10 أشياء يجب أن يعرفها كل مدير برنامج جديد

تعد إدارة البرنامج اختيارًا مهنيًا مجزيًا ومدرٍ جيدًا ، لكن يمكن أن يكون دورًا صعبًا أيضًا. إذا كنت قد حصلت للتو على أول وظيفة في إدارة البرنامج ، أو كنت ترغب في معرفة ما إذا كان ينبغي عليك الانتقال إلى مهنة إدارة البرنامج ، فمن المهم أن تفهم ما تنطوي عليه هذه الوظيفة. ضع في اعتبارك هذه الأشياء العشرة التي يجب أن يكون كل مدير برنامج جديد على دراية بها قبل بدء دور إدارة البرنامج.

إدارة البرنامج ليست هي نفسها إدارة المشاريع

تدور إدارة المشروع حول تخطيط العمل وتنظيم المهام والموارد والتحكم في العمليات وتحقيق هدف محدد. سواءً كان فتح مكتب جديد أو تشغيل تطبيق جديد أو إنشاء استاد أولمبي ، فإن للمشاريع بداية محددة ووسط ونهاية محددة بمجموعة واضحة من الأهداف.

إدارة البرنامج مختلفة وعموما أوسع بكثير. قد يشرف مدير البرنامج على مشاريع متعددة في وقت واحد ، قد يكون لكل منها فريق مشروع خاص بها ومدير مشروع. قد تكون جميع هذه المشروعات معًا جزءًا من برنامج أكبر مصمم لتقديم شيء ذي قيمة للمنظمة مع مرور الوقت.

توقع عدم اليقين

البرامج غير مؤكدة بطبيعتها. على الرغم من أنك قد تعرف الصورة الكبيرة ، إلا أنها عبارة عن بيان رؤية عند البدء. إن المسار الدقيق لكيفية الوصول إلى هناك ، والمشاريع التي ستكون مطلوبة على مدى فترة طويلة من الزمن ، هو شيء يجب عليك أن تمارسه وأنت تعمل.

ستبدأ بالتخطيط المفصل لما تعرفه وتبني صورة لكيفية معالجة ما تبقى منها كلما اقتربت. قم بتوسيع آفاق التخطيط والتسليم بشكل تدريجي حتى لا يمكنك الذهاب إلى أبعد من ذلك.

حجب الوقت على فترات منتظمة لتخطيط الخطوات التالية. يمكنك أيضًا استخدام هذه الفرصة للتأكد من أنك لا تزال على المسار الصحيح لتقديم قيمة أعمال.

احترس من الإرهاق

على الرغم من أن المشروع قد ينتهي خلال عام أو نحو ذلك ، إلا أن البرامج يمكن أن تمتد إلى ما لا نهاية.

يحتاج مديرو البرامج إلى حماية فرقهم من الإرهاق. لا يمكنك العمل بأقصى سرعة إلى ما لا نهاية ، لذا تأكد من حصول موظفيك على وقت توقف كافٍ. يجب أن يشمل ذلك فترات زمنية أكثر هدوءًا في العمل مع عدد أقل من التسليمات والوقت الكافي خارج المكتب لقضاء العطلات.

إدارة الإجازات المرضية عن كثب ، ومشاهدة تقارير العمل الإضافي الخاص بك ، وتنبه إلى حقيقة أن رفاهية فريقك أمر بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في خفض الاستنزاف والحفاظ على الأشخاص الموهوبين لديك لحياة البرنامج.

تحتاج إلى إدارة الوتيرة

عندما تقوم بتقديم برنامج له تاريخ إنجاز بعيد ، فأنت بحاجة إلى إدارة وتيرة العمل.من الصعب الحفاظ على الزخم على مدار عدة سنوات ، لذا فإن دورك كمدير برنامج هو التوفيق بين الأولويات والمشاريع بحيث يتم تقديم مخرجات قابلة للقياس بانتظام.

امزج المكاسب السريعة والتقدم الثابت نحو أهداف الصورة الأكبر. يساعد هذا الفريق في رؤيتك وأنت تمضي قدمًا ويضمن وجود بعض قصص النجاح على المدى القصير لمشاركتها للحفاظ على الدافع مرتفعًا. أخيرًا ، إنه يساعد المستثمرين والمديرين التنفيذيين على رؤية التقدم المحرز.

تدريب فريقك على النجاح

غالبًا ما تقدم البرامج شيئًا جديدًا أو فريدًا أو تحويليًا للمؤسسة. أحد التحديات التي تواجه العمل في مثل هذه المبادرات هو أنك ربما لا تملك المهارات الداخلية لتتمكن من إكمال جميع المهام والمشاريع المطلوبة.

كل شيء على مايرام ومن المتوقع. تتمثل مهمتك كمدير جديد للبرنامج في ضمان قدرتك على المهارات وإعادة التدريب وتطوير الأشخاص الذين لديك حتى تتمكن من تلبية جميع متطلبات الموارد.

قد يكون هناك بعض المناطق التي تحتاج فقط إلى مورد معين لفترة محدودة. على سبيل المثال ، لن تقوم بتدريب أحد موظفيك على كيفية قيادة رافعة شوكية إذا كانت هذه مهارة تحتاجها لمدة أسبوع واحد فقط. ومع ذلك ، إذا كنت تقوم بتحويل الطريقة التي تتم بها إدارة وجود شركتك على الإنترنت ، فمن المحتمل أن يكون لديك خبرة في تطوير مواقع الويب مع بعض الخبرة حول وسائل التواصل الاجتماعي أو تحسين محرك البحث. هذه هي المهارات التي سيعتمد عليها العمل في المدى الطويل.

اتخذ قرارات بشأن أي منها تحتاج إلى تضمينه في الفريق وأيها يجب الاستعانة بمصادر خارجية ، ثم تأكد من أن برنامجك يمكنه تقديم مهام التدريب والتوظيف المطلوبة لتكون جاهزًا لإدارة المخرجات حيث أن كل مشروع يقدم.

الحوكمة أكثر تعقيدًا

إذا كنت قد أتيت من خلفية إدارة المشروع ، فلن تكون الحوكمة مفاجأة لك. إنها الطريقة التي يتم بها تنظيم هياكل المشروعات والبرامج والتحكم فيها لضمان أن يتم اتخاذ القرارات بالطريقة الصحيحة وإشراك الأشخاص المناسبين. من الضروري ضمان التقدم في العمل بطريقة تتناسب مع الحالة التجارية الكلية ، كما أنها تساعد على مساءلة الأفراد.

الحوكمة هي أيضًا الطريقة التي يستطيع بها مكتب إدارة المشروع وكبار المسؤولين التنفيذيين التأكد من أن البرنامج يسير على الطريق الصحيح لتقديم الفوائد. كما أنه يوفر طريقًا رسميًا لإغلاق المشروعات أو البرنامج بأكمله إذا كان من الممكن إثبات أن هذه الفوائد لم تعد ستتحقق.

الحوكمة أكثر تعقيدًا في بيئة البرنامج منها في بيئة المشروع. عادة ما يكون لمجالس المشاريع والمجموعات التوجيهية عضوية على مستوى التنفيذيين. هذا أمر متوقع لأن النتيجة النهائية من البرنامج هي عادة تحول الأعمال.

التخطيط أكثر صعوبة

عادةً ما يقوم مديرو المشروعات ، الذين يشاركون في برنامج ما ، بوضع خطط مشاريعهم معًا ، ثم يجتمع فريق إدارة البرنامج - تحت إشرافك كمدير برنامج - ويتم دمج الخطط.

القول اسهل من الفعل. يتطلب تحديد التبعيات بين المشاريع ومهام المشروع. يفرض عليك إلقاء نظرة على متطلبات الموارد للبرنامج بأكمله والتوفيق بين الأنشطة لتناسب توافر الأشخاص الرئيسيين.

بمجرد وضع خطة البرنامج المدمجة الخاصة بك ، يمكنك تتبعها في مخطط جانت أو أداة برامج أخرى. نظرًا لتتبع مديري المشاريع لمشاريعهم في الوقت الفعلي ، يتعين عليك إجراء تعديلات على خطة البرنامج ، وإبقاء الجميع على علم بالتغييرات وتوضيح معنى ذلك لمجالات عملهم.

ليس عليك التخطيط لكل سطر

باعتبارك مدير برنامج ، فأنت تعتمد على مديري المشاريع لديك للقيام بالتخطيط المفصل. من غير العملي أو المرغوب فيه بالنسبة لك تتبع برنامج يتضمن آلاف المهام.

أنت بحاجة إلى عرض متطور وعالي المستوى للمشاريع بتفاصيل كافية لتوضيح ما إذا كان هناك شيء ما سيكون له تأثير على مستوى البرنامج.

أسهل طريقة للقيام بذلك هي مع تطبيقات البرامج المخصصة. ستكون محاولة إدارة برنامجك بملايين الدولارات في جدول بيانات أساسي أمرًا صعبًا للغاية.

تحتاج إلى تفويض

على الرغم من أنك جيد في التفويض ، فإن كونك في دور إدارة البرنامج يعني أنك بحاجة إلى أن تتحسن فيه.

والخبر السار هو أنه ينبغي أن يكون لديك فريق من مديري المشاريع ، وقد يكون لديك حتى مكتب مخصص لإدارة البرامج لدعم التغيير التحولي الخاص بك.

هناك الكثير من العمل الذي يجب القيام به في أحد البرامج ، وإعداده لضمان تحرك جميع الأجزاء المتحركة معًا في الوقت المناسب هو جهد كبير. لا يمكنك القيام بذلك بمفردك ويجب ألا تحاول. تعرف على مقدار الوقت الذي تحتاجه للقيام ببدء البرنامج ، ثم تأكد من وجود فريق في المكان المناسب لعمل نسخة احتياطية لك.

إذا لم يكن لديك أي شخص في مكتب إدارة البرنامج ، فاطلب إعارة شخص إلى فريق إدارة البرنامج. هناك الكثير بالنسبة لهم للقيام به. على سبيل المثال ، سيكون شخص ما في دور تنسيق المشروع في وضع مثالي لتقديم التنسيق المطلوب على مستوى البرنامج ، مما يتيح لك الفرصة للمشاركة في المهام الاستراتيجية.

لا تخافوا من الصراع

هناك الكثير من فروع البرامج. بدءًا من المشروعات التي تضم أصحاب مصلحة صعبين إلى مواعيد نهائية غير قابلة للتحقيق ، سيمنحك كل يوم فرصًا للنزاع. احترس من الأشياء التي تعطل أداء المشروع وتكون على استعداد للتدخل عند الضرورة لتفادي موقف الصراع قبل أن يبدأ.