نصائح لإدارة الميزانية للمدراء الجدد

هناك احتمالات عندما يتم ترقية شخص ما إلى أول دور إداري له ، ستكون هذه هي المرة الأولى التي يدير فيها ميزانية الإدارة.

يتلقى معظم المديرين الجدد تدريباً رسمياً ضئيلاً أو معدوماً على كيفية وضع توقعات للميزانية أو تتبع نفقاتهم أو كيفية إجراء تعديلات منتصف العام. غالبًا ما يتم تسليمهم جدول بيانات أو تقرير من مديرهم أو من الإدارة المالية ، ويُتوقع منهم معرفة كيفية القيام بذلك ، أو التعلم عن طريق التجربة والخطأ.

في حين أن "التجربة والخطأ" يمكن أن يكونا وسيلة فعالة لتعلم مهارة جديدة ، إلا أنه سيكون من الأفضل أن لا يضطر مدير جديد إلى ارتكاب الكثير من الأخطاء المؤلمة. هنا بعض النصائح.

استثمر الوقت المناسب للتعلم من البداية

لا يوجد وقت أفضل لطرح الأسئلة "الغبية" أكثر من الوقت الذي تكون فيه جديدًا على شيء ما ولم تفعله مطلقًا. من الأفضل طرح وقضاء الوقت في التعلم مقدمًا ، بدلاً من الانتظار حتى يضطر شخص ما إلى الإشارة إلى أخطائك. اطلب وقتًا من مديرك (أو السلف إن أمكن) لمراجعة الفلسفة الأساسية والأهداف الجامعة والتنسيق وكل عنصر في السطر. إذا كان لدى مؤسستك شخص مالي ، فاطلب من ذلك الشخص قضاء بعض الوقت معك أيضًا. سيكون معظمهم بالاطراء وعلى استعداد لتبادل خبراتهم.

بعد كل شيء ، إذا كان بإمكانهم تدريبك على كيفية القيام بالأشياء وفقًا لمواصفاتها مقدمًا ، فستكون صداعًا أقل بالنسبة لهم لاحقًا.

خذ دورة "المالية والميزانية للمديرين غير الماليين"

تحقق مع كليات إدارة الأعمال بالجامعات المحلية التابعة لك ، وذلك تحت عنوان "التعليم التنفيذي". تقدم معظم كليات إدارة الأعمال دورات دراسية مدتها يوم إلى ثلاثة أيام. أثناء أو بعد الدورة ، خذ الوقت الكافي لمراجعة التقرير السنوي لشركتك وفهم النسب والتقارير المالية المختلفة.

إدارة ميزانية إدارتك مثل عملك الخاص

عندما نعمل في مؤسسات كبيرة ، فإننا نميل إلى التعامل مع أموال "الشركة" كما لو كانت تنمو على الأشجار. هذا ليس كذلك ، والآن أصبح عملك مديرًا لتولي ملكية موارد قسمك.

كن لاعب فريق

إن أمكن ، راجع ميزانية مديرك. على الرغم من أهمية تولي ميزانيتك ، إلا أن وحدتك جزء من كيان أكبر. اطلب من مديرك أن يوضح لك أين تناسب ميزانيتك ويدعم الصورة الكبيرة وكذلك العلاقات المتبادلة مع أقرانك. قد تكون هناك أوقات تحتاج فيها إدارة أخرى إلى أموال لتحقيق أهداف ذات أولوية أعلى من أولوياتك. لا تنتظر أن تُسأل أو تقلع ، كن استباقيًا واعرض عليك مساعدة مدير الأقران. سوف ينظر إليك على أنها استراتيجية وتعاونية.

لا تلعب ألعاب غبية

لمجرد أن "الجميع يفعل ذلك" ، فهذا لا يعني أنها ليست غبية وسيئة للشركة. مثال على لعبة الميزنة الغبية النموذجية التي يلعبها المديرون هي "استخدامها أو إنفاقها". إنها عندما تقترب من نهاية العام ، وميزانيتك تعمل وفق توقعاتك. في السنوات السابقة ، عندما كنت تعاني من نقص في الإنفاق ، تم تعيين ميزانية السنة القادمة على أساس تلك السنة الفعلية. لذلك ، لكي لا تخفض ميزانيتك مرة أخرى ، يمكنك الذهاب في فورة تسوق - شراء الأشياء التي لا تحتاجها أو تخزينها فقط في حالة الحاجة إليها.

تتبع النفقات الخاصة بك شهريا وإجراء تصحيحات استباقية

لا تفترض أن "شخصًا ما" سيخبرك عندما تتجاوز الميزانية. في الواقع ، قد تضطر حتى إلى طلب تقارير شهرية أو تتبع نفسك. لا تنتظر حتى نهاية العام ، عندما تكون مفاجأة (لك ولرئيسك). بحلول ذلك الوقت ، فات الأوان للتحقيق وإجراء التصحيحات. كن مسؤولاً ، وقيس نفسك ، وأبلغ مديرك بشكل استباقي.

أن تكون شفافة وإشراك فريقك

شارك ميزانيتك مع فريقك ، وربما أشركهم في إعداد التوقعات. إشراك فريقك ومساعدتهم على فهم عملية وضع الميزانية يخلق شعوراً بالملكية المشتركة ويشجع موظفيك على إيجاد طرق مبتكرة لإدارة النفقات.

كن استراتيجيا

لا تأخذ فقط الأرقام الفعلية للعام الماضي وأضف عشرة بالمائة إلى توقعات العام المقبل. ابدأ بوضع إستراتيجية وأهداف ، ثم حدد الموارد اللازمة لتحقيق تلك الأهداف. إذا كنت تحتاج إلى أكثر من العام الماضي ، فقم بإعداد حالة عمل لتبرير طلبك للحصول على تمويل إضافي.

لا تطرفه

بينما تعد إدارة الميزانية دورًا مهمًا للمدير ، لا تغفل أبداً عن أهم الأصول: أفرادك! تأكد من أنك تقضي ما لا يقل عن خمسة أضعاف مقدار الوقت في تطوير فريقك الذي تقوم بتحطيم الأرقام.