إنشاء خطة يومية للعمل بشكل أكثر كفاءة

تتمثل الخطوة الأولى والأكثر أهمية التي يجب اتخاذها تجاه العمل بكفاءة أكبر في وضع خطة يومية. من المهم أن يتم كتابة خطتك في مكان ما: في تقويم ، أو مفكرة ، أو تخزينها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لا تذهب ببساطة من خلال قائمة مراجعة ذهنية كل يوم.

وجود خطة مكتوبة أمر لا بد منه للحفاظ على الأفكار المزعجة من الجزء الخلفي من رأسك وللمساعدة في منع الكوارث لأنك تنسى شيئًا مهمًا. سيجد معظم الناس أنهم بحاجة إلى التحويل من خطة يومية من وقت لآخر ، ولكن وجود خطة ستساعدك على تنظيم وقتك بشكل أفضل ، والاستعداد لمشاريع محددة مسبقًا ، وستوفر لك الخطة صورة ذهنية أوضح عن كل الأشياء عليك أن تفعل.

التخلص من الانحرافات اليومية مع خطة

إذا وصلت إلى العمل كل يوم وغمرت على الفور بقائمة طويلة "للقيام" وفوضى مكتبك ، في أحسن الأحوال ، سوف تندمج في يومك مثل فرس سباق (وتنتهي بسرعة بعد سباق ، تمامًا مثل فرس سباق) تركز على ما يبدو الأكثر إلحاحا في أي وقت معين. الحالة الأسوأ هي أنك ستجلس في فانك لا تعرف من أين تبدأ. في كلتا الحالتين ، ببساطة "إخماد الحرائق" كل يوم هي الطريقة الأقل فعالية لمهاجمة عبء العمل الخاص بك وأفضل طريقة لإرهاق نفسك بينما تتقدم أكثر.

بدون خطة ، ستنتقل الأمور بسرعة عن الأنظار: يرن الهاتف ، وتبدأ في الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، ويبدأ زملاء العمل في الدردشة ، وقبل أن تعرف ذلك ، وصل وقت الغداء ولم تحقق الكثير من الإنجازات. قد تتضمن خطتك اليومية ساعة كل صباح للاستقرار فيها عن طريق إعادة المكالمات ، والتحقق من البريد الإلكتروني قبل البدء في مهام أخرى ، ولكنها ستعمل أكثر من مجرد تقديم إرشادات حول ما يجب القيام به مع وقتك. على سبيل المثال ، إذا قمت عن قصد بتخصيص ساعة واحدة للقيام بشيء وتجاوزت هذا الحد الزمني ، فستعلم أنك بحاجة إلى ضبط خطتك لليوم التالي.

عن طريق تحديد يومك في قطاعات أو عن طريق المهام ، يمكنك بسهولة تحديد المناطق التي تعاني من المشاكل وأوقات الكفاءة القصوى (على سبيل المثال ، قد تكون أقل كفاءة بعد الغداء إذا كنت تعاني من الركود بعد الظهر أو قد تكون بداية بطيئة في الصباح).

تجنب تحمل أكثر مما تستطيع التعامل معه

المتفائل هو شخص يمكن أن يرى الإيجابية في موقف معين وسوف يركز بشكل عام على الاعتقاد بأن "كل شيء ممكن". لا حرج في أن تكون متفائلاً ما لم يقودك ذلك إلى التقليل من قدراتك ، والوقت الذي يستغرقه لإنجاز شيء ما ، ويؤدي إلى اتخاذ أكثر مما تستطيع.

يمكن للواقعي أن يكون متفائلاً ، لكن الواقعي يرى أيضًا الخدمات اللوجستية التي قد تكون متورطة في التعامل مع موقف ما وستؤثر في العقبات والقيود المحتملة.

إذا لم يكن لديك خطة لعبتك مُصطفة لهذا اليوم ، فقد تجد صعوبة أكبر في قول لا لمساعدة الآخرين أو القيام بمشاريع إضافية لأن لديك موقفًا إيجابيًا "يمكن أن يفعله" يتجاوز الواقع أو المنطق السليم. من السهل التقليل من الوقت الذي تستغرقه الأشياء لإنجاز المهام الخاصة بك ، وليس أقل من شخص آخر إذا كنت تعتقد أنك خارقة وأن النظرة المشمسة هي كل ما يتطلبه الأمر لإنجاز الأمور.

إن معرفة ما هو موجود على طبقك لهذا اليوم ، وبعد تحديد ميزانية بالفعل لوقتك الخاص لمهام محددة ، يمكن أن يساعدك على الوفاء بالمواعيد النهائية ، وإنجاز المزيد من المهام كل يوم ، وأن تكون أكثر واقعية بشأن القيام بعمل إضافي.

وضع خطة الهجوم الخاصة بك

قبل التوجه إلى العمل ، حدد مسبقًا ما الذي ستركز عليه عندما تصل إلى هناك. والأفضل من ذلك ، أن تخطط ليومك في الليلة السابقة وأن تعد مكتبك للمهام التي تريد إنجازها في الصباح. على سبيل المثال ، احصل على ملفات أو مواد للقراءة منظمة لهذا الصباح حتى تتمكن من الانتقال مباشرة أو وضع العناصر التي تحتاجها لكتابة أو إجراء مكالمات هاتفية لإرجاعها بالترتيب الذي تحتاج إليه.

إن وجود خطة يمكن أن يساعدك على إنشاء إجراءات يمكن التنبؤ بها ، والتي بدورها ستجعلك أكثر استعدادًا لمواجهة الأيام التي تسودها الفوضى عندما يطلب رئيسك أو عميل صيانة عالي المزيد من وقتك.