كيفية مراجعة عمل المرؤوسين

عندما تقوم بتعيين عمل إلى المرؤوسين ، فإنك تراقب العديد من جوانب تقدمهم ، لكنك تشعر بالقلق بشكل رئيسي حول ما إذا كان العمل يتم بشكل صحيح ويتم في الوقت المحدد.

الحصول على العمل المنجز في الوقت المحدد

إنجاز أعمالهم في الوقت المحدد هو أسهل من الاثنين للمراقبة. ذلك لأن الوقت أسهل في القياس من الجودة. أنت بحاجة إلى تحديد متطلبات واضحة ، بما في ذلك المعالم الرئيسية والمواعيد النهائية ، ولكن تحتاج أيضًا إلى السماح ببعض المرونة. قم بتخطيط جداولهم ، أو اطلب منهم أن يخططوا لجداولهم الزمنية ، لتضمين بعض الوقت المخصص. سيكون هناك دائمًا بعض الأحداث غير المتوقعة ، لذلك من الحكمة بناء فترة قصيرة على الأقل في جدول زمني. سوف يختلف مقدار الركود الذي تسمح به في جدولهم الزمني من فرد لآخر مع الأفراد الأكثر كبارًا والموهوبين الذين يحتاجون إلى فترة أقل من الركود.

استخدام تقرير مرحلي لتتبع الجدول

الطريقة الأكثر شيوعًا لتتبع ما إذا كان العمل يتم في الوقت المحدد هو التقرير الدوري ، وعادةً ما يتم ذلك على أساس أسبوعي للمشاريع الصغيرة وعلى أساس شهري للمشاريع الكبيرة. عندما يكون لديك مرؤوسوك يقدمون تقارير مرحلية مكتوبة ، فإن أحد العناصر التي سيقومون بالإبلاغ عنها هو تمسكهم بالجدول. إحدى الطرق الشائعة المستخدمة للإشارة بسرعة إلى الحالة هي ألوان التوقف. إذا كان المشروع في الموعد المحدد ، فسيظهرون رمزًا أخضر. إذا تأخر المشروع ، فسيظهرون ذلك كرمز أحمر.

أحيانًا يستخدم اللون الأصفر أيضًا للإشارة إلى وجود مشكلة صغيرة ليست حادة بدرجة كافية لتبرير اللون الأحمر.

أنت تريد منهم أيضًا الإبلاغ عن أي شيء يعيق تقدمهم. يجب أن يتضمن هذا القسم ما حاولوا مسح مانع ونتائج تلك الجهود. إذا كانوا يطلبون المساعدة منك أو من شخص خارج مجالهم ، فيجب الإشارة إلى ذلك بوضوح.

لا تنسى أن تشملهم أيضًا على إنجازاتهم. إذا فعلوا شيئًا ما أزال مانعًا ، أو منع المشكلة ، أو بطريقة أخرى ساعد في الحفاظ على الجدول الزمني سليماً وينبغي الإشارة إليه في تقريرهم المرحلي.

أخيرًا ، يجب أن يُظهر التقرير المرحلي النسبة المئوية كاملة. تحقق معظم المشاريع تقدمًا بسيطًا في البداية ، ثم تتزايد بشكل حاد ، وفي نهاية المشروع تحقق مرة أخرى تقدمًا بطيئًا. يجب أن يراعي جدول المشروع الذي طورته أنت وموظفك ذلك. سواء أكنت قد وضعت هذا الأمر في الاعتبار في الجدول أم لا ، فأنت بحاجة إلى تقييم التقدم الذي أبلغ عنه الموظف. يجب أن تعكس النسبة المئوية المخطط اكتمالها ، بشكل عام ، مقدار الوقت المخصص للمشروع.

في مشروع له جدول مدته ثلاثة أشهر ، يجب على الموظف الإبلاغ عن النسبة المئوية الكاملة المخططة البالغة حوالي 1/3 في نهاية الشهر الأول. إذا أبلغوا عن عدد أصغر بكثير أو أكبر بكثير ، فسيكون من الحكمة أن تبدو أعمق قليلاً. أيضًا ، تحتاج إلى إصدار حكم بشأن دقة ما يبلغون عن النسبة المئوية الفعلية كاملة. بناءً على معرفتك بالمشروع وحالته الإجمالية ، يجب أن تكون قادرًا على الحكم ، تقريبًا ، سواء كانت النسبة المئوية الكاملة التي أبلغ عنها الموظف دقيقة أم لا.

على سبيل المثال ، إذا قاموا بالإبلاغ عن رقم كامل مخطط له وهو 60٪ ونسبة مئوية كاملة فعلية قدرها 65٪ ، لكنك تعلم أن المشروع يعاني من صعوبات ، فيجب عليك التحقيق في التقرير بمزيد من التفاصيل.

الحصول على العمل عمله الصحيح

من الصعب قياس ومراقبة ما إذا كان الموظف ينجز العمل بشكل صحيح أم لا. ذلك لأنه من الصعب تحديد وتحديد ما يعنيه "فعل صحيح". هنا مرة أخرى ، كما هو الحال مع الجداول الزمنية ، تحتاج إلى تعيين توقعات وأهداف واضحة ومحددة. وبينما تسمح للجداول الزمنية ببعض المرونة والركود ، يجب أن تكون أقل مرونة فيما يتعلق بالجودة. الخير هو جيد.

لا تغفل عن هدفك. عندما نتحدث عن "عمله بشكل صحيح" ، تذكر أنك ستذهب إلى "ممتاز" وليس "مثالي". ولا تنس التركيز على النتائج بدلاً من التركيز على العملية.

تقييم الأداء

أفضل طريقة لتتبع تقدم موظفيك فيما يتعلق بإنجاز العمل بشكل صحيح هي عقد اجتماعات متكررة واستخدام ليبرالي لـ "إظهار وإخبار". عندما يبلغ الموظف عن إحراز تقدم ملموس ، اطلب منهم أن يوضحوا لك ما فعلوه. في بداية المشروع ، قد يكون العمل قاسيًا بعض الشيء ويكتمل جزئيًا فقط. انه من المتوقع. ومع ذلك ، مع مرور الوقت ، يجب أن تظهر مظاهرات الموظف تقدمًا مع أن يصبح العمل أكثر سلاسة واكتمالًا.

المفتاح خلال مراجعات الجودة هذه هو التأكد من أن تقدير الموظف لجودة العمل المنجز حتى الآن يتوافق مع تقديرك. إذا بدا لك أن جودة العمل المنجز حتى الآن لا تزال قاسية ومبدئية ، فأنت بحاجة لمناقشة الفرق مع الموظف وإعادة تعيين توقعاته. إذا لم تقم بذلك ، فعندما يعتقدون أنهم حققوا الجودة النهائية ، فمن المحتمل أن تقوم بتقييم العمل بشكل معتدل.

الحد الأدنى

عند مراجعة العمل الذي قمت بتفويضه إلى المرؤوسين ، تذكر أنك لا تزال مسؤولاً عن عملهم. لذلك تأكد من أن العمل يتم في الوقت المحدد ويتم بشكل صحيح كما هو موضح أعلاه. عند أول علامة على الصعوبة ، تحتاج إلى التدخل وضبط معايير الموظف لتتوافق مع معاييرك الخاصة.