خطوات لتخصيص اتصالك لكل جمهور

إذا كنت ترغب في التواصل مع الأشخاص بطريقة تشارك المعلومات ، وخاصة تغيير السلوك ويكون له تأثير خطير ، فأنت بحاجة إلى معرفة جمهورك. إنه مبدأ أساسي للتواصل الكبير. يساعدك فهم منظور الأشخاص الذين تتحدث معهم على أن تصبح مقدمًا أفضل ومحترفًا للموارد البشرية.

اعرف جمهورك. تعرف ما يهمهم. تعرف ماذا يريدون أن يسمعوا. ومن خلال معرفتهم وتركيز رسالتك ، يمكنك أن تبين لهم أنك مورد. يمكنك جذب جمهورك ويكون لها تأثير أكبر.

المشكلة؟ تستغرق معرفة جمهورك وقتًا ، ومن الأسهل دائمًا تفريغ العقول لجميع الأشياء التي تعرفها أو تريد إخبار جمهورك بموضوع ما. يعد التفكير الناقد بشأن ما يريده جمهورك أو يحتاج إلى سماعه أكثر صعوبة.

ينشغل الكثير من متخصصي الموارد البشرية في منح جمهورهم كل ما يجب أن يعرفوه أو يفعلونه بشأن عرض القضية. أنت تعلم أنك وقعت في هذا الفخ عندما تجد نفسك تضع نقاط رصاصة على الشرائح بدلاً من التفكير في:

• ما يهتم به الجمهور حقًا ،
• ما هي أهم النقاط الخاصة بك ، و
• كيفية تعيينهم في قصة واضحة تخلق حديثًا جذابًا.

الفخ الثاني الذي يقع فيه العديد من المتخصصين في الموارد البشرية يتمثل في تكرار نفس العرض التقديمي يومًا بعد يوم للجماهير المختلفة. تكمن المشكلة في أن مختلف الجماهير يهتمون بأشياء مختلفة ويستجيبون لها - لذلك إذا كنت ترغب في المشاركة ، فأنت بحاجة إلى تخصيص رسالتك في كل مرة تتحدث فيها.

إنها كيفية التأكد من تخصيص رسالتك ، وتقليل الضوضاء ، وإبقاء جمهورك على اتصال بما تخبرهم به - بغض النظر عن من أو أين هم. ستضمن هذه التذكيرات الخمسة الرئيسية أن تحقق كلماتك التأثير الذي تستحقه - عندما تربح انتباه الجمهور الكامل ومشاركته.

تعرف على ما يهتم به جمهورك

لن يهتم جمهورك بما تقوله حتى تثبت أنك تهتم به. أثناء التخطيط لعرضك التقديمي ، اسأل ما هي التحديات واحتياجات جمهورك المتوقع؟ ما هي الأسئلة الثلاثة أو الأربعة الرئيسية في أذهانهم حول موضوعك؟

إذا كنت لا تعرف ، اسأل بعض الأشخاص الذين سيحضرون عرضك التقديمي أو اسأل مدير القسم أو ، إذا لم تكن هناك معلومات متاحة ، فعليك أن تخمن أفضل ما لديكم.

ثم ابدأ العرض التقديمي بتذكير جمهورك بمخاوفهم المحددة. قل ، "أعرف أن العديد منكم يتساءل عن خيارات مزايانا ، أو" أتصور أن هذه الأشياء الثلاثة هي ما تريد حقًا الخروج من ورشة العمل هذه ".

عندما تتحدث أولاً عن جمهورك ومشكلاته واحتياجاته التي ستعالجها في حديثك ، فإنك تثبت أنك تهتم بها. هذا يجعل الناس يريدون الاستماع.

ارسم نقاطك الرئيسية لجمهورك

تشعر معظم العروض التقديمية الخاصة بالموارد البشرية بأنها تفريغ معلومات ، وليست قصة واضحة تحتوي على مجموعة من النقاط الرئيسية. عادة ما يعرف محترفي الموارد البشرية أكثر مما يريد أو يحتاجون إلى معرفته حول أي موضوع ضروري.

أطلق المؤلفان تشيب ودان هيث في كتابهما "Made to Stick" على "لعنة المعرفة". متى كانت آخر مرة شعرت فيها أن العرض التقديمي كان قصيراً للغاية أو أنه غطى معلومات قليلة جدًا؟ ربما نادرا إذا كان من أي وقت مضى.

يبدأ الأشخاص الذين يبرزون كمقدمي عروض ، والذين يتم الاستماع إليهم ويكون لهم نفوذ ، بالاعتراف بمشكلة الجمهور الذي يساعدون في حله. ثم ، أثناء إعدادهم للعرض التقديمي ، يقومون بفصل ما يجب معرفته من اللطيف الذي يجب معرفته.

خذ نصف وقت التحضير الذي تحتاجه للتركيز على قلب العرض التقديمي وما يحتاج جمهورك إلى معرفته والذي سيساعدهم. أفضل طريقة لكسر "لعنة المعرفة" هي التركيز على ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك وللجمهور.

ارسم العرض التقديمي للخارج على لوحة بيضاء أو قطعة من الورق ، أو استخدم مجموعة من الملاحظات اللاصقة. ما تسلسل النقاط هو الأفضل؟ هل هناك ترتيب للنقاط التي من شأنها أن تجعل أكثر جمهورك؟ كيف ترتبط نقاطك ببعضها البعض؟ اجعلها واضحة إذا لم يفعلوا ذلك ، أخبروا الناس ، "إليك موضوع مختلف تمامًا ولكنه مهم".

أخبر القصص واستخدم أمثلة سوف يجد جمهورك صلة

إلى جانب محاولة تقديم الكثير من الأشياء في وقت واحد ، غالبًا ما تبدو عروض الموارد البشرية مجردة وغير مرتبطة بالحياة اليومية وعمل الجمهور. ما يحدث بعد ذلك هو أن الناس يضبطون ، ويجلسون في الحديث ، ويفترضون أنه ليس عنهم ، ولا يتخذون أي إجراء. هذا يجعل العرض مضيعة لوقتهم ووقتكم.

للتواصل معهم ، لمساعدتهم على التحرك ، يحتاج الناس إلى الأفكار المستندة إلى القصص والأمثلة. أدمغة الإنسان مرتبطة بالقصص وتذكرها. لذا ، قم بتغطية عدد أقل من النقاط - أفضل - مع العديد من الأمثلة. وقم ، كلما أمكن ذلك ، بتقديم أمثلة من قسمهم وتجربتهم اليومية في العمل.

أخبر القصص عن كيفية استخدام الفكرة التي تشاركها. سواءً كانت كيفية حل مشكلة التعويض ، أو كيفية تقديم ملاحظات ، أو كيفية الاشتراك في خطة رؤيتك ، أو كيف تختلف المؤسسة الجديدة عن المنظمة القديمة ، فأخبر القصص. اجعل الجسر واضحًا بين موضوعك وحياتهم واهتماماتهم.

العرض ، لا تخبر جمهورك فقط

الصورة تساوي ألف كلمة في العديد من الحالات. أصبحت مقاطع الفيديو هي القاعدة للتواصل الفعال. في هذا اليوم من أدوات الفيديو التي يمكن الوصول إليها ، غالباً ما يستخدم العارضون الذين يستخدمون نصًا كبيرًا أعذارًا. يقولون ، "لكن عليّ أن أنقل معلومات محددة للغاية." أو "سيكون جمهوري أكثر قدرة على استيعاب هذه الفكرة المعقدة إذا كتبت عليها." لا ، أنت لا ، ولا ، لن يفعلوا ذلك.

ما لم يكن هدفك هو تحمّل جمهورك وتنفيره وإضعافه ، وليس له أي تأثير في السيناريو الأسوأ ، فقم بقص النص. أرسلها في رسالة بريد إلكتروني للمتابعة ، أو شاركها في مستند Google. تحتاج الصور المرئية التي تستخدمها لدعم القصة ، وليس النص البرمجي. بمجرد حصولك على مجموعتك الواضحة من النقاط الرئيسية وتدفق جيد مدعوم بالقصص والأمثلة ، عندها فقط يجب عليك تشغيل أداة عرض تقديمي.

خلاف ذلك ، ينتهي بك المطاف مع الشرائح الخاصة بك التي تخدم واجب مزدوج كما يلاحظ المتكلم الخاص بك. في هذه الحالة ، يجب أن تكون قد أرسلت عبر البريد الإلكتروني فقط بدلاً من إضاعة وقت جمهورك.

تخصيص والارتجال من خلال معرفة جمهورك

بمجرد إنشاء عرض تقديمي جيد يدعم رسالتك الرئيسية بصريًا ، يكون لديك الحرية في تكييفها مع كل جمهور تقدمه. يمكنك توضيح وجهة نظرك ثم السؤال بصوت عالٍ ، "إذن لماذا يجب أن تهتم بهذا؟" وقم بتخصيص إجابتك للجمهور الذي أمامك. قد يختلف ما يهم أعضاء فريق التسويق لديك عن احتياجات موظفي التطوير لديك.

في سنوات من توفير التدريب وتقديم العروض التقديمية للقادة في عشرات المؤسسات مثل Apple و Oracle و SAP و T-Mobile ، تلاشت قوة مجموعة بسيطة من الرسائل. عندما تم دعم الرسائل بصور بسيطة وإيصالها من قِبل مقدم عرض مركَّز يمكنه توضيح النقاط وتوصيلها بالحياة اليومية لجمهورهم ، حدث الاتصال. أليس هذا هو الهدف من تقديم عرض تقديمي؟

----------------------------------------

توبي فيتش شريك إداري في فيتش أسوشيتس. وقد ساهم سابقا في المنشورات بما في ذلك صاحبة المشروع.