كيفية تطوير سياسة وسائل الاعلام الاجتماعية

إن موظفيك وزبائنك والبائعين المحتملين والحاليين والسابقين يعملون جميعًا على مواقع التواصل الاجتماعي مثل LinkedIn و Facebook و Twitter و YouTube و Flickr. تحتاج إلى مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي لمعرفة ما يشاركه جميع أصحاب المصلحة هؤلاء ويقولون عن شركتك وموظفيك ومكان عملك.

استخدم وسائل التواصل الاجتماعي لصالح شركتك. شاما (حيدر) قباني ، مؤلف كتاب زين التسويق عبر وسائل الاعلام الاجتماعي ويسأل رئيس شركة Click to Client ، وهي شركة تسويق ويب كاملة الخدمات ، "ماذا يقولون عنك وعن شركتك وعن ممارساتك؟ الأفضل من ذلك - كيف تستجيب؟

لا يعني وجود سياسة لوسائل التواصل الاجتماعي أن تملي صورتك. لكنك تتفاعل بمسؤولية في المحادثة التي تشكل صورتك. وتحصل على مساعدة موظفيك على فعل الشيء نفسه."

لماذا هناك حاجة لسياسة وسائل التواصل الاجتماعي وأفضل ممارسات الشركة

يقول كاباني: "العالم يتغير بسرعة ، وكيف نتواصل يتغير بشكل أسرع. إنها ليست فقط Y Y التي تدون وتغضب - إنها ظاهرة متنامية تبنتها جميع الأجيال. هناك فوائد كبيرة لتكنولوجيا اليوم واستخدامها على نطاق واسع ، ولكن هناك أيضًا بعض المخاطر التي أشار إليها Raj Malik of حلول الشبكات.”

يكتب أن "التعليقات غير المصرح بها أو غير المناسبة أو المنشورات على الإنترنت يمكن أن:

• "احصل على الشركة وأنت في مشكلة قانونية مع الولايات المتحدة والوكالات الحكومية الأخرى أو الشركات الأخرى أو العملاء أو الجمهور العام.
• "قلل من اسم العلامة التجارية للشركة من خلال إنشاء دعاية سلبية للشركة وأصحابها وشركائها ، وكذلك لنفسك أو لفريقك.
• تسبب الضرر للشركة عن طريق نشر معلومات غير علنية أو معلومات خاصة.
• كلفنا القدرة على الحصول على براءات الاختراع أو تقويض ميزتنا التنافسية.
• "كلفك عملك في الشركة".

يقترح أن معظم هذه الشركات لن تواجه مشكلة إذا استخدم الموظفون الفطرة السليمة والحكم الصالح في تفاعلهم عبر الإنترنت.

10 خطوات لسياسة وسائل الإعلام الاجتماعية

تقترح قباني ، التي حصلت على لقب واحدة من أفضل عشر نساء نفوذاً وقوة في وسائل التواصل الاجتماعي ، هذه الخطوات العشر لإنشاء مبادئ توجيهية واستراتيجية لوسائل الإعلام الاجتماعية لشركتك.

حدد أين تقف شركتك على وسائل التواصل الاجتماعي

قرر أين تقف شركتك فيما يتعلق بعلاقتها المرغوبة مع وسائل التواصل الاجتماعي. تحتاج أيضًا إلى تحديد المكان الذي تقف فيه بالنسبة لمراقبة استخدام الموظفين لوسائل التواصل الاجتماعي. تحتاج إلى تحديد المسافة التي تريدها شركتك في استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للتعرف على العلامة التجارية ، وإشراك العملاء والموظفين في المحادثة ، وزيادة مبيعاتك.

يسأل قباني ، "هل تختار فقط التواصل كرد فعل لما يقوله شخص آخر؟ هل ستكون سباقا في إشراك المجتمع (المستهلكين والمدونين)؟

بدون طريقة شاملة للتفكير في وسائل التواصل الاجتماعي ، قد يكون من الصعب للغاية وضع سياسة ".

تحديد ما يشكل وسائل الاعلام الاجتماعية

يقول قباني إن كل منظمة بحاجة إلى تحديد ما الذي يشكل وسائل التواصل الاجتماعي من أجل استخدامها. "بينما يمكن تصنيف مدونة و LinkedIn بسهولة على أنها وسائط اجتماعية - ماذا عن الفيديو عبر الإنترنت؟ ماذا عن تويتر؟

ما الذي يشكل حقا وسائل التواصل الاجتماعي؟ يجب أن يكون لديك تعريف كتابي (مفضل). هذا صحيح بشكل خاص لأن مواقع الويب والأدوات الجديدة تظهر طوال الوقت. التعريف الخاص بي للوسائط الاجتماعية هو أي موقع ويب أو وسيط (بما في ذلك الفيديو) يسمح بالاتصال في العلن."

شركة الالكترونيات المملوكة للشركة المقدمة للموظفين

كما هو الحال مع أي محتوى دون اتصال بالإنترنت أو عبر الإنترنت مكتوب أو مستخدم أو مستلم أو مطور أو محفوظ في إلكترونيات مملوكة للشركة يتم توفيرها للموظفين ، يرجى توضيح من يملك ما. لا شك ، كمثال ، حول مدونة شخصية ، كتبها موظف ، في وقته. إذا ترك عملك ، فالمدرسة والمحتوى ينتميان إليه.

لكن محتوى الكمبيوتر المحمول والهاتف الخلوي الذي تملكه الشركة والمحتوى الذي كتبه لموقع الشركة على الويب ، ربما ينتمي إلى الشركة بموجب سياسة مكتوبة.

في وسائل التواصل الاجتماعي ، هل لدى شركتك حساب Twitter أو صفحة Facebook ، كأمثلة؟ تحتاج الشركة إلى التأكد من أن ملكية حسابات وسائل التواصل الاجتماعي هذه تخص الشركة ، وليس الموظف الذي تتضمن مهامه الحالية نشر هذه الحسابات ومراقبتها. يجب أن تغطي سياستك من يملك ما في مجال وسائل التواصل الاجتماعي.

احترام حقوق الخصوصية

الحفاظ على سرية المعلومات الخاصة والملكية. احترم حقوق الخصوصية الخاصة بالموظفين الآخرين وعملائك. يجب أن تتناول سياسات وسائل التواصل الاجتماعي مسألة الحفاظ على سرية المعلومات الشخصية والمعلومات الشخصية.

يقول قباني ، "نظرًا لطبيعة هذه المواقع غير الرسمية ، فمن السهل التخلي عن المعلومات الأساسية دون إدراكها. حتى الرسائل الخاصة ليست آمنة دائمًا. كل موقع له ثغراته الخاصة. من الأفضل ألا يشارك الموظفون أبدًا أي معلومات سرية أو خاصة باستخدام وسائل التواصل الاجتماعي - سواء بشكل عام أو خاص."

من المسؤول

حدد من المسؤول عن إدارة وسائل التواصل الاجتماعي والمشاركة فيها. من المهم أن يفهم جميع الموظفين سياسة الشركة للتواصل الاجتماعي والتزامهم بها أثناء التواصل عبر وسائل التواصل الاجتماعي عبر الإنترنت. ولكن ، يجب أن يتولى موظف أو فريق العمل شخصية الشركة العامة وإدارة جهود الشركة لوسائل التواصل الاجتماعي.

يجب على الموظف أو الفريق أن يتحمل مسؤولية الرد على وسائل التواصل الاجتماعي والرد على التعليقات العامة أو الثناء أو الشكاوى والرد عليها. في حين ينبغي تشجيع جميع الموظفين على التفاعل مع العلامة التجارية للشركة وتمثيلها ، في وسائل التواصل الاجتماعي ، ينبغي لهؤلاء الموظفين التعامل بشكل استباقي مع الاستفسارات.

يقول قباني ، "إن أفضل طريقة للعثور على مدافع عن وسائل التواصل الاجتماعي داخل الشركة هو البحث عن الشخص أو فريق من الأشخاص الأكثر حماسا للتواصل مع العملاء في وسائل التواصل الاجتماعي. ربما يقومون بذلك بالفعل دون علمك بذلك. ابحث عن هؤلاء الأشخاص ودربهم جيدًا لتمثيل علامتك التجارية."

وضع القواعد الأساسية

وضع قواعد أساسية لمشاركة الموظفين في وسائل التواصل الاجتماعي. أنت تمشي خط رفيع مع الموظفين. تحتاج إلى السماح للعاملين بحرية الانخراط في وسائل التواصل الاجتماعي ، مع حماية الشركة في نفس الوقت. يقترح كاباني إلقاء نظرة على سياسة إنتل لوسائل الإعلام الاجتماعية الشاملة. قام قسم التكنولوجيا الناشئة في القوات الجوية بوضع هذا المخطط الإرشادي للمبادئ التوجيهية لوسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم ، ويبرز ديفيد ميرمان سكوت إستراتيجيتهم الخاصة بالوسائط الاجتماعية في مدونته. لذلك ، الأمثلة موجودة على الإنترنت.

عنوان موضوعات المحرمات

على الرغم من أن موظفيك ربما يمارسون بالفعل الحس السليم أثناء المشاركة عبر الإنترنت ، يجب أن تتناول سياسة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك أمثلة لموضوعات المحرمات. يجب أن تظل معلومات الشركة السرية والمملوكة وغير المعلنة خارج نطاق وسائل التواصل الاجتماعي. يجب ألا تظهر المعلومات الخاصة والشخصية المتعلقة بعملك وزملائك في العمل والعملاء عبر الإنترنت أبدًا.

إن الصورة العامة لموظفيك في وسائل التواصل الاجتماعي ، إذا كان من الممكن ربطها بشركتك ، مهمة. إن الضراوة والإهانة والتعليقات المستهينة والبيانات غير الصادقة والسلوك المهين وتعاطي المخدرات بشكل غير قانوني ، كلها أمثلة على السلوك الذي يجب أن تتناوله سياسة وسائل التواصل الاجتماعي.

مراقبة المجال وسائل الاعلام الاجتماعية

إنشاء نظام لرصد مجال وسائل التواصل الاجتماعي. يقول قباني: "سياسة وسائل التواصل الاجتماعي لا تفيد كثيرًا إذا كنت لا تراقب فعلًا المساحة التي تحدث فيها المحادثة. هناك الكثير من الأدوات المجانية والمدفوعة لمراقبة وسائل التواصل الاجتماعي."

تدريب موظفيك

اجعل التدريب متاحًا بسهولة لموظفيك الذين يرغبون في المشاركة في وسائل التواصل الاجتماعي. يقترح كاباني ، "فكر في الفوز. لا أحد يحب أن يكون قائداً - خاصةً عندما يتعلق الأمر بالشبكات الاجتماعية الخاصة به. ومع ذلك ، فإن معظم الناس منفتحون على معرفة كيفية الاستفادة بشكل أفضل من مواقع الوسائط الاجتماعية هذه لتعزيز حياتهم المهنية وعلاماتهم التجارية. معظم الأشخاص الذين يرتكبون أخطاء عبر الإنترنت لا يعرفون أفضل من ذلك.

إذا كنت تتوقع من موظفيك استخدام أدوات الشبكات الاجتماعية بشكل صحيح ، فيجب عليك توفير التدريب. ما طرحوه ليس مجرد انعكاس للشركة ؛ بل هو أيضا انعكاس لهم. اجعلها فوزًا للجميع ".

تتوسع وسائل التواصل الاجتماعي مع تفاعل ملايين الأشخاص حول العالم بطرق لم يحلم بها سوى القليل منذ فترة قصيرة. موظفيك يتفاعلون في وسائل التواصل الاجتماعي. يجب أن تتفاعل شركتك على وسائل التواصل الاجتماعي أيضًا.

وتحتاج سياسات واستراتيجيات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك إلى التطوير الآن. اغتنم الفرصة للتأثير على المحادثة التي تحدث حول شركتك والعلامة التجارية الخاصة بك.

لا تصدق لمدة دقيقة أن المحادثة لا تحدث. القفز على فرصة للتأثير على الاتجاه - الآن.