كيفية إنشاء رسالة إجازة الأمومة خارج المكتب

يعد إنشاء الرد الصحيح خارج المكتب أمرًا مهمًا ، لا سيما عند الخروج من إجازة أمومة. تُنشئ الرسالة حدودًا شخصية تنبه المرسل إلى أنك لن تكون متاحًا أثناء إجازتك وتُعلمهم بما يمكنهم الاتصال به أثناء غيابك. يمكن أن يساعدك إعداد هذا مبكرًا على صياغة ملاحظة هادفة. بهذه الطريقة ، ستشعر بالثقة في رسالتك ، وسيشعر زملائك في العمل والعملاء برعاية.

فيما يلي شرح لمساعدتك في فهم أهمية رسالتك ولماذا يجب عليك تحديد وقت للعمل عليها.

إنه يضع التوقعات للجميع

إجازة الأمومة التي تأخذها بعد ولادة طفلك هي خاصة و خاصة للغاية. لا يمكن أبدًا استعادة اللحظات مع المولود الجديد. لذلك ، من المهم حماية هذه الفترة في حياتك.

أنت تعرف كيف تشعر أن تحصل على بريد إلكتروني للعمل أثناء العطلة ، أليس كذلك؟ تشعر أنك مضطر لإرسال رد سريع. لكن أثناء الإجازة ، ليس لديك حقًا وقت لذلك. أيضًا ، يمكن أن يتحول الرد السريع إلى مشكلة أكبر يجب معالجتها.

أنت ترحب بعضو جديد في عائلتك. سيتم ملؤها هذا الوقت من الترابط مع ليال بلا نوم ، وجدول زمني لا يمكن التنبؤ بها ، والتعافي ، ومواعيد الطبيب ، والزوار ، وأكثر من ذلك بكثير. أيضًا ، سيكون هناك قدر كبير من التغيير الذي تريد إدارته. كتابة رسائل البريد الإلكتروني في ظل هذه الظروف لن تنتج أفضل عملك.

ستحميك رسالتك "خارج المكتب" من انقطاع العمل وأيضًا رسائل البريد الإلكتروني غير المدروسة.

وضع حدود مهم خلال هذا الوقت. للمساعدة في وضع حياتك العملية في الانتظار ، أثبت أن طفلك حديث الولادة وكل ما يأتي مع حزمة من الفرح هو الأولوية القصوى. عندما تنشئ الرسالة الصحيحة خارج المكتب ، سوف يفهم الناس ماهية الأولوية الحالية الخاصة بك وسيحترمون الحدود التي تحددها.

إذا كيف يمكنك إنشاء رسالة رائعة للمساعدة في حماية مثل هذا الوقت الخاص؟

أعط رسالتك خارج المكتب بعض الأفكار

عندما تكون حاملاً في حوالي 26 أسبوعًا ، ابدأ العمل على رسالة خارج المكتب. إذا تم إعطاؤك خيار حفظ عنوان لهذا العنوان ، فقم بتسمية "إجازة الأمومة - خارج المكتب".

يمنحك إعداد الرسالة في وقت مبكر مزيدًا من التحكم فيما ستقوله رسالتك.

أنت الشخص الذي يعرف كيفية القيام بعملك ، والذي سيتولى مسؤولياتك ، ومتى قد تعود إلى المكتب. حدد ما إذا كنت تريد تضمين تاريخ أو أسبوع محدد للعودة إلى العمل ، أو ضع في اعتبارك عدم ذكر تاريخ إذا كنت غير متأكد. إذا لم تقم بإدراج شخص معين يمكن للمرسل الاتصال به ، فحدد ما إذا كنت تريد تقديم البريد الإلكتروني لمديرك و / أو رقم الهاتف.

يؤدي إنشاء الرسالة مبكرا إلى توفيرك أنت وصاحب العمل ووقت الاتصال بك. قد تحتاج إلى مغادرة المكتب بشكل غير متوقع (لتوصيل طفلك) ؛ نتيجة لذلك ، فإن وجود رسالة معدة يمنح مسؤول تكنولوجيا المعلومات أو مديرك رسالة للاستخدام. هل تريد تقنية المعلومات أو مديرك ضبط نغمة هذه الرسالة؟ هيك لا! علاوة على ذلك ، قد لا تعكس الرسالة التي أنشأها صاحب العمل اللغة أو الرسالة التي تريد نقلها إلى جهات الاتصال الخاصة بك. كما يمكن أن يسبب الارتباك أو سوء الفهم مع العملاء ، وخاصة عند الخروج لفترة طويلة من الزمن.

أبلغ مديرك عند اكتمال رسالتك. سوف يحبون أن يسمعوا أنك على استعداد للخروج ، وهناك شيء أقل يجب عليهم القيام به لدعمكم.

الأشياء التي يجب تضمينها في رسالتك

يوجد أدناه نموذج رسالة خارج المكتب يمكنك استخدامها. بمجرد تمكين الرسالة في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك ، سيتم الرد تلقائيًا على أي رسائل بريد إلكتروني يتم إرسالها إليك خلال وقت محدد.

الأمر متروك لك إذا كنت ترغب في إبلاغ المستلمين أين أنت. يمكنك ببساطة أن تقول إنك خارج المكتب ، أو يمكنك أن تعلن أنك في إجازة أمومة. يمكنك استخدام متغير من رسالة البريد الإلكتروني هذه لقضاء العطلات الطويلة أو رحلات العمل أيضًا.

أينما ترى (الأقواس) ، أدخل الكلمات أو العبارات المناسبة لظروفك.

إجازة الأمومة خارج المكتب نموذج رسالة البريد الإلكتروني (نسخة نصية)

شكرا لك على بريدك الإلكترونى. أنا خارج المكتب في إجازة أمومة حتى (التاريخ الذي تتوقع العودة إليه).

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، فيرجى الاتصال بـ (اسم الزميل الذي يغطيك ، مع تفاصيل الاتصال أو البريد الإلكتروني لمديرك أو رقم الهاتف).

(إذا كان لديك بعض المشاريع ، فقم بتغطية اسم المشروع والشخص الذي يغطيك).

إذا كانت المسألة ليست ملحة ، سأرد على بريدك الإلكتروني عند عودتي.

أطيب التحيات،

(اسمك)