الوصف الوظيفي المساعد التنفيذي: الراتب ، المهارات ، والمزيد

يشبه المساعدون التنفيذيون المساعدين الإداريين أو الأمناء من حيث أنهم جميعًا يدعمون عمل شخص آخر - عادةً ما يكون تنفيذيًا - من خلال التعامل مع مهام المكتب أو الإشراف عليها. الفرق هو أن المساعد التنفيذي هو على وجه التحديد أحد كبار موظفي المكتب المعين لكبير المديرين التنفيذيين. يتضمن ذلك الإشراف على موظفي المكاتب الآخرين وتدريبهم ، بالإضافة إلى معالجة المهام التي يمكن أن يكون لها تأثير كبير على نجاح الشركة.

المسؤول التنفيذي واجبات ومسؤوليات

تتطلب هذه المهمة عمومًا القدرة على القيام بالعمل التالي:

• المحاسبة / مسك الدفاتر
• إدارة التقويم
• علاقات العملاء
• تصميم وصيانة نظام الملفات
• تنظيم الاجتماعات
• احفظ التسجيل
• ترتيب خطط السفر
• الكتابة
• تخطيط لحدث
• إعداد التقارير
• معالجة تقارير النفقات
• خذ محضر الاجتماع

تتضمن واجبات المساعد التنفيذي نفس الواجبات التي يؤديها المساعدون الإداريون: إجراء المكالمات الهاتفية وقبولها ؛ إرسال المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل نيابة عن السلطة التنفيذية ؛ استقبال الزوار جدولة المناولة و اكثر. كما أنها تعمل كحراس بوابة ، وتتخذ القرارات بشأن من يمكنه الوصول إلى السلطة التنفيذية وما هي المعلومات التي يتلقاها المسؤول التنفيذي.

غالبًا ما يقومون بإجراء البحوث وإعداد التقارير التي تؤثر على سياسة الشركة. هذه المسؤوليات تعني أن المساعدين التنفيذيين يجب أن يفهموا بدقة عمل صاحب العمل. ونتيجة لذلك ، يمكن لهؤلاء العمال أيضًا أن يعملوا كحلقة وصل بين السلطة التنفيذية وبقية الموظفين الكتابيين.

الراتب المساعد التنفيذي

حصل المساعدون التنفيذيون على راتب سنوي متوسط ​​قدره 59340 دولارًا في عام 2018 ، مما يضعهم في الخارج من بين أكبر 10٪ من أصحاب العمل بين جميع الأمناء والمساعدين الإداريين:

• متوسط ​​الراتب السنوي: 38،880 دولار (18.69 دولار في الساعة)
• أعلى 10 ٪ الراتب السنوي: 64230 دولارًا (30.88 دولارًا في الساعة)
• أقل من 10 ٪ من الراتب السنوي: 24.690 دولار (11.87 دولارًا في الساعة)

مصدر: مكتب الولايات المتحدة لإحصاءات العمل ، 2018

التعليم والتدريب ، وإصدار الشهادات

هناك متطلبات تعليمية قليلة للبدء في العمل كسكرتير ، ولكن عادة ما يتم تحقيق منصب مساعد تنفيذي بعد عدة سنوات من الخبرة.

• التعليم: إن شهادة الدراسة الثانوية كافية لمعظم الوظائف المبتدئة ، لكن أولئك الذين يحملون شهادات جامعية أو بكالوريوس في المجالات المتعلقة بالأعمال التجارية سيكونون أكثر قابلية للتسويق.
• شهادة: لا يحتاج أي شخص إلى أن يكون معتمدًا كمساعد تنفيذي ، ولكن هناك شهادات متوفرة من خلال الدورات التدريبية عبر الإنترنت لمعظم البرامج التي تتطلب الكفاءة. مثل هذه الشهادات يمكن أن تجعل مرشح الوظيفة أكثر جاذبية.
• تدريب: يتم اكتساب الخبرة والثقة عن طريق القيام بالعمل ، وقد أثبتت المساعدين التنفيذيين أنفسهم عموما على مدى فترة طويلة من الزمن.

مهارات وكفاءات المساعد التنفيذي

تعد الكتابة والإيداع ومهارات كتابية أخرى مهمة ، لكن أفضل المساعدين التنفيذيين غالبًا ما يكون لديهم شخصيات قوية يتم عرضها من خلال العديد من المهارات اللينة المفيدة:

• مهارات التواصل: غالبًا ما يعمل المساعدون التنفيذيون كحارس بوابة ، وتحديد الرسائل وأي الزائرين أو المتصلين الذين يحتاجون إلى الذهاب مباشرة إلى صاحب العمل وأيهم يحتاج إلى إعادة التوجيه أو التعامل معه بطريقة أخرى. وهذا ينطوي على القدرة على جمع المعلومات بسرعة من أولئك الذين يطلبون الوقت من رئيسهم.
• إدارة الوقت: أي شخص يدير وقت شخص آخر ، كما يفعل المساعدون التنفيذيون لرؤسائهم ، يحتاج أيضًا إلى أن يكون جيدًا في إدارة وقتهم.
• الثقة: غالباً ما يكون المساعدون التنفيذيون لديهم إمكانية الوصول إلى المعلومات الحساسة ، والمديرين التنفيذيين الذين يعملون لديهم بحاجة إلى الوثوق بهم بشكل كامل حتى يكونوا فعالين قدر الإمكان في وظائفهم.

• تعدد المهام: يتعامل المساعدون التنفيذيون بانتظام مع أكثر من مهمة واحدة في وقت واحد مع الحفاظ على علامات التبويب على جداول رؤساءهم والحفاظ عليها في المسار الصحيح.

المستقبل الوظيفي

من المتوقع أن تنخفض فرص العمل للأمناء التنفيذيين والمساعدين الإداريين بحوالي 17 ٪ للعقد المنتهي في عام 2026 ، وفقا لمكتب الولايات المتحدة لإحصاءات العمل. هذا هو أسوأ بكثير من النمو المتوقع بنسبة 7 ٪ لجميع المهن وأسوأ بكثير من الانخفاض المتوقع بنسبة 5 ٪ لجميع الأمناء والمساعدين.

يعزى الانخفاض إلى زيادة عدد المديرين في المؤسسة الذين يشاركون مساعدًا واحدًا. هذا ممكن أكثر لأن الاتصالات المحمولة وغيرها من الاتصالات الإلكترونية جعلت من ذلك التنفيذيين هم أكثر عرضة للتعامل مع المراسلات الخاصة بهم وجدولة.

بيئة العمل

عادةً ما يعمل المساعدون التنفيذيون في مكتب ويتفاعلون مع الزوار والمتصلين وغيرهم من المديرين التنفيذيين بالإضافة إلى رؤسائهم. يمكن أن يكون العمل سريعًا ومتطلبًا ، ويتطلب دور حارس البوابة أحيانًا مساعدين تنفيذيين ليقولوا "لا" للأشخاص الذين لا يريدون عدم الرد للحصول على إجابة.

جدول العمل

تتبع الساعات عادة ساعات العمل المعتادة في أسبوع العمل المعتاد. ومع ذلك ، فإن المسؤولين التنفيذيين الذين يعملون في وقت متأخر يتوقعون في بعض الأحيان أن يكون مساعدوهم التنفيذيين متاحين بعد ساعات.

كيف تحصل على الوظيفة

تطبيق

تقدم مباشرة مع الشركات أو قم بمراجعة الفتحات على مواقع مثل في الواقع و Monster و Glassdoor.

المراجع

كن مستعدًا مع أشخاص يمكن أن يشهدوا على جدارة بالثقة والموثوقية - وهي سمات مهمة لمساعد.

مقارنة وظائف مماثلة

يمكن للأشخاص المهتمين بالعمل كمساعد تنفيذي أيضًا التفكير في أحد المسارات الوظيفية التالية ، المدرجة مع متوسط ​​الرواتب السنوية:

• كاتب المحاسبة: $40,240
• كاتب تقارير المحكمة: $57,150
• كاتب مالي: $39,570

مصدر: مكتب الولايات المتحدة لإحصاءات العمل ، 2018