فوائد نهج رشيقة لإدارة المشاريع

نهج "الشلال" الأكثر تقليدية في إدارة المشاريع ، والذي جاءت منه جميع أطر عمل المشاريع الرئيسية مثل PRINCE2® و APM BoK و PMBoK® ، يعمل بشكل جيد في سياقات أكثر استقرارًا. تم إطلاق ® في عام 1996 وهو الآن أكثر تقلبًا وغير مؤكد ومعقد وغامض (والذي سترى اختصارًا باسم VUCA. لا تزال طرق الشلال التي تشجع التصميم الكبير الشامل في البداية ذات صلة حيث يمكننا أن نكون واثقين من المتطلبات قبل بدء العمل هذه لن تحتاج إلى تغيير كبير خلال حياة المشروع.

ومع ذلك ، فهذه هي تقلبات الدوافع التشغيلية التي تؤثر على الشركات التي غالباً ما يكون العميل ببساطة يجب التكيف. لن تسمح لهؤلاء السائقين بإلحاح الانتظار حتى نهاية المشروع. لذلك قد يتطلب هذا تغييرات متكررة خلال المشروع. مع عملية الشلال ، ربما يعني هذا إعادة تشغيل مكلفة للخطة والجهد الضائع.

يؤدي هذا إلى اعتقادنا بأن اتباع نهج Agile المتمثل في عمليات التسليم الصغيرة المتكررة إلى جانب إجراء محادثة أكثر استمرارية مع العميل يتيح مرونة أكبر ويقدم نتائج ، وبالتالي فوائد ، بسرعة أكبر بكثير.

جمال Agile هو أنه يمكن للعملاء تحديد ما يريدون تحقيقه وهم يرون ما يمكن للموردين تحقيقه. منهجه هو "التعلم عن طريق العمل" ، مما يسمح للفرق بالتأمل في تجاربهم أثناء تقدمهم والتكيف معهم.

نجاح Agile يأتي إلى عدد من العناصر الرئيسية. العوامل الثلاثة الرئيسية في نجاح Agile مبينة أدناه.

عامل النجاح رقم 1: فريق التنظيم الذاتي

لتبدأ ، تحتاج إلى فريق التنظيم الذاتي. بالابتعاد عن العمل في صومعة ، يتم تشجيع أعضاء الفريق على استخدام مهاراتهم المتداخلة والعمل معًا ، وهذا بدوره يمنحهم قدرًا أكبر من التمكين والرضا.

عامل النجاح رقم 2: ضبط الوقت وإدارة المتطلبات

ثم ، هناك "timeboxing" ، حيث يتم التركيز على تحديد عناصر الوقت والتكلفة للمشروع ولكن أيضًا السماح للخطة بالتطور بحيث يمكن إعطاء الأولوية للمتطلبات ، مع مدخلات مهمة من ممثل العميل ، مع تقدم العمل. يختلف عقد Agile بين العميل والمورد بشكل جذري عن توقعات Waterfall ؛ متطلبات مرنة ، ضمن المعايير المتفق عليها ، ولكن الوقت والتكلفة ليست كذلك.

من المغري دائمًا وضع الكثير من الأولويات في قسم "يجب أن يحوز" المتطلبات. عادة ما تبقي الممارسة الرشيقة هذه على حوالي 40 ٪ من الجهد الكلي. Scope creep هو أحد الأشياء السبعة التي يمكن أن تعرقل مشروعك عن مساره ، لذلك يجب إدارة هذا بشكل فعال.

وبالمثل ، ستضمن فرق Agile أيضًا أنه لا يوجد سوى عدد محدود من المهام في فئة "العمل" - العمل الجاري تنفيذه الآن - للمساعدة في تقليل تعقيد المشاريع في وقت واحد.

عامل النجاح رقم 3: مشاركة الناس

تعد مشاركة الأفراد جزءًا مهمًا من العمل الرشيق وهي ناجحة لأن جميع أصحاب المصلحة المختلفين داخل العمل الجماعي أقرب إلى بعضهم البعض ويتمتعون بالقدرة على أن يكون لهم رأي أكبر في ما يفعلونه وترتيب العمل. يتم التعرف على هذا الأمر باعتباره أكثر تحفيزية من مقاربات "القيادة والسيطرة" الكلاسيكية التي تميل إلى أن تكون شائعة بين الإدارة.

رشيقة ليس ما تفكر به

بالطبع ، ليس الجميع على استعداد لاحتضان Agile وأحد المفاهيم الخاطئة الشائعة هو أن هناك نوعا من منهجية Agile الموحدة.

هذا يفتقد النقطة. لا توجد طريقة صحيحة واحدة لتنظيم وإدارة مشروع Agile ، وهذا ما يجعله جذابًا للبعض ويهدد الآخرين.

يحاول البعض تبني تقنيات Agile مع الاستمرار في نفس الوقت بمنظور الشلال ، ولكن كما تتوقع ، من غير المرجح أن يحقق ذلك نجاحًا - الطريقة التي تعمل بها Agile هي التي تجعل التقنيات تعمل ، وليس العكس.

أخيرًا ، هناك من يعتقد أن Agile لها صلة فقط بتطوير البرمجيات ، ولكن هذا ببساطة غير صحيح - يمكن استخدامه على قدم المساواة في مجموعة متنوعة من الأمثلة غير البرمجية ، مثل تجديد مبنى كبير أو تحسين العمليات التجارية أو تحسين وسائل المساعدة الوظيفية لـ الموظفين التي تواجه العملاء.

الحواجز المشتركة أمام رشيق العمل

أحد الأسباب الرئيسية وراء عدم نجاح Agile هو قيام إحدى المنظمات بإدارة ثقافة الإدارة الصغيرة وصوامع العمل الراسخة التي لا تسمح بالسلوكيات التعاونية.

من المحتمل أن تشمل المشكلات الأخرى ضعف قيادة الفريق أو محاولة تنفيذه في المؤسسات التي تكون فيها طبيعة العمل أمرًا لا يمكن تصوره في الإصدارات الصغيرة.

لماذا رشيقة هنا لتبقى

حققت Agile غزوات كبيرة بحيث لا يمكن رفضها باعتبارها بدعة ويجب أن يفهمها جميع المديرين الذين يشاركون في الابتكار والتطوير. لتجاهلها الآن هو تفويت فرصة يمكنها تحقيق نتائج سريعة وتحقيق وفورات في التكاليف.

تعد Apple و Amazon و GE Healthcare و Salesforce.com من بين تلك المنظمات التي تستخدم بالفعل Agile ، بعد أن أدركت أنها أكثر ملاءمة لتعقيدات مؤسسات القرن الحادي والعشرين.

وفوق كل ذلك ، تعرف Agile كيفية الحصول على أفضل ما في العاملين في مجال المعرفة والتأكد من بقائهم متحمسين. فيما يلي 5 طرق لتحفيز فريقك سواء كنت تعمل في بيئة رشيقة أم لا.

في مواجهة هذه الاستنتاجات - لماذا لا تريد أن تكون أكثر مرونة؟