودقيقة ودقيقة.

وصف مفصل الفواتير الحرفية

تعد وصف المهام التفصيلية مكونًا أساسيًا لفاتورة جيدة الصياغة. من المهم أن يحتوي وصف جهودك على تفاصيل كافية للسماح للمراجع بقياس طبيعة المهمة وجدارةها.

يمكن أن يكون تحقيق التوازن الصحيح بين الإيجاز والتفاصيل أمرًا صعبًا. توصيف المهمة الذي يكون طويلًا جدًا ومكثفًا يزيد من الغموض ويخفف من الفهم. إن الوصف المختصر للغاية يجعل من الصعب تقييم مدى ملاءمة المهمة المنجزة والوقت المستغرق. على سبيل المثال ، عبارات روتينية مثل "مراجعة الملفات" و "الإعدادية التجريبية" و "مراجعة المستندات" لا تفعل شيئًا يذكر لتحكي قصة ما قمت به ولماذا شاركت في مهمة معينة. بدلاً من "مراجعة المستندات" ، هناك وصف أفضل هو "مراجعة المجموعة الثانية من المدعين الاستجوابات".

تجنب حظر الفواتير

كتلة الفواتير هي ممارسة سرد مجموعة من المهام في ملخص كتلة تحت إدخال وقت واحد. على سبيل المثال: "مسودة طلبات الاستجواب ؛ مؤتمر عبر الهاتف مع الدكتور براون: تقرير خبير. تلخيص ترسب السيد سميث. مراجعة ومراجعة المراسلات إلى المحامي المعارض. 7.3 ساعات."

يتعرف العملاء على فواتير الكتل كاستراتيجية لإخفاء عدم الكفاءة. علاوة على ذلك ، لا تسمح العديد من المحاكم بإصدار فواتير جماعية لأنه يعوق السداد الفعلي لأتعاب المحاماة بعد صدور الحكم. هناك طريقة أكثر فاعلية للفوترة وهي تصنيف كل نشاط مستقل بشكل منفصل ووقته المقابل.

وقت قياسي على الفور

يعد تسجيل وقتك فور إتمام المهمة أفضل طريقة لضمان الدقة. إن محاولة إعادة بناء أنشطة أيام (أو أسبوع أو شهور) بعد الحقيقة أمر صعب وتشجع الوقت على "الحشو" (تضخيم الوقت الفعلي الذي تقضيه مهمة لسد فجوات من الوقت غير المحسوب).

قد تجد أنه من غير العملي إدخال كل مهمة في برنامج ضبط الوقت الخاص بك بمجرد إتمامها. لذلك ، من الحكمة تطوير نظام لوقت التسجيل يشجع على حفظ الوقت بشكل سريع. تملي بعض أدوات ضبط الوقت كل مهمة فور الانتهاء من إجرائها ثم نسخها في نهاية اليوم. يجد الآخرون أنه من الأسهل الاحتفاظ دفتر ملاحظات للوقت وتسجيل كل مهمة باليد ثم إدخالها (أو قيام سكرتير بإدخالها) في نهاية اليوم أو الأسبوع أو فترة الفوترة.

تذكر جمهورك

مثل أي مستند تعده لمراجعة أخرى ، من المهم أن تضع جمهورك في الاعتبار عند تسجيل إدخالات الوقت. قد تعرف الشخص الذي يقوم بمراجعة فواتيرك - ربما المحامي الداخلي المعين للملف. نفهم ، مع ذلك ، أن المراجعة قد لا تنتهي عند هذا الحد. في كثير من الحالات ، تتم معالجة الفاتورة بواسطة عدد من الأفراد على مستويات مختلفة داخل وخارج الشركة بما في ذلك المهنيين القانونيين والمحاسبين لدى الشركة العميل ومدققي الحسابات الخارجيين. في تسجيل وقتك ، من الأفضل تجنب الاختصارات ، العامية ، والمصطلحات المعقدة.

استخدم مصطلحات قانونية موجزة ولكن ضع في اعتبارك أن الجداول الزمنية الخاصة بك قد تتم مراجعتها من قبل أفراد غير مدربين على القانون.

تعرف على نفسك مع سياسات فوترة العميل

كل عميل لديه سياسات وإجراءات الفوترة الخاصة به.غالبًا ما يتم تضمين هذه السياسات في خطاب استبقاء العميل أو خطابه. قد تحدد سياسات الفوترة قيود التوظيف ، والمبادئ التوجيهية للميزانية ، وسياسات الصرف ، والمبادئ التوجيهية المحددة لحفظ الوقت. من خلال إدراكك للقواعد الأساسية في البداية ، يمكنك حساب مسؤوليتك عن وقتك وتلبية توقعات العميل بشكل أكثر مسؤولية.

يستفيد العملاء من الشركات بشكل متزايد من الفوترة المستندة إلى المهام. تتبع الفوترة المستندة إلى المهام فواتير الشركة من خلال مهمة التقاضي. كل نشاط موضوعي يتم تعيين رمز الكمبيوتر الذي تم تحديده مسبقًا من قبل العميل. ثم يتم فرز الفاتورة المشفرة وتحليلها إلكترونيًا ، مما يسمح بإجراء تحليل متعمق للفاتورة. جزء من التعرف على سياسات فوترة العميل هو التعلم وتطبيق عدد لا يحصى من أكواد الفوترة المتخصصة القائمة على المهام الفريدة لكل عميل.