كيفية وضع جدول أعمال فعال للاجتماع

جدول أعمال الاجتماع عبارة عن قائمة بالعناصر التي يأمل المشاركون في إنجازها في الاجتماع. يجب توزيع جدول الأعمال قبل الاجتماع ، قبل 24 ساعة على الأقل حتى تتاح للمشاركين الفرصة للتحضير للاجتماع. يفضل ، إن أمكن ، أن يكون جدول الأعمال متاحًا قبل الاجتماع بعدة أيام.

تطوير جدول أعمال الاجتماع

أولاً ، حدد ما إذا كانت هناك حاجة إلى موظفين آخرين لمساعدتك في التخطيط للاجتماع. ثم ، قرر ما تأمل في تحقيقه من خلال عقد الاجتماع ، ووضع أهداف قابلة للتنفيذ لاجتماعك. ستحدد الأهداف التي حددتها إطار عمل لخطة اجتماع فعالة. تأكد من أنك لم تخطط لأكثر من ما يمكن تحقيقه خلال الإطار الزمني لاجتماعك.

كما قال ستيفن كوفي في "العادات السبع للناس الأكثر فاعلية" ، "ابدأ مع وضع النهاية في الاعتبار". سيحدد هدف الاجتماع تركيز الاجتماع وجدول أعمال الاجتماع والمشاركين في الاجتماع.

بعد ذلك ، ضع في اعتبارك مقدار الوقت الذي تتوقع احتياجه لكل بند من بنود جدول الأعمال. إذا استمر الاجتماع ساعة واحدة ولديك خمسة بنود في جدول الأعمال ، فهذا يمنحك فكرة عامة عن الإطار الزمني الذي تعمل معه. هذا لا يعني أن كل بند في جدول الأعمال يجب أن يكون 12 دقيقة على وجه التحديد ، ولكن من الواضح أن العناصر الخمسة مجتمعة لا يمكنها متوسط ​​وقت أكثر من ذلك.

القرارات التي يجب اتخاذها

بعد تحديد هدفك العام ، تحتاج أنت أو فريقك إلى اتخاذ قرارات معينة. بالإضافة إلى غرض أو هدف الاجتماع ، قم أيضًا بتضمين جدول أعمالك:

• تاريخ ووقت ومكان الاجتماع
• المشاركون اللازمة في الاجتماع
• عناصر للمناقشة
• مقدار الوقت الذي تتوقعه من المجموعة سيحتاج إلى مناقشة كل عنصر
• قبل العمل للاجتماع. سيشمل ذلك أي قراءة أو وثائق أو بيانات أو محاضر اجتماعات من اجتماع سابق أو أي إعداد آخر من شأنه أن يجعل اجتماعك الفعلي ناجحًا. يجب إرفاق المستندات ذات الصلة بإشعار الاجتماع وجدول الأعمال عند توزيعهما على المشاركين المدعوين.

تحديد المشاركين

بمجرد أن تقرر أن الاجتماع ضروري لتحقيق هدفك ، فأنت بحاجة إلى تطوير قائمة المشاركين. ليس كل موظف يمكنه أو ينبغي أن يشارك في كل اجتماع ، ولكن دعوة المشاركين المناسبين ستعزز من احتمالية نجاحك. حدد المشاركين من خلال طرح بعض الأسئلة على نفسك:

• من يجب أن يمتلك الحل الذي تطوره المجموعة؟
• من يملك العملية التي تناقشها المجموعة؟
• من يحتاج إلى معرفة المعلومات التي تقوم بتوزيعها؟
• من يمكنه توفير البيانات والحقائق لتوجيه عملية صنع القرار؟
• من لديه خبرة أو خبرة لمشاركتها مع المجموعة؟
• من يجب أن يدعم تنفيذ أي حلول أو مهام؟
• من الذي يجب عليه توفير الإذن أو الموارد لإنجاز نتائج الاجتماع؟
• من الذي قد يعارض تنفيذ أي حلول أو اتجاه؟

الاجتماعات المجدولة بانتظام

ليس كل اجتماع يحتاج إلى جدول أعمال مطور مخصص. معظم الموظفين لديهم اجتماعات دورية لإداراتهم أو مجموعات العمل. لديك أيضًا فرق ومشاريع تشارك فيها.

قد لا يتطلب مشروع مستمر جدول أعمال تم تطويره حديثًا لكل اجتماع ، ولكن سيتم تقديم خدمة جيدة لفريقك من خلال اعتماد نهج قياسي في اجتماعك.

ينقسم اجتماع الموظفين المجدول بانتظام إلى ثلاثة أجزاء لكل منها بنود جدول أعمال قياسية:

1. العناصر الإعلامية: اكتب أي بنود جدول أعمال إعلامية لكل اجتماع. على سبيل المثال ، يقوم المدير بتحديث المجموعة عن نتائج اجتماع الإدارة العليا.
2. خطوات العمل: ضع على جدول الأعمال أي عناصر تتوقع أن ترغب المجموعة في مراجعتها في كل اجتماع يتم تحديده بانتظام. على سبيل المثال ، الأداء للميزانية للفترة الزمنية وتحديد وفورات في التكاليف والتحسينات المستمرة التي تخطط المجموعة لتحقيقها.
3. التخطيط للمستقبل: ضع على جدول الأعمال أي عناصر تريد المجموعة التخطيط لها أو الإعداد لها مقدمًا. على سبيل المثال ، الأهداف قصيرة الأجل للشهر التالي أو الحاجة إلى مساعدة زميل العمل في المهام القادمة.

إذا اتبعت هذه الإرشادات عند تطوير جدول أعمال الاجتماع الخاص بك ، فأنت تزيد من احتمال أن يكون اجتماعك أكثر إنتاجية.

ما يجب تضمينه

يمكن لجدول أعمال لاجتماع محدد بانتظام أن يساعد في إنتاج النتائج التي تبحث عنها من خلال تضمين بعض العناصر الأساسية:

• الاحماء والتحيات. النظر في كسر الجليد وجيزة اعتمادا على عدد المرات التي تجتمع المجموعة.
• راجع الغرض من الاجتماع وجدول الأعمال والنتائج المتوقعة والمنتج.
• مراجعة وتصحيح (إذا لزم الأمر) ، والموافقة على محضر الاجتماع السابق.
• توفير المعلومات المناسبة عن الإدارات والشركة التي يحتاجها الفريق.
• راجع التقدم المحرز في بنود الإجراءات وخطط العمل والالتزامات. مراجعة تقدم المجموعة على الأهداف.
• مناقشة واتخاذ القرارات بشأن بنود جدول الأعمال لهذا الاجتماع.
• تحديد الخطوات التالية.

• حدد الغرض والنتيجة وجدول الأعمال للاجتماع التالي.
• في نهاية الاجتماع ، يجب على مقدم الملاحظات مراجعة الالتزامات التي تعهد بها الأشخاص خلال الاجتماع.
• حدد أي مساعدة مطلوبة من أشخاص ليسوا في المجموعة وقم بتعيين المشاركين للاتصال بهم.
• حدد من يحتاج المشاركون خارج الاجتماع إلى معرفة ما الذي سيحددون التواصل وكيف يقررونه.
• قم بتوزيع الدقائق في غضون 24 ساعة من الاجتماع أو على الفور إذا أخذ مدوّن الملاحظات هذه إلكترونيًا.