5 الاختلافات بين المشاريع والأعمال المعتادة

هل تعمل في مشروع؟ أو هل ما تفعله جزء من العمليات اليومية لعملك؟

عندما أتحدث إلى أفراد في فرق ، فإنهم يخبرونني غالبًا أنهم غير متأكدين مما إذا كانوا يعملون في مشروع أو عمل كالمعتاد. كلاهما مطلوب في إحدى المؤسسات وهو صالح على قدم المساواة ، لكنه يساعد على فهم ما تعمل عليه حتى تتمكن من رؤية المكان الذي يناسبها في المنظمة بشكل أفضل.

هناك خمسة اختلافات رئيسية بين عمل المشروع والأعمال كالمعتاد (غالباً ما يختصر باسم BAU) العمل.

تغيير مقابل تحديد الأعمال

أولاً ، هناك اختلاف في كيفية معالجة التغيير.

العمل كالمعتاد العمليات تشغيل الأعمال. أنها تبقي الأنوار ، وخدمة العملاء وضرب الأهداف. فرق جامعة البلقاء التطبيقية هي أيضًا أول من يعرف متى لا تعمل العمليات الحالية ولم تعد مفيدة. عندما يحدث ذلك ، تحدد فرق جامعة البلقاء التطبيقية الحاجة إلى التغيير.

يمكن للمدير ، كجزء من المراجعة الإستراتيجية ، أن يقترح التغييرات التي يجب إجراؤها لوحدة لتحقيق أهدافها. أو قد يقدم أحد أعضاء الفريق اقتراحًا للتغيير. في الطرف الآخر من الطيف ، قد يكون لديك حالة عمل كاملة صادرة عن أحد كبار المديرين لتقديم التغييرات المطلوبة لمساعدة قسمهم على الوصول إلى أهدافه السنوية.

انها ليست مجرد تبسيط العمليات التجارية. أولئك الذين يعملون في أدوار BAU قد يدركون أيضًا أن التغيير أمر ضروري بسبب التحولات في الإطار التنظيمي أو كجزء من المشهد التنافسي للمنظمة. يعمل موظفو Frontline على تقديم الإستراتيجية ويعرفون ما يريد أن يكون مختلفًا للوصول إلى هناك.

المشاريع ، من ناحية أخرى ، تساعد في تنفيذ كل هذا التغيير. تقدم المشروعات التغيير إلى وظائف BAU وعبرها باستخدام إدارة المشروع. سنوضح ما هي إدارة المشروع. تعمل منظمة المشروع على تقديم التغيير الذي حددته فرق BAU. يحدث هذا بمجرد أن يمر المشروع بعملية الموافقة ، والتي عادة ما تكون حالة تجارية وموافقة الإدارة العليا.

هذا لا يعني أن الأشخاص في دور المشروع لا يمكنهم أبدًا اقتراح تحسينات على الممارسات التجارية ، لكنهم سيقومون بذلك بموجب دورهم كموظف بدلاً من أن يكونوا جزءًا من دورهم في المشروع.

هذا الانقسام ، الذي ستسمع أيضًا تلخيصه كـ "تغيير النشاط التجاري ، وإدارة النشاط التجاري" ، يكون ملحوظًا في نهاية المشروعات أيضًا. التغيير الذي ينفذه المشروع هو تقديم مخرجات. قد يكون هذا جزءًا من برنامج جديد أو مبنى أو خدمة جديدة أو أي شيء آخر. فريق جامعة البلقاء التطبيقية هو المسؤول عن ذلك والاستفادة منه لتقديم فوائد. بمعنى آخر ، يوفر المشروع القدرة على الحصول على الفوائد ، وتستخدم عمليات BAU تلك القدرة للحصول على الفوائد.

إدارة مقابل تخفيف المخاطر

لكي تكون الأعمال كالمعتاد فعالة ، ستجد فرق BAU تسعى إلى التخفيف من جميع المخاطر على العمليات. إن التخلص من عدم اليقين من العمل من أجل تحسين الاستقرار التنظيمي والعمليات القابلة للتكرار أمر جيد.

بحكم طبيعتها الفريدة وغير المؤكدة ، تتطلب المشروعات عنصر المخاطرة. تحرز الشركة قفزة كبيرة في المجهول فقط عن طريق القيام بمشروع لأنها تقدم التغيير وتقدم شيئًا لم يكن موجودًا من قبل.

فرق المشروع ، لذلك ، نهج المخاطر بطريقة مختلفة عن فرق جامعة البلقاء التطبيقية. يسعى مديرو المشروعات إلى إدارة المخاطر - الإيجابية والسلبية على حد سواء - للحصول على أفضل النتائج. قد يشمل ذلك تخفيف المخاطر لمحاولة الحد من احتمالية حدوثه ، لكنه يتضمن أيضًا استراتيجيات أخرى لإدارة المخاطر. من غير المحتمل أن تطفئ المخاطر من أي وقت مضى على المشروع ، لكن قد تكون قادرًا على القيام بذلك لأسباب تشغيلية جيدة لعملك في الجامعة.

واحد هو "الزمن المحدد" ، والآخر مستمر

المشاريع لها تاريخ بداية وتاريخ ونهاية ، وهي حدث لمرة واحدة. هذه هي دورة حياة المشروع. في الواقع ، فإن الخاصية المميزة للمشروع هي أنهائه. يعمل مدير المشروع والفريق على المشروع خلال هذا الوقت. في النهاية ، تم حل الفريق.

جامعة البلقاء التطبيقية لا تتوقف وهي مستمرة. يمكنك ، بالطبع ، إغلاق إحدى الوظائف أو إيقاف العملية إذا لم تعد هناك حاجة للعمل - على الرغم من أنه سيتم إدارتها كمشروع! تنتج وظيفة BAU العمل المستمر دون تاريخ انتهاء متوقع.

للاستفادة أو عدم الكتابة بالأحرف الكبيرة

يمكن رسملة المشاريع وكثيرا ما لا يمكن أن تكون BAU - أنت تعتمد على نفقات التشغيل لعملك المستمر كعمل معتاد. بمعنى آخر ، تختلف المعالجات المحاسبية للمشروعات والمهام الأخرى.

غالبًا ما يتعلق تمويل المشروع بجلب أحد الأصول إلى الخدمة - مما يعني أنه يمكن رسملة التكاليف. في بعض الحالات ، اعتمادًا على المكان الذي تتواجد فيه في العالم ولوائح المحاسبة المحلية الخاصة بك ، يمكنك حتى أن تأخذ تكاليف المشروع دون المستوى المطلوب.

عادةً ما تُعتبر تكاليف BAU بمثابة opex (مصروفات التشغيل) ويتم تتبعها في حسابات الأرباح والخسائر للشركة.

يعتبر تمويل المشروع وتمويل الأعمال ، بوجه عام ، مجالًا متخصصًا للغاية ، لذا فمن الأفضل دائمًا أن تحصل على مشورة من خبراء المالية قبل إصدار الأحكام بشأن ما يجب أو لا ينبغي أن يستفيد من مؤسستك. قواعد المحاسبة تختلف حسب البلد ، وحتى حسب المؤسسة حيث الشركات الفردية لديها عمليات معينة وطرق القيام بالأشياء.

عندما تكون في شك ، تحقق دائمًا!

الفرق الوظيفية مقابل الفرق الوظيفية

أخيرًا ، هناك فرق كبير في تشكيلة فرق المشروع. تميل المشاريع إلى إشراك فرق متعددة التخصصات من الخبراء مجتمعة لتقديم مخرجات معينة. من المهم معرفة كيفية تحفيز فريق المشروع لأنه قد لا يعرف الجميع الهدف المحدد في البداية. إذا لم يكن لدى الناس فهم واضح لما يعملون عليه ، فإنهم لا يميلون إلى القيام بعملهم الأفضل.

تتكون فرق المشروع من أشخاص يقومون بأدوار معينة. هذه ليست ألقاب عمل ولكن مناصب داخل المشروع مع مسؤوليات متميزة. الأدوار الرئيسية في فريق المشروع هي:

• راعي المشروع
• مدير المشروع
• مورد أقدم (المنظمة المسؤولة عن القيام بالعمل ، والتي يمكن أن تكون فريق داخلي مثل IT أو مقاول خارجي أو بائع)
• العميل (قد يكون هذا عميلًا داخليًا مثل مدير إدارة مختلف ، أو في مؤسسة خدمات عملاء ، العميل الذي تقوم بتسليم المشروع من أجله)
• خبراء في الموضوع (جلب الأشخاص إلى الفريق إما خلال مدة المشروع أو جزء منه يستخدمون خبراتهم للمساهمة في نجاح المشروع).

تعرف على المزيد حول الأدوار في فريق المشروع.

BAU العمل ، من ناحية أخرى ، تدار من قبل فرق وظيفية. هم خبراء في حد ذاتها ولكن مجمعة معا كشعبة. عادة ما يكون التداخل متعدد الوظائف مع الإدارات الأخرى أقل من فرق المشروع.

عادة ما يكون واضحًا جدًا ما الذي يُفترض أن تعمل عليه فرق جامعة البلقاء التطبيقية والأهداف واضحة. سيكون لديهم أهداف محددة ورؤية للدور الذي يلعبه القسم في الشركة. على سبيل المثال ، سيكون فريق خدمة العملاء الذي يعمل كجزء من قسم خدمة عملاء أكبر يتعامل مع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني من العملاء حول المنتج الخاص بك.

إنه معقد لأنه يمكن أن يكون هناك تداخل. على سبيل المثال ، قائد الفريق في مركز الاتصال هذا متخصص في هذا المجال. قد يتم إعادتهم إلى فريق مشروع لإدارة حزمة العمل والموارد المتعلقة بتسليم جزء من مشروع يتعلق باتصال العملاء. ولكن في عمل المشروع ، يأخذون دور خبير الموضوع ، وليس قائد فريق خدمات العملاء. كعضو في فريق المشروع ، سيكونون مسؤولين عن الجزء الخاص بهم من ميزانية المشروع ولديهم درجة عالية من التقدير حول كيفية تنفيذ العمل لتحقيق الأهداف النهائية.

قد لا يكون هذا في دورهم BAU.

جامعة البلقاء التطبيقية والصراعات المشروع

يمكن أن يجلس العمل في المشروع وأعمال BAU بشكل جيد إلى جانب بعضهما البعض ، ولكن غالبًا ما يكون هناك توتر. يحدث ذلك لأن المشاريع تحاول تغيير الوضع الراهن. الوضع الراهن يعمل بشكل جيد ، والناس في معظمهم لا يحبون التغيير.

ثانياً ، عندما تطلب من الناس الانضمام إلى فريق المشروع الخاص بك ، يمكن أن يعانون من تضارب الولاءات. هل المسؤولية الأولى عن عملهم اليومي أم عن المشروع؟ يمكن أن تساعد الأهداف الواضحة والالتزام القوي بالمشروع من الإدارة هنا ، وكذلك الحفاظ على خطوط الاتصال مفتوحة حتى يعرفوا ما ينبغي أن تكون عليه الأولويات.

ثالثًا ، الحفاظ على إدارة النشاط التجاري هو الأولوية دائمًا. وله تأثير ضمني بالنسبة لفرق المشروع التي قد ترى خفض التمويل ، وتراجع الموارد الرئيسية إلى أدوار جامعة البلقاء التطبيقية ، وتأخرت الجداول الزمنية لأن الحفاظ على العمليات اليومية للمنظمة مستمرة في التركيز.

يمكن أن يشعر مديرو المشاريع بالإحباط من هذا ، لكن الأمر سيكون دائمًا هكذا ، ويجب أن يكون كذلك. ليس هناك فائدة من تقديم مشروع رائع إذا كانت الشركة قد فشلت في هذه الأثناء ولم يعد هناك أحد لاستخدام ما قمت ببنائه!

مع وضع هذه الإرشادات في الاعتبار ، يجب أن يكون من السهل معرفة ما إذا كنت تعمل في مشاريع أو جامعة البلقاء التطبيقية أو كليهما.