كيفية تنسيق معلومات الاتصال الخاصة بك في خطاب الغلاف

عندما تكتب رسالة غلاف أو ترسل رسالة بريد إلكتروني تتضمن خطاب تغطية ، فإنك تحتاج إلى تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك بتنسيق واضح ويمكن قراءته بسهولة. يبدو الأمر بسيطًا ، لكن من المهم القيام بذلك بشكل صحيح.

اذكر أفضل طريقة للوصول إليك

ستتضمن معلومات الاتصال الخاصة بك عنوان الشارع ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني ، ولكن يجب أن يشير خطابك إلى أسرع طريقة للاتصال بك. إذا كنت ترسل رسالة غلاف ورقي ، على سبيل المثال ، يمكنك الكتابة ، "يمكنك الاتصال بي خلال ساعات العمل على رقم الهاتف أعلاه." أو في رسالة بريد إلكتروني ، أضف هذه الجملة الأخيرة: "أتطلع إلى الاستماع من أنت ، عنوان بريدي الإلكتروني ورقم هاتفي مع توقيعي أدناه. " لقد قمت بتسهيل وصول المستلم إليك.

في الطباعة: ضع معلومات الاتصال في الأعلى

عند كتابة خطاب تغطية للطباعة والبريد ، أو النشر على لوحة العمل ، يجب أن يتضمن القسم العلوي معلومات حول كيفية اتصال صاحب العمل المحتمل بك.

قائمة معلومات الاتصال الخاصة بك في الجزء العلوي الأيسر. استخدم تباعدًا فرديًا وخطًا متسقًا ، وقم بتنسيقه ككتلة من المعلومات. ضمّن عنوانك البريدي الكامل ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني.

اترك مساحة ، وأضف التاريخ ، ثم أدخل اسم المستلم وعنوانه ، متباعدة المسافة. قم بتضمين اسم وعنوان الشخص الذي ترسل الرسالة إليه واسم المنظمة.

من الذكي استخدام اسم الشخص الذي يتلقى الرسالة. إذا كنت بحاجة إلى ذلك ، فتحقق من موقع الشركة أو LinkedIn للعثور على اسم مدير القسم. عندما تكون في شك ، اتصل بالخط الرئيسي للشركة واسأل موظف الاستقبال.

إذا لم تتمكن من تحديد اسم جهة الاتصال ، فاستخدم اسم القسم في معلومات الاتصال.

فيما يلي نموذج لتنسيق معلومات جهة الاتصال لمقدم الطلب ومعالجة الشركة.

معلومات الاتصال لمقدم الطلب ومعالجة الشركة

اسمك

عنوانك

مدينتك ، الولاية ، والرمز البريدي

رقم تليفونك

عنوان بريدك الإلكتروني

تاريخ

اسم المستلم

عنوان المستلم

شركة

عنوان

المدينة والولاية والرمز البريدي

إذا قمت بتضمين معلومات بريدك الإلكتروني ، فتأكد من التحقق من البريد الوارد الخاص بك في كثير من الأحيان حتى تتمكن من الرد بسرعة على أي جهات اتصال.

في البريد الإلكتروني: جهات الاتصال ، اذهب إلى الأسفل

يختلف نمط العمل القياسي لاتصالات البريد الإلكتروني ، لأن حجم الشاشة قد لا يسمح بإجراء فحص سريع للنص الكامل بالطريقة التي تسمح بها قطعة الورق. بدلاً من إدراج معلومات الاتصال الخاصة بك في الأعلى ، قم بتضمينها في توقيعك. لا تقم بتضمين معلومات الاتصال بصاحب العمل.

توقيعك يمكن أن يحذف عنوان الشارع الخاص بك إذا كنت تفضل ذلك. خلاف ذلك ، ما عليك سوى تقديم اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك. يمكنك أيضًا تضمين الروابط ذات الصلة إلى بصمتك الاجتماعية ، مثل ملف تعريف LinkedIn أو موقع الويب الخاص بالعمل. هذه يمكن أن تضيف معلومات إضافية وتشير إلى مكانتك في مهنتك.

فيما يلي أمثلة لتوقيعات البريد الإلكتروني:

توقيع البريد الإلكتروني

اسمك

عنوان بريدك الإلكتروني

رقم تليفونك

LinkedIn LinkedIn (أو عنوان ويب آخر ذي صلة)

قد تكون الرسوم الصغيرة مقبولة في توقيعك ، مثل التوقيع المكتوب أسفل النص. لكن لا تنفد. يبقيه بسيط ومهني.

حفظ القوالب

من الأفضل استخدام نفس التنسيق الأساسي في كل مرة لمشاركة تفاصيل الاتصال الخاصة بك في خطاب أو عبر البريد الإلكتروني. سيؤدي حفظ مثال لكل منهما ولصقه ولصقه حسب الحاجة إلى التأكد من عدم ارتكاب خطأ مطبعي أو ترك أي شيء خارج رسالة مهمة.