تعريف وتتبع الحضور في مكان العمل

يعد تتبع حضور الموظف الخاص بك أمرًا مهمًا بالنسبة إلى شركتك. يتم تعريف الحضور ، بكل بساطة ، بأنه الحضور للعمل ، ولكن كيف يمكنك تتبع حضور كل موظف؟ على الرغم من أنها قد تبدو مهمة شاقة ، إلا أنها بسيطة جدًا إذا طبقت سياسة محددة جيدًا ونظام تتبع.

فيما يتعلق بالموظفين بالساعة أو غير المعفيين ، يحدد نظام الحضور بوضوح الوقت الذي يُفترض فيه أن يحضر الموظفون للعمل. هذا مهم بشكل خاص للعاملين غير المعفيين الذين يقومون في كثير من الأحيان بمهام تتطلب وجود شخص آخر لخدمة العملاء.

من المهم أيضًا للموظفين الذين يشكلون جزءًا من عملية تلقائية تتطلب وجود عامل في كل محطة عمل لإنتاج منتج معين أو خدمة معينة. بشكل عام ، توجد سياسات الحضور بسبب هذه الأنواع من العمال. لا وجود لها من أجل الموظفين المعفيين. يستخدم الحضور أيضًا لتحديد عدد الأشخاص الموجودين في يوم معين ويشير في أغلب الأحيان إلى الموظفين الذين يتقاضون رواتبهم كل ساعة.

حاضر في العمل وقسم الموارد البشرية

يشار إلى الحضور أيضًا باسم "الحضور في العمل" أو "الحضور الحاضر". على سبيل المثال ، قد يقوم قسم الموارد البشرية بتدوين ملاحظات في ملف الموظفين الخاص بالموظف أو في تقييم شركة ما لتحديات أو أهداف مكان العمل.

من أمثلة ملاحظات "الحاضرين" التي يحتفظ بها مدير الموارد البشرية ما يلي:

• روب كان لديه سجل حضور عمل رائع. نادرا ما فاته يوم عمل.
• تواجه ماري تحديًا في الحضور وتصل متأخرة للعمل لمدة يومين على الأقل في الأسبوع.
• بلغ متوسط ​​الحضور في نوبة العمل الأولى 75 في المائة فقط يوم الاثنين لأن الموظفين كانوا يتعافون من متعة عطلة نهاية الأسبوع.
• إن الحصول على موظفين مؤهلين يرغبون في العمل في نوبة عمل ثانية مع حضور جيد أمر صعب. يفضل الموظفون أيام العمل بدلاً من ليالي العمل أو ، يفضلون العمل في نوبة منتصف الليل حتى يكون لديهم أيامهم مجانًا. التحولات الثانية تقطع وقت فراغ الموظف في كل من الأيام والليالي.

ما هي سياسة الحضور؟

ببساطة ، توفر سياسة الحضور الإرشادات والتوقعات المتعلقة بحضور الموظف في العمل على النحو المحدد والمكتوب والمنشور والمنفذ من قبل المنظمة.

توجد سياسات الحضور في معظم الأحيان للموظفين الذين يعملون كل ساعة أو غير معفيين والذين يجب على المنظمة تتبع ساعات العمل بشكل عام والدفع مقابل العمل الإضافي الذي يتجاوز 40 ساعة في الأسبوع.

يلزم حفظ سجلات وقت العمل بموجب قانون معايير العمل العادل (FLSA) الذي يحكم دفع العمل الإضافي.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن الموظفين الذين يتم تتبع حضورهم غالبًا ما يؤدون وظائف تعتمد على حضور موظفين آخرين. وتشمل هذه الوظائف العمل خط الإنتاج في منشأة التصنيع.

أحيانًا ما تستخدم سياسة الحضور بالتبادل مع سياسة التغيب. ومع ذلك ، فإن سياسة الحضور محددة بدرجة أكبر وتقتصر على الحضور ، على عكس سياسات التغيب التي تتناول قضايا إدارة التغيب.

نظام الحضور بدون عيوب

يُعد نظام النقاط الخالية من الأخطاء أحد أمثلة سياسة الحضور الفعالة. الهدف من هذا النظام هو مكافأة الحضور الجيد والقضاء على توظيف الأشخاص ذوي سجلات الحضور الضعيفة. لأنه يستخدم نظام النقاط ولا يعفي الغياب فإنه يترك المديرين والمشرفين خارج دور القاضي وهيئة المحلفين. إنه نظام موضوعي يضع المساءلة والمسؤولية عن الحضور على عاتق الموظف الذي يجب أن يكون عليه.

في نظام الحضور بدون أخطاء ، قد يتم تسجيل حالات الغياب باستخدام هذا النظام:

• كل غياب = نقطة واحدة (لا توجد عدة أيام)
• كل المتأخرة (متأخرة) أو في وقت مبكر = 1/2 نقطة
• كل عدم الحضور للعمل = 2 نقطة
• كل عودة مع عدم وجود مكالمة سابقة = 1 نقطة
• كل ربع خالٍ من الغياب يلغي جميع النقاط ويكافئ الموظف بيوم عطلة مدفوع الأجر.
• يبدأ كل موظف من جديد ، بلا نقاط ، كل عام.

العمل التأديبي التدريجي يرافق نظام الحضور بدون خطأ. إذا حصل الموظف على قدر معين من النقاط ، فسيتلقى تحذيرًا يزداد سوءًا. مثل هذا النظام يسمح لكل من صاحب العمل والموظف بمعرفة بالضبط ما ستكون عليه عواقب ضعف الحضور.

• 7 نقاط = تحذير شفهي
• 8 نقاط = تحذير كتابي
• 9 نقاط = 3 أيام للتعليق
• 10 نقاط = الإنهاء

من المهم أن تجعل موظفيك على المسار الصحيح من خلال سياسة حضور مفصلة تتضمن مكافآت وعقوبات لحضور الموظف كل ساعة.