كيفية كتابة طلب للحصول على اقتراح أو طلب تقديم العروض

طلب الاقتراح ، الذي يُطلق عليه أحيانًا اسم طلب تقديم العروض أو طلب عرض الأسعار ("طلب عرض الأسعار") ، هو مستند تصدره الشركة عندما ترغب في شراء منتج وتريد إتاحة مواصفاته للجمهور. هذا هو الحال عادة عندما تقوم عدة شركات بتقديم عطاءات على العمل ويدعو RFP إلى الحصول على أسعار أكثر تنافسية. ولكن ، إذا لم تقم بإعداد RFP بشكل صحيح ، فقد ينتج عن جهدك عروض أسعار مضيعة للوقت ، أو ما هو أسوأ ، لا توجد عروض على الإطلاق. فيما يلي كيفية إنشاء طلب تقديم العروض لضمان أفضل النتائج.

صعوبة: معدل

الوقت اللازم: عدة أيام

الخطوات 12

1. قم بواجبك المنزلى:اكتشف ما تحتاجه وما تريده وما هو ممكن قبل البدء في كتابة طلب تقديم العروض. لا تصدر طلبًا للحصول على RFP لجهاز يمكنه إنتاج 1500 عنصر واجهة مستخدم في الساعة إذا لم تبيع مطلقًا أكثر من 25 جهازًا في الشهر. ليس هناك فائدة من إصدار طلب تقديم العروض لسيارة ذات قدرة عالية عندما يمكن للرسول المرور عبر حركة المرور بنفس السرعة على الدراجة.
2. التمييز بين احتياجاتك ورغباتك: إذا كنت ترغب في شراء تطبيق يمكنه نقل الصور بين المقر الرئيسي وعربات النقل الخاصة بك في موقع العمل ، فيمكنك تحديد عدد الصور التي تحتاجها في الثانية ، والحد الأقصى لحجم الصور التي تحتاجها ، والدقة اللازمة. على الرغم من أنه قد يكون من الجميل أن يكون لديك هذه الصور بالألوان ، فقرر ما إذا كان ذلك ضروريًا بالفعل. إذا كنت تحتاج حقًا إلى محدد معين ، فاستخدم كلمات مثل "will" و "shall" و "must". هذا يشير إلى أن هذه هي المتطلبات. يجب تحديد المواصفات التي هي مجرد "مطلوبات" بكلمات مثل "may" و "can" و "اختياري".

1. حدد شكل الفائز: تختلف الاقتراحات التي تحصل عليها استجابة لطلب تقديم العروض. سيكون لكل شركة مستجيبة نقاط قوة ونقاط ضعف مختلفة. سوف يركز البعض على أقل تكلفة. سوف يركز الآخرون على أفضل جودة. وآخرون سوف تقدم مجموعة ميزات كاملة. حدد ما تبحث عنه مقدمًا - بأقل تكلفة أو أسرع تسليم أو مزيج من الاثنين.
2. تنظيم المستند: أي شيء تكتبه للعمل يجب أن يعطى تفكيرًا كبيرًا ويجب تنظيمه. الخطوط العريضة هي مكان جيد للبدء. على الأقل ، ستحتاج إلى أقسام للمقدمة والمتطلبات ومعايير الاختيار والجداول الزمنية والعمليات. العديد من هذه الأقسام سيكون لها أقسام فرعية.

1. اكتب المقدمة: هذا هو المكان الذي ستشرح فيه لمقدمي العروض المحتملين سبب قيامك بنشر طلب تقديم العروض وما تأمل في تحقيقه من خلال القيام بذلك. قد تتضمن المقدمة أيضًا ملخصًا للنقاط الرئيسية المستخرجة من الأقسام الأخرى ، بما في ذلك تاريخ الاستحقاق. قد يقرأ مقدمة طلب تقديم العروض لنظام نقل الصور شيئًا كالتالي: "تطلب شركة XYZ مقترحات لنظام موثوق به للغاية وسهل الاستخدام وقادر على نقل الصور من المكتب الرئيسي إلى الشاحنات في أي مكان في منطقة العاصمة. يجب أن يتم استلامها بحلول يوم الاثنين 5 مارس 2007 ، الساعة 8 صباحًا بتوقيت المحيط الهادي. "

1. اشرح المتطلبات: هذا القسم هو واحد من أهمها وعادة ما يستغرق معظم الوقت. يجب عليك تحديد حجم ووضوح الصور المراد إرسالها والسرعة اللازمة. كن محددًا ، لكن لا تخبر مقدمي العروض كيف تريد إنجاز العمل ما لم يكن هذا ضروريًا. قد ترغب في تقسيم هذا الجزء إلى أقسام فرعية. على سبيل المثال (أ) حجم الصورة ونقلها (ب) ، والتي يمكن أن تشمل كل من السرعة المطلوبة وأي متطلبات تجعل ناقل الحركة آمنًا (ج) الخيارات المطلوبة ، حيث يمكنك إدراج اللون كخيار مرغوب فيه.

1. معيار الاختيار: إليك المكان الذي تخبر فيه مقدمي العروض كيف ستختار العرض الفائز. يمكنك الكشف عن قدر ما تريد أو أقل. إنها لفكرة جيدة تضمين جملة مثل "سيتم اختيار العارض الفائز ، إن وجد ، فقط وفقًا لحكم شركة XYZ." قد ترغب في إنشاء جدول بيانات يمنح كل مزايدة مجموعة معينة من النقاط في كل فئة.بعد ذلك ، اطلب من الفريق اختيار أفضل عرض تسعير من بين النقاط الثلاثة الأولى.
2. الجداول الزمنية: يوضح هذا القسم للشركات مدى السرعة التي يجب أن تتصرف بها والوقت الذي تستغرقه العملية. كن معقولاً عند تحديد المواعيد النهائية. لا تسأل عن مقترحات لأنظمة معقدة ، ثم أعط مقدمي العروض بضعة أيام فقط للرد. امنح مزيدًا من الوقت لإعداد عرض أسعار إذا كان طلب تقديم العروض كبيرًا ، أو إذا كانت عملية الشراء المطلوبة معقدة ، أو إذا كنت بحاجة إلى استجابة مفصلة للغاية. هذا هو المكان الذي يمكنك من خلاله إخبار مقدمي العروض بالوقت الذي تستغرقه عملية التقييم عندما يتم إخطارهم إذا كانوا ناجحين ، ومتى يجب عليهم تقديم ما وعدوا به.

1. معالجة: استخدم هذا القسم لشرح كيفية سير العملية - من إرسال طلب تقديم العروض إلى منح العقد ومتى سيبدأ العمل. قد يشير هذا القسم إلى "أن عروض الأسعار مستحقة في التاريخ المحدد في الخطوة 8 أعلاه. ستتم مراجعة جميع عروض الأسعار للتأكد من أنها تلبي جميع المتطلبات وسرعة الاستجابة. سيتم تسجيل جميع عروض أسعار الاستجابة في فئات X (يمكنك تسمية الفئات إذا ترغب في ذلك) وسيتم تقييم العروض الثلاثة الأولى من قبل فريق الاقتراح لاختيار العارض الفائز والبديل. ومن المتوقع أن تؤدي المفاوضات مع العارض الفائز إلى منح العقد في غضون أسبوعين. "

1. حدد كيفية إرسال طلب تقديم العروض: يتم إرسال معظم طلبات تقديم العروض بالبريد ، ولكن ليس من الضروري أن تكون. يمكنك إرسال طلب تقديم العروض عبر البريد الإلكتروني ، أو يمكنك نشره على موقع شركتك. فقط تأكد من تحديد الاسم (أو رقم العطاء) الذي يجب أن يستخدمه العارضون لتحديد طلب تقديم العروض الذي يستجيبون له.
2. قرر من سيحصل على طلب تقديم العروض: ربما تكون قد حددت بالفعل الموردين الذين تريد الشراء منهم. قد يكون لشركتك قائمة من البائعين المقبولين. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيمكنك العثور على البائعين المحتملين من خلال شبكتك الاحترافية ، أو البحث عبر الإنترنت ، أو عن طريق سؤال البائعين الموثوقين للمواد الأخرى عن توصياتهم. لا تقصر قائمتك بمن يتلقى طلب تقديم العروض الخاص بك على الشركات الكبيرة فقط أو البائعين المعروفين. قد تجد أفكارًا أفضل وأسعارًا أفضل من البائعين الصغار الذين غالباً ما يكونون أكثر رغبة في الفوز بعملك.

1. أخبر الفائز: بمجرد الانتهاء من جميع الخطوات المذكورة أعلاه ، حان الوقت لاتخاذ القفزة وإخطار RFP الفائز بأن الوقت قد حان للمضي قدمًا في المشروع.