ما هي عملية مراجعة الوثائق القانونية؟

غالبًا ما تكون مراجعة المستندات هي المرحلة الأكثر كثافة من حيث التكلفة والعمالة في عملية التقاضي ، وعملية الاكتشاف الإلكتروني ، والنموذج الإلكتروني للاكتشاف المرجعي (EDRM). خلال هذه المرحلة ، تتم مراجعة وتحليل كل صفحة من البيانات في مجموعة ما لتحديد الوثائق التي يجب حجبها من الإنتاج إلى المحامي المعارض.

من ينفذ مراجعة الوثائق

غالبًا ما يكون مراجعو المستندات هم محامون يتفهمون القضايا القانونية والوقائعية في الدعاوى ويمكنهم إجراء دعوات الحكم اللازمة للامتياز والاستجابة. لتقليل التكلفة ، يتم استخدام فرق من محامي العقود أو المساعدين القانونيين.

تتكون عملية المراجعة غالبًا من عدة مراحل. قد يقوم الفريق القانوني بإجراء مراجعة أولية لتحليل المستندات من حيث الأهمية وترميزها أو وضع علامة عليها لموضوع ذي صلة. يقوم موظفو دعم التقاضي بعد ذلك بتحميل البيانات المشفرة في قاعدة بيانات قابلة للبحث تتيح لفرق التقاضي تحديد المستندات الرئيسية بسهولة في كل مرحلة من مراحل عملية التقاضي.

أسباب المستندات قد يتم حجبها

بعد معالجة المعلومات ، يجري الفريق القانوني مراجعة ثانية أكثر تفصيلاً لتحديد الوثائق التي ينبغي حجبها عن الإنتاج. قد يتم حجب المستندات لعدة أسباب ، منها:

• ملاءمة - هل المعلومات ذات صلة بالقضايا في القضية؟ إذا لم يكن ذا صلة بحقائق وقضايا الدعوى أو الدعوى أو التحقيق ، فلا يلزم تقديمها إلى أطراف معارضة.
• إستجابة - هل المعلومات تستجيب لطلبات الاكتشاف من الأطراف المعارضة أو طلبات التحقيق من الهيئات التنظيمية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فما هو طلب الإنتاج الذي تستجيب له المعلومات؟ قد يقوم مراجعو المستندات أيضًا بوضع علامات على المستندات "الساخنة" - تلك التي تحتوي على معلومات مهمة للحالة والتي تستجيب بشكل خاص - أثناء مرحلة مراجعة المستندات.

• امتياز - هل تخضع المعلومات لامتياز المحامي - العميل ، و / أو مذهب منتج محامي العمل و / أو أي قواعد سرية وقوانين الخصوصية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فإنه يتم حجبه أيضًا عن الإنتاج.
• سرية - إذا كانت الوثيقة سرية ، فيجب استبعادها من الإنتاج. على سبيل المثال ، إذا ناقش أحد المستندات سرًا تجاريًا ، مثل الوصفة لشريط شوكولاتة توقيع صانع الحلوى ، فإن الفريق القانوني غير ملزم بتسليمها إلى أطراف معارضة. سيقوم المراجع المستند بتحليل المستند لتحديد ما إذا كان يحتوي على معلومات سرية. إذا كان الأمر كذلك ، فسيحدد المراجع ما إذا كان ينبغي تعديل أجزاء معينة من هذا المستند لحماية منتج العمل السري الخاص بالعميل أو ما إذا كان ينبغي استبعاد المستند من الإنتاج تمامًا.

كجزء من عملية مراجعة المستندات ، يجوز لفريق المراجعة تحديد المستندات التي ينبغي تنقيحها كليًا أو جزئيًا أو وضع علامة عليها باعتبارها سرية لحماية محتويات تلك المستندات من الكشف. يمكن للفريق أيضًا إعداد سجلات الامتياز و / أو التنقيح لتتبع هذه المعلومات.

بالإضافة إلى المراجعة من حيث الأهمية والاستجابة والامتياز والسرية ، يجوز لفريق المراجعة أيضًا تحليل المعلومات لربط المستندات الرئيسية بالحقائق المزعومة أو المسائل القانونية الرئيسية في القضية. قد يحاول مراجعو المستندات أيضًا ربط المستندات الرئيسية باللاعبين الرئيسيين الذين قد يشهدون حول المستندات أو يحددون معلومات شخصية أخرى.

الغرض من مراجعة الوثائق

بناءً على مراجعة وتحليل المستندات في المجموعة ، يمكن للفريق القانوني أن يبدأ في اكتساب فهم أكبر للقضايا الواقعية في القضية ، وصياغة نظريات قانونية وتحديد الشهود الرئيسيين المراد خلعهم أو استدعاؤهم في المحاكمة.

من خلال عمليات البحث والبحث عن الكلمات الرئيسية والمراجعة السابقة الأولى وغيرها من التقنيات لتضييق حجم مجموعة البيانات ، عادة ما تمثل المستندات التي استعرضها الفريق القانوني في النهاية جزءًا صغيرًا فقط من المجموعة الأصلية. لتقليل النفقات ، يتدفق عدد متزايد من التقنيات التي تعمل على أتمتة عملية المراجعة إلى السوق.