أهمية وجود توصيف وظيفي مكتوب

قبل البدء في إجراء المقابلات ، من الضروري وجود وصف وظيفي مكتوب لكل وظيفة فريدة. إن الحصول على وصف مكتوب يحقق الكثير من الأشياء المهمة التي تحمي عملك وموظفيك.

الوصف الوظيفي الجيد

• بمثابة دليل مرجعي لتحديد رواتب الصناعة قابلة للمقارنة.
• يساعد على تعظيم الدولارات التي تنفق على تعويض الموظف لهذا المنصب من خلال ضمان الخبرة والمهارات اللازمة لهذا المنصب ، مفصلة ومطابقة لمقدمي الطلبات المحتملين.
• وظائف كأساس لتطوير أسئلة المقابلة.
• تفاصيل المعلومات حول الموضع الذي يمكن دمجه في إعلانات "المساعدة المطلوبة".
• لا يشجع الموظفين على رفض القيام بشيء لأنه "ليس وظيفتي".
• يوفر أساسًا لمراجعات الموظفين والزيادات في الرواتب وتحديد الأهداف ومسارات النمو.

• بمثابة وثائق قانونية يمكن أن تكون مفيدة في حالة قيام موظف برفع دعوى إنهاء أو تمييز ضد الشركة.

ما يجب تضمينه في الوصف الوظيفي

يصف الوصف الوظيفي الفعال الوظائف الأساسية للوظيفة وكيفية تنفيذ المهام والمهارات اللازمة لأداء الوظيفة. يجب أن تتوقع نمو الموظف والمشاكل المحتملة مع سوء الفهم. أي أن الوصف الوظيفي ليس مجرد تحليل للموقف ؛ يجب أن تتناول أيضًا الأسئلة المحتملة حول الموقف في المستقبل.

يجب أن يتضمن الوصف الوظيفي ما يلي:

عنوان وظيفي: يوضح الموقف ، المسمى الوظيفي ، والرتبة أو المستوى (إن وجد).

نطاق الراتب: قائمة بالراتب المبدئي ، متوسط ​​الراتب ، راتب مرتفع (الحد الأقصى) لهذا المنصب. يجب عليك أيضًا تضمين معلومات حول الكيفية التي قد يكون بها الموظفون مؤهلين للحصول على تعويض إضافي (على سبيل المثال ، عمولات المبيعات ، مكافآت الأداء ، الزيادات السنوية ، وما إلى ذلك)

بيان الغرض والأهداف: بيان عام ، يلخص في ثلاث أو أربع جمل ، غرض أو هدف الوظيفة.

المسمى الوظيفي: قائمة مفصلة بالواجبات والمهام المحددة حسب ترتيب أهميتها (يجب أن تظهر أهم الواجبات في أعلى القائمة). يجب أن تغطي هذه القائمة كل نشاط سيستغرق 5٪ أو أكثر من وقت الموظف ويتضمن أي مساءلة قد يتحملها الموظف لتحقيق أهداف معينة.

وصف هيكل التقارير: يقدم هذا القسم وصفًا مفصلاً لأي وجميع الأدوار التي سيشغلها الموظف. يجب أن تشمل أدوارهم الإشرافية الخاصة (إن وجدت) وكذلك من هم تابعون بشكل مباشر وغير مباشر. إذا كان الموظف يعمل مع موظفين أو إدارات أخرى ، فقم بتضمين هذه المعلومات أيضًا.

من المفيد تضمين مخطط تدفق تنظيمي للشركة يصور جميع المراكز في الشركة وتسلسلها الهرمي.

الخبرة والمهارات: كن محددًا قدر الإمكان عند تفصيل الخبرة والمهارات المطلوبة لأداء الوظيفة. على سبيل المثال ، إذا كان الموضع يتطلب استخدام جهاز كمبيوتر ، فقم بإدراج نوع البرامج أو الأجهزة المستخدمة لأداء المهمة.

وصف المرشح المثالي: قم بتفصيل نقاط القوة الأخرى اللازمة لأداء الوظيفة مثل "القدرة على العمل في مواعيد نهائية ضيقة ورؤساء متعددين".

موقع العمل والجدول الزمني: سرد الموقع الفعلي للوظيفة ، وأيام وساعات الوظيفة ، وتشمل أي عمل إضافي محتمل قد يكون مطلوبًا لأداء الوظيفة.

ميزة مهمة يجب وضعها في كل وصف وظيفي: "واجبات أخرى محددة"

ينطوي الموقف المثالي لصاحب العمل على تعيين موظفين ذوي دوافع عالية ومهارة يتوقون إلى القيام بأكثر من مجرد المهام الموكلة إليهم. الموظفون الذين يطلبون المزيد من العمل عندما يجدون وقت فراغ على أيديهم ، أو المهتمين بتعلم مهارات جديدة ، قد يكونون لا يقدرون بثمن بالنسبة للشركات الصغيرة.

ولكن ليس كل العمال مكرسين لوظائفهم أو الشركات التي تكتب رواتبهم. يمكن للموظفين الذين يرفضون القيام بأكثر من الوصف الوظيفي الخاص بهم تحديد حالات صداع يمكن تجنبها لأصحاب العمل.

من خلال تضمين "وغيرها من الواجبات المعينة" لوصف الوظيفة ، يمكن لصاحب العمل إضافة مهام جديدة إلى الوظيفة حسب الحاجة. في بعض الحالات ، قد يكون من المفيد التوضيح خارج "الواجبات الأخرى" العامة وتكون أكثر وصفية. على سبيل المثال ، "الواجبات الكتابية الأخرى" أو "الواجبات الأخرى التي تم تعيينها بواسطة (قسم معين من الوظائف)."

إن دفع رواتب أعلى لا يعني دائمًا تحسين الأداء الوظيفي. يتحسن أصحاب العمل وعمالهم دائمًا بشكل أفضل عندما يتم تفصيل ما هو متوقع في الأداء الوظيفي للموظف كتابيًا.