مكتب مهارات قائمة المساعدة مع أمثلة

يمكن العثور على وظائف مساعد Office في جميع الصناعات ، وتبادل مجموعة كبيرة إلى حد ما من المهارات. يُعرف مساعدو المكاتب أحيانًا بالأمناء أو المساعدين الإداريين ، ولكن ما يقومون به هو المساعدة في أداء المكتب. سواءً كان المكتب ينتمي إلى مكتب محاماة أو ممارسة طبية أو مؤسسة تعليمية أو مؤسسة ، فإن الاحتياجات متشابهة ؛ يتعين على شخص ما حفظ السجلات ، والحفاظ على الجداول الزمنية ، ورعاية الاتصالات الروتينية نيابة عن الأشخاص الذين يستخدمون المكتب.

أن شخص ما يمكن أن يكون لك.

مكتب مساعد المسؤوليات الوظيفية

في حين أن وظائف مساعد Office متشابهة بشكل عام مع بعضها البعض ، فإن الوظيفة لا تزال متغيرة - إنها تختلف من يوم لآخر ، وليس من مكتب إلى آخر. قد تتصرف اليوم كموظف استقبال ، وقد يتطلب غدًا إصلاح الطابعة ، وفي اليوم التالي ، يجب عليك إحضار خزانة الملفات بأكملها إلى القرن الحادي والعشرين. ستحتاج إلى مجموعة مهارات واسعة جدًا للنجاح.

يعد مساعدو Office من بين الأبطال العظماء غير المعروفين في عالم الأعمال ، لأنه عندما تقوم بعملك بشكل صحيح ، لا يلاحظ أحد - يبدو أن المكتب يعمل بنفسه. لكن بعض الناس يستمتعون بالعمل السريع والمرن ، والشعور بأنهم في قلب كل شيء. ولا يزال بإمكان السكرتير الجيد العثور على عمل في أي مكان تقريبًا ، في أي نوع من المنظمات.

كيفية استخدام قوائم المهارات

يمكنك استخدام قوائم المهارات هذه خلال عملية البحث عن وظيفة. أولاً ، تعمل أسماء هذه المهارات ككلمات رئيسية ، لذا استخدم أكبر عدد ممكن عند كتابة سيرتك الذاتية. لا تعتمد على المشرفين على التوظيف لمعرفة أن لديك ما يريدون ، أخبرهم مباشرة.

ثانياً ، يمكنك استخدام هذه الكلمات الرئيسية نفسها في خطاب الغلاف الخاص بك. ركز بشكل خاص على الأشخاص الذين يهتم بهم صاحب العمل المحتمل. سيتعين عليك إجراء البحث ، لأنه في حين أن وظائف مساعد المكاتب غالباً ما تكون متشابهة ، فإن المشرفين على التوظيف يختلفون في أولوياتهم. من المحتمل أن يتضمن الوصف الوظيفي قائمة بالمهارات المطلوبة. انتبه لها.

أخيرًا ، يمكنك استخدام هذه المناقشة للتخطيط لمقابلتك. تأكد من أنك على استعداد لمثال واحد على الأقل لفترة أظهرت فيها مهارات من كل فئة مدرجة هنا.

قد يساعد أيضًا في مراجعة قوائم المهارات الخاصة بنا المدرجة حسب الوظيفة وأنواع المهارات.

أعلى مهارات مساعد مكتب

مهارات الاتصال اللفظي: الاتصالات هي مهارة لينة حاسمة لمساعد مكتب. سيتعين عليك التفاعل مع المشرف الخاص بك ، وموظفي مكتب زملائك ، والمهنيين الذين تساعدهم ، وربما العملاء أو الأشخاص في المكاتب الأخرى في نفس المنظمة. تعمل جميعًا كفريق واحد ، وأنت محور الاتصال الرئيسي. ستحتاج إلى أن تكون مبتهجًا ومفيدًا ومستنيرًا وصريحًا ومستمعًا جيدًا كل يوم.

• الهواتف الجواب
• علاقات العملاء
• الاتصالات
• تحويل المكالمات الهاتفية
• أخذ رسالة
• توجيه المكالمات الهاتفية
• لوحة مفاتيح
• هاتف
• التواصل اللفظي

مهارات الاتصال الكتابي: يكتب معظم مساعدي المكاتب الكثير. قد يكتبون المذكرات أو تملأ النماذج أو مسودات الرسائل أو رسائل البريد الإلكتروني. يقوم البعض بإنشاء محتوى لموقع الشركة أو تحرير نص للآخرين. واضح ، الاتصالات المكتوبة المهنية أمر لا بد منه.

• مراسلة
• البريد الإلكتروني
• بريد
• مراسلات
• الكتابة
• معالجة الكلمة
• الاتصالات المكتوبة

الود: قد يكون مساعد المكتب أول شخص يراه العميل عند دخوله المكتب. إذا صادف شاغل المكتب الرئيسي في الوقت الحالي ، فقد يكون مساعد المكتب هو الشخص الوحيد الذي يتفاعل معه الزائر. يجب أن تكون مستعدًا لتحية كل زائر بابتسامة وكلمة طيبة ولمساعدتهم بكل ما يحتاجون إليه قدر استطاعتك. لذلك ، المهارات الشخصية الجيدة هي ضرورة.

• خدمة العملاء
• توجيه الزوار
• مرن
• ودود
• تحية الضيوف
• العلاقات الشخصية
• موقف ايجابي
• الموثوقية
• مرحبا بالزائرين

مهارات التكنولوجيا: في الأيام الخوالي ، قام الأمناء بالكثير من الكتابة. لقد تغيرت الأوقات وكذلك التكنولوجيا ، ولكن لا يزال بإمكان مساعدي المكاتب توقع قضاء الكثير من الوقت أمام لوحة المفاتيح. بدلاً من الآلة الكاتبة ، يجب عليك معرفة طريقتك حول مجموعة متنوعة من تطبيقات البرامج. إن معرفة كيفية القيام ببعض الدعم الفني الخفيف وكيفية إصلاح طابعة متمردة لا تؤذي ، أيضًا.

• الحاسوب
• تفوق
• الإنترنت
• مايكروسوفت أوفيس
• مايكروسوفت وورد
• قراء
• تقنية

منظمة: يجب أن يكون مساعدي Office منظمين للغاية حتى يتمكنوا من أداء مهامهم العديدة بفعالية.ستحتاج إلى المساعدة في الحفاظ على تنظيم الآخرين ، أيضًا ، من الحفاظ على التقاويم إلى إبقاء المكتب منظمًا.

• الدعم الإداري
• تعيينات
• الفواتير
• التقويمات
• الكتبة
• ادخال بيانات
• تسليم البريد
• الايداع الالكتروني
• تقارير النفقات
• الايداع
• عمليات مكتب الاستقبال
• التعامل مع المال
• وظائف مكتبية
• معدات المكتب
• جرد اللوازم المكتبية
• اللوازم المكتبية
• دعم المكاتب
• منظمة
• ورقة العمل
• الشحن

مهارات حل المشاكل: تعد حل المشكلات أو مهارات التفكير النقدي مهمة لأي مساعد مكتب ، حيث ستكون غالبًا الشخص الذي يتعامل معه الآخرون مع أسئلة أو مشكلات.

• تنسيق أنشطة المكتب
• اجتماعات
• مهارات حل المشاكل
• الرد على الاستفسارات
• جدولة
• فحص وتوجيه المكالمات
• جداول البيانات
• العمل بروح الفريق الواحد
• إدارة الوقت
• ترتيبات السفر