تحيات البريد الإلكتروني التي تحصل على القراءة

وفقًا لموقع BusinessInsider.com ، يخصص الموظف العادي حوالي 25 في المائة من يومه للتسلل عبر مئات الرسائل الإلكترونية. في حين أن بعض الناس يحتاجون إلى استخدام البريد الإلكتروني الأساسي ، فإن الآخرين يرتكبون الأخطاء ببساطة لأنهم غارقون في حجم الاتصالات الهائل.

أثناء البحث عن وظيفة ، من المحتمل أن ترسل العديد من رسائل البريد الإلكتروني ، بما في ذلك رسائل الغلاف وملاحظات الشكر والرسائل إلى الاتصالات المتعلقة بالبحث عن وظيفة.

خذ الوقت الكافي لتجنب ارتكاب أخطاء محرجة ، مثل خطأ إملائي في اسم شخص ما ، وتأكد من كتابة ملاحظات تحصل على رد.

نبدأ مع تحية المهنية

نسعى جاهدين لتحقيق الوضوح في سطر الموضوع الخاص بك. اختر شيئًا مباشرًا يحدد الغرض من بريدك الإلكتروني ، مثل "تغيير وقت الاجتماع" أو "استعلام سريع حول الاقتراح الخاص بك."

تجنب التعلق بجزرة دعابة مثل "أحتاج لإبلاغك …" التي تحاول جذب القراءة إلى فتح البريد الإلكتروني للحصول على نيتك. غالبًا ما يقرر الأشخاص ما إذا كان سيتم فتح بريد إلكتروني بناءً على سطر الموضوع ، لذلك اختر بريدًا يوضح هدفك بوضوح.

استخدام تحية المهنية. تشمل تحية مناسبة للظروف والمستلم. تعمل بعض التهاني في رسالة بريد إلكتروني ولكن لا يتم استخدامها في رسالة عادية بينما تعمل بعض التحيات لكليهما.

اختر تحية بناءً على مدى معرفتك بالشخص الذي تكتب إليه ونوع الرسالة التي ترسلها. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب إلى شخص تعرفه ، فإن "Hi Jim" مناسب. "عزيزي السيد / السيدة. سميث" سيكون مناسبًا عند التقدم لوظيفة أو كتابة خطاب عمل.

تجنب فتح رسالة بريد إلكتروني تحتوي على "مهلا" التي تبدو غير رسمية جدًا ولا يتم استخدامها بشكل عام في مكان العمل. ابتعدي أيضًا عن "Hi folks" أو "Hi guys" ، حتى إذا كانت طبيعة بريدك الإلكتروني مسترخية.

أمثلة تحية

• عزيزي الاسم الأول اسم العائلة (هذا يعمل بشكل جيد إذا كنت لا تعرف جنس الشخص الذي تكتب إليه)
• عزيزي الاسم الأول (عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص تعرفه)
• مرحبا الاسم الأول (عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص تعرفه)
• عزيزي السيد / السيدة. الكنية
• عزيزي السيد / السيدة. الاسم الاول الاسم الاخير
• عزيزي الدكتور اسم العائلة
• إلي من يهمه الامر
• عزيزي مدير الموارد البشرية
• عزيزي مدير التوظيف

استخدم علامات الترقيم المناسبة بعد التحية. لمزيد من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، استخدم العلامة النقطية بعد الاسم. للأشخاص الذين تعرفهم أو أكثر من المراسلات غير الرسمية ، استخدم فاصلة بعد اسم الترحيب.

تجنب الأخطاء الشائعة

عند كتابة رسالة بريد إلكتروني ، تحدث الأخطاء التالية في بعض الأحيان عندما يندفع الأشخاص لفرز رسالة بسرعة. خذ الوقت الكافي لمراجعة رسالتك وتنفيذ الخطوات التالية.

• أضف عنوان البريد الإلكتروني الأخير.إذا لم يكن لديك خيار إلغاء إرسال بريد إلكتروني ، فأضف العنوان أخيرًا إذا كنت تميل إلى إصبع الزناد السريع. أدخل اسم المستلم فقط عندما تكون متأكدًا من أن بريدك الإلكتروني جاهز للعمل.
• تجنب الخطأ القديم "الرد على الكل".شاهد إصبع الزناد عند النقر على "رد على الكل". فكر فيما إذا كان الجميع في القائمة بحاجة حقًا إلى قراءة ما يجب أن تقوله. ضع في اعتبارك أيضًا رسائل البريد الإلكتروني الأقدم في السلسلة التي قد لا تريد أن يراها شخص ما في قائمة الرد على الكل.
• الذهاب بسهولة على الفكاهة. قد يكون من الصعب تمييز الفكاهة في رسالة بريد إلكتروني نظرًا لأن نغمتك لن تتألق بالضرورة. بدون لغة الجسد أو تعبيرات الوجه أو الإيقاع ، يمكن للفكاهة أن تسقط أو حتى إهانة القارئ. العبها بأمان واتركها.

• صحح بروفات الطباعة.لا تخطئ في الاعتقاد بأن الناس سوف يغفرون الأخطاء المطبعية في رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية أو أن الأخطاء سيتم التغاضي عنها إذا كنت تكتب على هاتفك. قد يتم الحكم عليك بشدة من خلال أخطاء في بريدك الإلكتروني ، خاصةً إذا كانت متفشية. لا تعتمد على المدقق الإملائي الذي يمكن في كثير من الأحيان اختيار كلمة خاطئة بالنسبة لك. تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تماما كما تفعل أي وثيقة مهمة. على وجه الخصوص ، تحقق دائمًا وتأكد من تهجئة أسماء الأشخاص بشكل صحيح.
• لا تستخدم الرموز التعبيرية أو الرموز. أكثر وأكثر ، بدأت رسائل البريد الإلكتروني تشبه الرسائل النصية. تتضمن رسائل مكان العمل الآن أحيانًا الرموز التعبيرية "الوجوه السريعة" أو الوجوه المبتسمة. على الرغم من أنها أصبحت أكثر شيوعًا ، تجنب الرموز التعبيرية والرموز في المراسلات الرسمية. إذا كانت تحية بريدك الإلكتروني تتضمن اسم العائلة للشخص ، فهذه علامة مؤكدة على أنه يجب عليك ترك الرموز التعبيرية والرموز التعبيرية.

• تذكر أن البريد الإلكتروني يستمر إلى الأبد.فكر مرتين قبل إرسال شيء شخصي أو سري عبر البريد الإلكتروني ، أو إطلاق النار على شخص ما عبر البريد الإلكتروني ، أو إهانة شخص ما ، أو الرد بغضب. يمكن حتى إحياء رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة من النسخ الاحتياطي للبيانات.

هذه الأنواع من التفاعلات يمكن القيام بها شخصيا. تطبيق قاعدة 24 ساعة. إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان ينبغي إرسال الرسالة ، فانتظر حتى اليوم التالي لاتخاذ قرار. قاعدة جيدة أخرى: لا تكتب أي شيء في رسالة بريد إلكتروني لا ترغب في مشاركتها بشكل عام ، كما هو الحال في الإيداع ، أو على وسائل التواصل الاجتماعي ، على سبيل المثال.