كيفية إنشاء مجموعة الصحافة لعملك

ربما تكون قد سمعت مصطلح المجموعة الصحفية وربما تلقيت مجموعة صحفية لشيء ما. على الرغم من أن شكل ووظيفة مجموعة الصحافة يمكن أن تختلف اختلافًا كبيرًا حسب الصناعة ، فإن التعريف المقبول لأحدهما هو:

"حزمة من المواد الترويجية المقدمة لأعضاء الصحافة لإطلاعهم عليها ، خاصة حول منتج أو خدمة أو مرشح."

نظرًا لوجود مجموعة متنوعة للغاية ، فلنلق نظرة على المكونات الفعلية التي يمكن أن تشكل مجموعة صحفية ، وكيفية تجميع مكون يمنح منتجك أو خدمتك أفضل فرصة للدعاية المجانية ، والمعروفة أيضًا بالوسائط المكتسبة. إذا قمت بتنفيذ مجموعة المواد الصحفية الخاصة بك بشكل صحيح ، فستظهر لك عائدًا أكبر من استثماراتك الأولية عدة مرات ، لا سيما إذا كانت هذه المجموعة تحصل على منتجك أو خدمتك على الهواء في محطات الأخبار أو عمليات الكتابة عبر الإنترنت وفي وسائل الإعلام المطبوعة.

إنشاء مجموعة الصحافة الخاصة بك

لا يوجد كتاب قواعد حول إنشاء مجموعات صحفية تحدد المكونات التي يجب تضمينها. ستختلف مجموعاتك الصحفية بناءً على ما تروج له ونوع الوسائط التي ستتلقى المجموعة الصحفية الخاصة بك.

يتم إرسال معظم المجموعات الصحفية بالبريد ، غالبًا للأشخاص الذين لديهم مساعدين إداريين ، ومن عملك إنشاء مجموعة صحفية مثيرة للاهتمام بما يكفي لتجاوز حارس البوابة. المحتوى والعرض يهم كثيرا. يمكنك أيضًا إرسال المجموعة الخاصة بك إلكترونيًا ، على الرغم من أنها تحتوي على عشرة أجزاء قد تكون مرهقة.

إن ما تدرجه مهم للغاية لأن مجموعة المواد الصحفية يجب أن تكون وسيلة سهلة لتسليط الضوء عليك أو على عملك. فكر في الأمر على أنه أكبر عدد من الزيارات لشركتك ، لأنك تريد أن تعرف الوسائط عنك ومنتجاتك وخدماتك في حزمة واحدة مرتبة. تتضمن مكونات مجموعة المواد الصحفية الرئيسية التي تريد أن تفكر فيها العناصر التالية.

البيان الصحفي

البيان الصحفي للمجموعة الصحفية الخاصة بك يعلن عن ما تنشره. إذا كان لديك منتج جديد ، فإن المجموعة الصحفية تساعد في تقديمه. إذا كانت شركتك تندمج مع شركة أخرى ، فإن هذا البيان الصحفي يدعم ذلك.

يمكنك تضمين العديد من النشرات الصحفية في ملفك الصحفي. على سبيل المثال ، قد تحتوي المجموعة الصحفية للمعرض التجاري على بيان صحفي للشركة المندمجة ، وثلاثة إصدارات صحفية للمنتج الجديد ، وبيان صحفي يعلن عن مدير تنفيذي جديد.

ومع ذلك ، لا تقم بتضمين أكثر من بيان صحفي واحد إذا كان يمكنك تجنبه. إذا كنت ترسل مجموعة صحفية إلى محرر ، فستحتاج فقط إلى بيان صحفي واحد. تذكر أنه كلما قمت بتضمين المزيد من العمل الذي تقوم به في جعل الناس يقومون به. تريد أن تجعل عملهم سهلاً قدر الإمكان.

خطاب موجز / جدول المحتويات

هذا مفيد بشكل خاص لأي نوع من مجموعة المواد الصحفية التي تحتوي على الكثير من العناصر المختلفة ، ولكن بنفس القدر من الأهمية. يمكن توجيه رسالتك إلى الوسائط لشكرهم على اهتمامهم مقدمًا ، وبعد ذلك يمكنك تقديم ملخص لما تم تضمينه وتحديد سبب اهتمام المنتج أو الخدمة به. تأكد من صحة اسم جهة الاتصال ومعلومات الاتصال الخاصة بك.

الكتيب

يستخدم محترفو العلاقات العامة مجموعات صحفية للإعلان عن منتج جديد ، لكن يمكنك أيضًا تضمين الكتيب الخاص بك. الكتيبات مفيدة بشكل خاص في شرح منتجك أو خدمتك بالإضافة إلى بيان صحفي بسيط. إنه ليس عنصرًا مرئيًا فحسب ، بل يمكنه أيضًا تقديم معلومات تقنية بطريقة مباشرة إلى الأمام. بالنسبة للمجموعة الصحفية للمعرض التجاري ، يمكنك تضمين عدد من الكتيبات التي تعطي المحرر / المراسل كمية كبيرة من المعلومات حول جميع المنتجات / الخدمات المختلفة.

عينات المنتج

إذا كان منتجك صغيرًا بدرجة كافية ، ولا يمكنك القيام بذلك ، فيجب أن تضع عينة داخل مجموعة المواد الصحفية. هذا يعطي المحررين والمراسلين فرصة لاختبار المنتج من تلقاء أنفسهم. بالطبع ، تأكد من أن المنتج يعمل قبل إرساله إلى محرر. أنت لا تريد أن ترسل سلكي مجلة نوع جديد من المصباح الذي يشعل النيران أثناء التشغيل.

إذا كان منتجك أكبر من اللازم وستقيم عرضًا توضيحيًا في منشأتك ، فقم بتضمين تلك المعلومات حتى يتمكن المحرر / المراسل من الوصول إلى موقعك ورؤية المنتج عن قرب. أو ، إذا كانت كشك المعرض التجاري الخاص بك يشتمل على عرض توضيحي ، فهذه طريقة جيدة لإعطاء الكثير من المحررين والمراسلين من جميع أنحاء البلاد فرصة لرؤية منتجك يعمل.

إذا كان لديك بعض العينات فقط ، فقم بإنشاء مجموعة أدوات صحفية متعددة المستويات. قد تتكون الوسائط العليا فقط من خمسة إلى عشرة منافذ ، لكنها ستكون الأكثر أهمية.

التغطية الصحفية الماضية

إذا كنت قد تلقيت تغطية إعلامية مجانية من قبل ، فيمكنك تضمين ورقة توضح هذه المنافذ الإعلامية. لكن لا ترسل تغطية إعلامية من منافس مباشر أو لن تتم تغطيتها. على سبيل المثال ، إذا منزل جميل ركض قطعة على المنتج الخاص بك لا ترسله إلى حديقة المنزل لأنهم سيقولون أنه تم تغطيته بالفعل من قبل منشور المأوى. ومع ذلك ، إذا ظهر منتجك في مقطع CNN ، فاستمر في ذلك وقم بتضمين ذلك التعرض للصحافة.

بيان حقائق

يمكن أن يكون هذا إضافة رائعة إلى مجموعة صحفية لأنه يصف الميزات والفوائد والمعلومات المحددة الأخرى بطريقة تعرّف المراسل أو المحرر بشركتك و / أو منتجاتك بنقاط معلومات سريعة. يمكن استخدام صحائف الوقائع لإطلاق المنتجات والمجموعات الصحفية حول التعيينات الجديدة والمؤتمرات الصحفية وغيرها من المجالات التي ترغب في منح المحرر فيها حقائق أساسية قد يرغبون في استخدام كلمة مقابل الكلمة.

الشركة الخلفية

يمكن أن تكون كتابة صفحة سجل الشركة ذات قيمة للمجموعات الصحفية الحالية والمستقبلية. تفاصيل الخلفية هذه بدايات شركتك ويمكن أن تشمل المكان الذي يتجه عملك. يجب إدراج الإنجازات الرئيسية بالإضافة إلى الجوائز أو الجوائز. أيضا ، لا تنس خططك للتوسع وتطوير المنتجات. تأكد من تحديث backgrounder على أساس سنوي لتضمين أي إنجازات إضافية ولحظات قياسية.

السير التنفيذي

سواء أكان مدير تنفيذيًا جديدًا أو مسؤول تنفيذيًا جديدًا أو عضوًا جديدًا في مجلس إدارتك ، فهذا هو المكان المناسب لإبلاغ الأشخاص عن الأشخاص الذين يشكلون فريقك.

السير التنفيذي ، إلى جانب الصور عالية الدقة ، توفر للمحرر معلومات أساسية مطلوبة بشدة حول عيار الأشخاص وراء الشركة. تقوم بعض المنشورات بطباعة كلمة حيوية لكلمة ، لذلك اكتب الحيوية في شخص ثالث بدلاً من وجهة نظر الشخص الأول. احتفظ بجميع السير في صفحة واحدة واشمل الجوائز والأوسمة ولكن لا توجد معلومات شخصية غير الشركات التابعة للصناعة.

ورقة اقتباس والأسئلة المتكررة

إن ورقة التسعير - التي تحتوي على عروض أسعار من الأشخاص في شركتك - هي طريقة مبسطة لمنح المحررين المشغولين عروض أسعار يحتاجون إليها لإكمال مقال دون إجبار المحررين على تعقب شخص العلاقات العامة للشركة.

يمكن أن تحتوي هذه الورقة على علامات اقتباس من المديرين التنفيذيين ومطوري المنتجات وحتى عملائك (والمعروف باسم الشهادات). ورقة واحدة من علامات الاقتباس يمكن أن تجيب على الأسئلة الأكثر وضوحا التي يحتمل أن يكون لدى المحرر. فقط تأكد من أن كل اقتباس يقرأ جيدًا على الورق لأنه من المرجح أن يتم استخدام هذا الاقتباس حرفيًا في الطباعة.

قم بتضمين صور عالية الدقة على محرك أقراص فلاش

هل الصور ذات صلة بالمجموعة الصحفية الخاصة بك؟ إذا كان الأمر كذلك ، فتأكد من أنها صور عالية الدقة مخزنة على جهاز وسائط مفيد مثل محرك أقراص محمول أو قرص مضغوط. يمكنك أيضًا تضمين صور عالية الدقة على موقع الويب الخاص بك لتنزيل الوسائط. فقط تأكد من تضمين الرابط المباشر لمعرض الصور الخاص بك في مواد مجموعة المواد الصحفية الخاصة بك.