الوصف الوظيفي لموظف الاستقبال: الراتب ، المهارات ، والمزيد

بحكم التعريف ، فإن موظف الاستقبال هو أول شخص يراه زائر لأي عمل تجاري. انهم خط الدفاع الأول للشركة. عادة ما يكون لدى المدخل الأمامي لمجمع مكتب أو منشأة طبية موظف استقبال متمركز هناك لتوجيه الزوار إلى المكتب الصحيح داخل المنشأة. قد يكون للمكاتب الفردية داخل الشركة موظف استقبال خاص بهم.

واجبات ومسؤوليات موظف الاستقبال

يقوم موظفو الاستقبال بمهام إدارية ومكتبية متنوعة:

1. الرد على المكالمات الهاتفية: يمكن أن يشمل ذلك استلام الرسائل أو توجيه المكالمات إلى الموظفين المناسبين ، وحتى الرد مباشرة على الأسئلة العامة من العملاء والعملاء وغيرهم.
2. الجدولة: يتحمل معظم موظفي الاستقبال مسؤولية جدولة العملاء والعملاء للاجتماع بالموظفين ، أو سيقومون بجدولة الموظفين للواجبات خارج الموقع ، مثل جلسات المحكمة والاجتماعات.
3. استقبال الزوار: قد يكون موظف الاستقبال قادرًا على التعامل مع احتياجات العميل بنفسه ، ولكن غالبًا ما يوجههم إلى الموظفين أو الموقع المناسب.

1. جمع المعلومات: هذا هو الأكثر شيوعا لأولئك الذين يعملون في المنشآت الطبية. قد يتم تكليفهم بجمع المعلومات الشخصية من المرضى الجدد وتأكيد التغطية التأمينية.
2. الرد على البريد الوارد: ويشمل ذلك كل من البريد الإلكتروني والبريد الورقي ، وعادةً ما يتم توجيه كل منهما إلى الموظفين المناسبين.

يتولى بعض موظفي الاستقبال أيضًا مهام السكرتارية ، مثل الكتابة والوثائق ونسخ المراسلات والمستندات.

راتب موظف استقبال

يمكن أن يختلف الراتب إلى حد ما حسب الصناعة ، لكن هذا غالبًا ما يكون موقفًا للمبتدئين ويدفع وفقًا لذلك. عادة ما يتم تعويض موظفي الاستقبال بالساعة ، لكن البعض قد يكسب رواتب.

• الراتب السنوي المتوسط: 28392 دولار (13.65 دولار في الساعة)
• أعلى 10 ٪ الراتب السنوي: أكثر من 40872 دولار (19.65 دولار في الساعة)
• أقل من 10 ٪ الراتب السنوي: أقل من 20،072 دولار (9.65 دولار في الساعة)

التعليم والتدريب وإصدار الشهادات

هذا ليس الموقف الذي يتطلب قدرا كبيرا من التعليم أو التدريب.

• التعليم: عادة ما يطلب من موظفي الاستقبال الحصول على شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
• تدريب: التدريب في كثير من الأحيان على وظيفة ومحددة لاحتياجات صناعة معينة أو الشركة.
• تجربة: قد تكون المعرفة ببرامج الكمبيوتر والبرامج مفيدة لأن العديد من مهام موظف الاستقبال يتم تسريعها بواسطة التكنولوجيا.

مهارات وكفاءات الاستقبال

يمكن أن تختلف المهارات المطلوبة لوظيفة الاستقبال بناءً على الصناعة ، ولكن بعضها شائع في معظم الشركات.

• احترافية: أنت أول شخص يراه عميل أو زائر آخر عند الوصول. أنت أول انطباع عن صاحب العمل. يجب أن تجسد المثل العليا لشركتك ، سواء في سلوكك أو في مظهرك.
• مهارات التواصل: عملك الأساسي هو لتحية الناس. معرفة ما يحتاجون إليه ، ومساعدتهم على الحصول عليها. سيكون معظم هذا الاتصال شفهيًا ، إما شخصيًا أو بالهاتف.
• المهارات الشخصية: سوف تعمل عن كثب مع مختلف الناس. إذا حدث اجتماع مهم ، فقد تضطر إلى توضيح السبب.إذا كان شخص ما يمر يومًا سيئًا ، فيمكنك تحمل وطأة ذلك ، وقد يكون الرد بشكل مناسب أمرًا بالغ الأهمية.

• أعصاب الصلب: إذا تطورت حالة الطوارئ في مكان عملك أو أمامه ، فقد تكون أول شخص يجب أن يستجيب ويقرر ما يجب القيام به.
• مهارات التكنولوجيا: ستستخدم نظام هاتف معقدًا ، ربما يحتوي على خطوط داخلية وخارجية متعددة يجب أن تستمر في العمل بسلاسة. قد تضطر أيضًا إلى التعرف على جداول البيانات وبرامج معالجة النصوص والبريد الإلكتروني لشركتك وأنظمة مشاركة الملفات ، وربما العديد من منصات الوسائط الاجتماعية.
• منظمة: ستكون بمثابة رابط لجزء كبير من التواصل الداخلي لصاحب عملك ، لذلك لن يتعين عليك الحفاظ على نفسك منظمًا فحسب ، بل يتعين عليك أيضًا الحفاظ على تنظيم الجميع. قد تكون مسؤولاً عن تخزين وتصحيح مواد القراءة أو الموارد المعلوماتية في منطقة الانتظار الخاصة بك أيضًا.

• القدرة على تعدد المهام: ستأتي مكالمة هاتفية حتما بينما كنت لا تزال على الخط مع شخص آخر. سيكون عليك استقبال المتصل الجديد ، ثم التبديل مرة أخرى. وفي الوقت نفسه ، قد يكون ثلاثة أشخاص ينتظرون شخصيا للتحدث إليكم. سيتعين عليك الحفاظ على احتياجات كل شخص منفصلة في عقلك ، وليس إهمال أي شخص ، وعدم الانهيار أو الإحباط.

المستقبل الوظيفي

بشكل عام ، من المتوقع أن يكون نمو الوظائف لموظفي الاستقبال في صناعات الرعاية الصحية حوالي 9 ٪ من عام 2016 حتى عام 2026 ، وهو ما يقرب من المتوسط. قد تصبح الصناعات الأخرى أكثر اعتمادًا على التكنولوجيا وأقل احتياجًا لحراس البوابة البشريين.

النهوض شائع في المنزل. ينتقل العديد من موظفي الاستقبال إلى وظائف أخرى داخل شركاتهم.

بيئة العمل

يمكن العثور على موظفي الاستقبال في كل صناعة تقريبا. إن مهمتهم هي حماية الباب والحفاظ على النظام على الضيوف القادمين والهواتف والبريد. هذا يعني أنهم ليس لديهم الكثير في طريق الخصوصية الشخصية. توجد أماكن العمل الخاصة بهم عادةً في المناطق التي تشهد ازدحامًا كبيرًا ، وقد يتعين عليهم التعامل مع العملاء أو العملاء أو المواقف غير السارة.

جدول العمل

هذا هو عادة موقف بدوام كامل خلال ساعات العمل العادية. قد يختلف ذلك بين الشركات التي تظل مفتوحة في عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات أو الأمسيات ، مثل المرافق الطبية. ما يقرب من 25 ٪ من موظفي الاستقبال يعملون بدوام جزئي.

مقارنة وظائف مماثلة

قد يهتم أيضًا أولئك الذين يفكرون في دور موظف الاستقبال في هذه المهن:

• ممثل خدمة العملاء: $32,890
• كتبة المعلومات: $33,680
• فنيو ومساعدو المكتبات: $29,050

مثال على السيرة الذاتية

هذا مثال على السيرة الذاتية لوظيفة موظف استقبال. قم بتنزيل قالب استئناف موظف الاستقبال (المتوافق مع محرّر مستندات Google و Word Online) أو انظر أدناه للحصول على مزيد من الأمثلة.

قم بتنزيل قالب الكلمات

مثال على السيرة الذاتية لموظف الاستقبال

جوناثان مقدم الطلب

123 مور أفنيو

ألباني ، نيويورك 12201

(111) 222-3333

[email protected]

موظف الإستقبال

إدارة مكتب مشغول وسريع الخطى مع الكفاءة المهنية والكفاءة

من ذوي الخبرة في كل من الإعدادات القانونية والطبية ونفخر بكونه أول وجه يراه العملاء في المكتب أو أول صوت يسمعونه على الهاتف.

المهارات الأساسية تشمل:

• مايكروسوفت أوفيس
• الهواتف متعدد الخطوط
• حل الصراع
• خدمة العملاء
• درجة عالية من التنظيم
• تعدد المهام

الخبرة المهنية والمتطوعين

مكاتب قانون SMITH و REILLY ، كولوني ، نيويورك

مساعد / مدير إداري (فبراير 2015 - حتى الآن)

أول شخص للاتصال للعملاء. تنظيم الوثائق استعدادا لتواريخ المحكمة. حدد موعدًا وحضر الاجتماعات واستغرق دقائق. واجبات المكتب العامة الأخرى.

مكتب طب الأسنان د. حداد، ألباني ، نيويورك

موظف الإستقبال (نوفمبر 2012 - يناير 2015)

استقبال المرضى عند وصولهم. المواعيد المقررة شخصيا وعبر الهاتف. التعامل مع الملفات الطبية (عمل الترميز والفرز والإيداع). قدمت مطالبات مع شركات التأمين الأسنان.

شركة الكهرباء والغاز الوطنية ، ألباني ، نيويورك

ممثل خدمة العملاء (مايو 2011 - أكتوبر 2012)

الرد على مكالمات خدمة العملاء وحل المشكلات والمخاوف. توجيه العملاء إلى الموارد المناسبة عند الضرورة. تستخدم بشكل مريح نظام خدمة العملاء القائم على الكمبيوتر.

معسكر السعادة ، ألباني ، نيويورك

مستشار المتطوعين (يونيو 2009 - حتى الآن)

اقض أسبوعًا واحدًا كل صيف في العمل في معسكر الأطفال في سن المدرسة. تنظيم الأنشطة وتكون بمثابة معلمه لحضور الشباب.

التعليم والاعتمادات

كلية المدينة، ألباني ، نيويورك

ليسانس آداب في إدارة الأعمال ، 2011