يمكنك تحسين معدلات المشاركة في مقابلة الخروج

تعد المقابلات التي تتم عن طريق الخروج واحدة من أفضل الطرق للحصول على تعليقات حقيقية وصادقة من الموظفين. الجانب السلبي هو أن الأمر يتطلب بعض الوقت لبناء كمية كبيرة من البيانات من مقابلات الخروج. ومع ذلك ، فإن زيادة معدل مشاركتك يمكن أن يساعدك في الحصول على كميات أكبر من المعلومات القابلة للتنفيذ بشكل أسرع من مقابلات الخروج.

ما هو معدل المشاركة الجيدة لمقابلات الخروج

تظهر الأبحاث أن متوسط ​​معدل الاستجابة لمقابلات الخروج من الورق والقلم الرصاص هو حوالي 30-35 في المئة. وهذا يعني أن الشركة التي يعمل بها 2000 موظف ومعدل دوران قدره 15 في المائة تتوقع تلقي حوالي 100 مقابلة خروج مكتملة في السنة. في مستوى المشاركة هذا ، تحصل المنظمة على تعليقات الخروج من 5 في المائة فقط من إجمالي عدد الموظفين.

مع القليل من الجهد الإضافي ، يجب أن تكون قادرًا على مضاعفة معدل الاستجابة. 65 في المئة أو أفضل هو هدف جيد للمشاركة في مقابلة الخروج. يمكنك تحقيق ذلك من خلال مقابلات الخروج من الورق والقلم الرصاص ، ومقابلات الخروج عبر الإنترنت ومقابلات الخروج عبر الهاتف.

قياس مشاركتك في مقابلة الخروج

لقياس معدل الاستجابة ، قسّم عدد مقابلات الخروج المكتملة على عدد الموظفين الذين طلبت منهم مقابلة الخروج. من الناحية المثالية ، يجب أن يساوي الرقم الثاني العدد الإجمالي للإنهاءات ولكن لأسباب عملية ، ليس هذا هو الحال عمومًا.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك 125 مقابلة خروج مكتملة من 300 شخص طلبت منهم إكمال مقابلة خروج ، فإن معدل مشاركتك هو 125/300 أي ما يعادل.416 أو 41.6 في المائة.

من المهم التأكد من أن لديك طريقة جيدة لتتبع هذا النوع من المشاركة. كحد أدنى ، تريد تتبع معدل المشاركة في بداية مشروع التحسين ثم بشكل دوري بعد ذلك.

السيناريو المثالي هو الحفاظ على متوسط ​​مستمر يمكنك الرجوع إليه بانتظام. ينبهك هذا الرقم في الوقت الفعلي على الفور إلى (أو زيادة) مشاركة الموظفين في مقابلات الخروج. يجب أن يقوم نظام إدارة مقابلة الخروج عبر الإنترنت بهذا نيابةً عنك تلقائيًا.

قد ترغب الشركات الكبيرة في تتبع معدلات المشاركة بشكل منفصل للشركات التابعة أو الأقسام الكبيرة أو المناطق الجغرافية. يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم أن تستفيد عمومًا من معدل المشاركة الإجمالي للمؤسسة.

إذا قررت أن معدل مشاركتك في مقابلات الخروج قد يتحسن ، فالخطوة التالية هي تحليل عملية مقابلة الخروج الحالية. أهم مجالين للمراجعة هما:

1. لماذا يختار الموظفون عدم إكمال مقابلة الخروج؟
2. هل هناك مشاكل لوجستية تحول دون وصول الموارد البشرية إلى الموظفين في الوقت المناسب وبطريقة فعالة؟

الموظفون الذين لم يكملوا مقابلة الخروج

بعض الأسباب التي تجعل الموظفين يختارون عدم إكمال مقابلات الخروج هي:

• مقابلة الخروج طويلة جدًا.
• أسئلة مقابلة الخروج مربكة أو غازية.
• لا يعتقد الموظف أن مقابلة الخروج ستتم قراءتها أو إحداث تغيير.
• الموظف يخاف من التداعيات.
• الموظف غاضب من الشركة.
• الموظف المماطلة أو ينسى.
• العملية صعبة أو غير مريحة.

إذا كنت تستخدم استطلاع مقابلة الخروج مع أسئلة مصنفة ، فإن 35-60 سؤالًا تتعلق بطول الاستطلاع المناسب. أكثر من 60 سؤالًا تبدأ في الشعور بالراحة وعدم الراحة للموظف. إذا تجاوزت 70 سؤالًا ، يجب أن تكون مستعدًا لأعداد أعلى من مقابلات الخروج غير المكتملة.

راجع أسئلة مقابلة الخروج من أجل البساطة. ضع نفسك في حذاء الموظف واسأل نفسك كيف ستشعر بالإجابة على الأسئلة. تجنب الكثير من أسئلة المقابلة الخروج التي تسأل عن المشاعر والعواطف.

كثير من الموظفين لا يتناغمون مع مشاعرهم (أو إذا كانوا قد لا يرغبون في مشاركتها معك). يسهل على الموظف تقييم فعالية العملية بدلاً من تقييم شعورها تجاه العملية.

إنهاء مقابلة التعليق تجاهل

لن يكمل الموظفون مقابلات الخروج الخاصة بهم إذا كانوا يعتقدون أن التعليقات التي يقدمونها لن تتم قراءتها أو سيتم تجاهلها على الفور. من المهم إعلام الموظفين بأنك تقدر تعليقاتهم. عندما تقوم بإجراء تحسينات بناءً على اقتراحات من مقابلات الخروج ، لا تخاف من إخبار الموظفين من أين جاءت الفكرة.

بمرور الوقت ، سيتعلم الموظفون أنك تستمع. بمجرد أن يصبح هذا جزءًا من ثقافة الشركات ، يمكنك أن تطمئن إلى الكثير من الأفكار والاقتراحات والنقد المفتوح والصادق.

تداعيات من ردود فعل صادقة

أيضًا ، كن واضحًا مع الموظفين بأن التعليقات الصادقة لن تؤدي إلى تداعيات. لا ينبغي مطلقًا استخدام البيانات التي تم الإدلاء بها في مقابلة الخروج لمنع الأهلية في المستقبل لإعادة التوظيف.

هناك العديد من الخبراء المفترضين الذين يخبرون الموظفين ألا يكونوا صادقين في نموذج مقابلة الخروج أو لا يكملون أحدهم على الإطلاق. يزعمون أن الشركات تستخدم هذه المعلومات ضد الموظفين. يعرف محترفو الموارد البشرية أن هذا هراء ، ومع ذلك ، لا يزال يتعين عليهم محاربة هذا التصور الذي لا أساس له.

غاضب الموظف ردود الفعل

قد يشعر الموظفون الغاضبون من الشركة أنهم لا يريدون المساعدة من خلال المشاركة في مقابلة الخروج. يمكنك تشجيع هؤلاء الموظفين على تنفيس غضبهم في مقابلة الخروج. يشعر العديد من هؤلاء الموظفين الغاضبين بسعادة غامرة بفرصة سماع صوتهم - خاصة إذا علموا أن الإدارة العليا ستسمع ذلك.

عملية نظيفة ومبسطة هي أيضا مهمة. سواء كان مستندًا على الويب أو ورقًا وقلمًا ، يجب وضع نموذج مقابلة الخروج بشكل جيد مع نموذج مسح سهل الفهم.

تمثل المشكلات اللوجستية المجال الرئيسي الثاني للمراجعة في عملية مقابلة الخروج. هناك عمومًا روابط ضعيفة في أي عملية ولا تُعتبر مقابلات الخروج استثناءً. يجب أن يتضمن الامتحان الخاص بك السلسلة الكاملة للأحداث التي تبدأ عندما يقوم الموظف بإشعار وينتهي عندما يرسل الموظف مقابلة الخروج.

قم بمراجعة عملية مقابلة الخروج

يمكنك البدء في مراجعة عملية مقابلة الخروج عن طريق معرفة المعلومات التالية.

• كيف يلاحظ الموظفون عمومًا نيتهم ​​في الإنهاء؟
• من هو أول شخص يتم إخطاره ومقدار الإشعار الذي يتم تقديمه عادة؟
• من الذي يخبر قسم الموارد البشرية وكيف؟ متى يتم إشعار الموظف بعد وقت قصير يتم إخطار الموارد البشرية؟ من في الموارد البشرية يتم إخطاره أولاً؟
• من المسؤول عن بدء مقابلة الخروج؟ متى يتم إخطار هذا الشخص (الأشخاص) بإنهاء الموظف؟
• كيف يتم إخطار الموظف بمقابلة الخروج؟ بواسطة من؟ ما الطريقة؟ متي؟
• هل هناك ملكية واضحة في الموارد البشرية لعملية مقابلة الخروج؟ هل يفهم المشاركون في العملية أهمية وإلحاح مقابلات الخروج؟
• ماذا أخبر الموظف عن مقابلة الخروج؟ كيف يتم تشجيعهم على إكمال مقابلة الخروج؟ هل يتم إخبار الموظفين بأكثر من مرة وبأكثر من طريقة؟
• هل من السهل إكمال مقابلة الخروج؟
• متى وأين سيكمل الموظف مقابلة الخروج؟ هل هناك سهولة الوصول إلى الموارد اللازمة؟
• هل لدى الموظف خصوصية لاستكمال مقابلة الخروج إذا كانوا يستكملونها في العمل؟
• هل المشرفون والمديرون يدعمون عملية مقابلة الخروج؟ هل يخشون تلقي ردود فعل سلبية من الموظفين؟ هل تعتمد على المشرفين الخائفين لنقل المعلومات حول مقابلة الخروج للموظفين؟
• هل من السهل على الموظفين تقديم مقابلات الخروج الخاصة بهم؟

راجع كل سؤال من أسئلة التدقيق أعلاه وألق نظرة فاحصة على عملية مقابلة الخروج. حدد ما يمكنك فعله لتحسين كل مجال من هذه المجالات. بعد الانتهاء من المراجعة ، يمكنك البدء في إجراء تحسينات على الفور.

أعد قياس عملية مقابلة الخروج

ستوفر بعض التغييرات التي تجريها تحسينًا ملحوظًا في معدلات المشاركة بسرعة كبيرة. سيحتاج الآخرون إلى مزيد من الوقت للانتشار بفعالية في ثقافة الشركة.

أعد قياس معدلات المشاركة في ثلاثة أشهر وستة أشهر وتسعة أشهر واثني عشر شهراً. بحلول الشهر الاثني عشر ، يجب أن تتوقع حدوث تحسن كبير في معدلات المشاركة في مقابلة الخروج. هذا يعني أنه سيكون لديك المزيد من البيانات التي يمكن استخدامها للحد من معدل دوران الموظفين وزيادة الاحتفاظ بهم.

استنتاج

يمكنك زيادة قيمة مقابلات الخروج الخاصة بك بشكل كبير عن طريق زيادة عدد الموظفين الذين أنهوا الخدمة والذين شاركوا في عملية مقابلة الخروج. من خلال مراجعة وتحسين محتوى وهيكل مقابلة الخروج ، إلى جانب العمليات الداخلية الخاصة بك ، يمكنك تقديم زيادة كبيرة في معدلات مشاركتك.

أخيرًا ، فكر في احتمال أن المقابلة الشخصية الفعلية مع أحد موظفي الموارد البشرية قد لا تؤدي فقط إلى تحسين معدلات مشاركتك ولكن توفر معلومات أفضل. لا يمكنك التقليل من قيمة استجواب المتابعة.

--------------------------------------------

بيث كارفين هو الرئيس التنفيذي لشركة Nobscot Corporation التي لها خلفية في مجال الأعمال التجارية وريادة الأعمال والموارد البشرية والتوظيف والمبيعات وتطوير الأعمال.