أخطاء الفواتير الشائعة من قِبل المهنيين القانونيين

01 وصف فواتير غامضة

وصف المهمة الكامل والمفصل والدقيق هو أسهل طريقة لمنع عميل من الإبلاغ عن فاتورتك. يجب أن يحدد كل وصف للمهمة النشاط بتفاصيل كافية لتقييم ضرورة المشروع وأهميته. جنبا إلى جنب مع وصف مفصل للمهمة ، يجب أن يتضمن كل إدخال في الوقت الذي تم فيه تنفيذ المهمة ، حارس الوقت الذي قام بها ، والوقت الذي يقضيه في أداء المهمة والرسوم الإجمالية.

02 وقت الحشو

لتلبية متطلبات الفواتير المرهقة لشركتك ، قد يكون من المغري تضخيم أو "تخفيف" الوقت الذي استغرقته لأداء مهمة ، خاصة إذا كنت عاملاً فعالاً. هذه الممارسات تستدعي التدقيق والنقد من عميل أو مدقق حسابات. من المهم التأكد من أن الوقت الذي تدفع فيه فاتورة لكل مهمة يعكس بدقة العمل المنجز ويتناسب مع أهمية وتعقيد المهمة.

03 المدفوعات

نظرًا لأن مدفوعات التقاضي تؤثر بشكل كبير على إجمالي ميزانية العميل ، يجب مراعاة تكلفة الخدمة بالنسبة إلى قيمتها بالنسبة للعميل. على سبيل المثال ، هل من الضروري لـ Federal Express كل مراسلات مع خبيرك عندما تكون التجربة ستة أشهر؟

يجب أن تكون على دراية أيضًا بسياسات الفواتير والعقود التي وضعها عميلنا. هل يطلب العميل استخدام مراسل محكمة معين أو بائع نسخ؟ علاوة على ذلك ، لا ينبغي أبدًا تحميل النفقات المحددة على العميل وهي جزء من النفقات العامة للمحاماة.

04 العمل الإداري

تنطوي ممارسة القانون حتماً على مهام إدارية وكتابية. معظم العملاء في هذه الأيام لن يدفعوا مقابل المهام الكتابية - مثل الكتابة والإيداع والتصوير - أو الوظائف الإدارية مثل التدريب أو إعداد الفاتورة أو التحقق من النزاع أو تطوير العميل. إلى الحد الذي تكون قادرًا عليه ، فوض الوظائف الكتابية إلى سكرتير أو كاتب ملفات أو غيره من الموظفين القانونيين.

05 المؤتمرات بين المكاتب

غالباً ما يرفض العملاء دفع مقابل المؤتمرات بين موظفي مكتب المحاماة ؛ إنهم ينظرون إلى التنسيق والتشاور ومناقشة قضية أو مشروع بين محترفي الشركة كجزء من ممارسة الأعمال التجارية وبالتالي جزء من النفقات العامة للشركة. يمكن أن تصبح مؤتمرات Interoffice أيضًا نفقات كبيرة للعميل نظرًا لأن العديد من المحترفين يقومون بإصدار الفواتير في نفس الوقت للمحادثة نفسها.

لذلك ، من الممارسات الجيدة تجنب إعداد فواتير للمناقشات الروتينية بشأن ملف مع أعضاء آخرين في شركتك ما لم تتضمن هذه المناقشات عناصر ذات أهمية كبيرة ، أو تنطوي على عدد من الأطراف الخارجية أو تنطوي على مجموعات كبيرة من الوقت.

06 التدريب

إذا كنت جديدًا في مهمة أو مجال قانوني ، فقد تحتاج قلة خبرتك إلى وقت إضافي لإكمال المشروع. أصبح العملاء غير متسامحين بشكل متزايد بسبب قلة الخبرة وأصبحوا أقل استعدادًا لدفع تكاليف تدريب موظف جديد أو لموظف قانوني "للوصول إلى السرعة" في ملف ما.

07 تكرار الفواتير

تعد الإدخالات الزمنية المكررة ممارسة شائعة بين شركات المحاماة ، ولكن العملاء المهتمين بالتكلفة أقل استعدادًا لدفع ثمن ازدواجية الجهود. هل شارك عدة شركاء في جلسة استماع؟

هل حضر شبه القانوني كل ترسب؟ هل ساهم أربعة شركاء في موجز واحد؟ هذه العناصر قد ترفع العلم الاحمر. قد يرفض العميل دفع مقابل كل العمل أو جزء منه أو ، على الأقل ، التحقيق في الأمر بشكل أكبر لتحديد ما إذا كان مبررًا أم لا.

08 بلوك الفواتير

يعد وقت إعداد الفواتير لمهام متعددة في كتل كبيرة علامة حمراء أخرى للعملاء. يجب أن تفصل كل مهمة على حدة مع وقت مقابل وتكلفة لكل مهمة. تُمكِّن إدخالات الوقت المفصلة المراجع من التأكد من ملاءمة الوقت الذي يقضيه فيما يتعلق بأهمية المهمة وتعقيدها بشكل أفضل.

09 مراجعة ومراجعة

قد يتساءل عميلك عن سبب فاتورتك لمراجعة ومراجعة 43.2 ساعة. ربما كان الموجز 40 صفحة وشمل العديد من القضايا المعقدة والبحث المكثف. أيا كان السبب ، فإن المصطلحات الغامضة والكمال مثل "المراجعة والمراجعة" لا تفعل الكثير لإبلاغ العميل لماذا تستحق المراجعة وقتًا لمدة أسبوع. بدلاً من كلمة "مراجعة" ، تتضمن كلمات مثل "تقييم" أو "تحليل" أو "تقييم" أو "إعادة صياغة" مهام أكثر إثارة للتفكير ، وبالتالي تستهلك الكثير من الوقت.

10 مهام قابلة للتفويض

عند إعداد الفواتير للمهام وتعيينها ، يجب عليك التأكد من تنفيذ المشروع من قبل العضو المناسب في الفريق القانوني. قد يرفض العملاء سداد قيمة المهام التي يؤديها كبار خبراء الوقت الذين كان من الممكن تفويضهم إلى موظف مبتدئ أقل تكلفة. على سبيل المثال ، قد يرفع المحامون الذين يهضمون الإيداعات والشركاء الكبار الذين يقومون بإجراء الأبحاث الروتينية أو تقديم المستندات الخاصة بالمساعدين القانونيين العلم الأحمر.