10 تقنيات إدارة الوقت الخالدة

كل شخص لديه نفس 24 ساعة في اليوم ، ولكن يبدو أن بعض الناس أكثر إنتاجية مع ذلك الوقت من الآخرين. إذا كنت لا تشعر بالإنتاجية ، فإن الحل المعتاد الذي يتبادر إلى الذهن هو أنك تحتاج إلى إدارة وقتك بشكل أفضل. لا يمكنك حقًا "إدارة" الوقت ، لأن هناك 24 ساعة في اليوم ، 60 دقيقة في الساعة ، 60 ثانية في الدقيقة ، وهذا لا يتغير أبدًا.

ومع ذلك ، يمكنك التحكم في المكان الذي تقضي فيه وقتك وكيفية ذلك واتخاذ الإجراءات اللازمة لتقليل أو إهدار الوقت. في الواقع ، فإن إدارة الوقت هو كل شيء عن إدارة نفسك.

فيما يلي عشر طرق صالحة لكل الأوقات للسيطرة على الجدول الزمني الخاص بك كل يوم لتحقيق أقصى استفادة من الوقت المتاح لديك.

1) تحديد الأهداف ذات الأولوية

بدون أهداف ، قد تجد أنك تميل إلى البحث عن أي شيء يبدو أكثر إلحاحًا أو يحدق في وجهك. من الصعب ألا تتشتت الانتباه عن الأشياء اللامعة. لمنع حدوث ذلك ، حدد أولوياتك الحقيقية في حياتك ، واتجه نحوها من خلال تحديد أهداف سنوية وشهرية وأسبوعية ويومية أو النتائج المرجوة. رتب كل منها باستخدام النظام التالي:

• الأهمية: (أ = عالية ، ب = متوسطة ، ج = منخفضة)
• الإلحاح: (1 = مرتفع ، 2 = متوسط ​​، 3 = منخفض)

اعمل دائمًا على الأهداف والمهام الأكثر إلحاحًا والأهمية (A1) أولاً ، ثم انقل إلى أسفل قائمتك.

2) اتبع القاعدة 80/20

تقول "قاعدة 80/20" ، المعروفة أيضًا باسم مبدأ باريتو ، إن 80 في المائة من نتائجك تأتي من 20 في المائة من أفعالك. إنها طريقة لعرض استخدامك للوقت ، وتحديد أولويات المهام التي تختارها مقارنة بأهدافك الأكثر أهمية. هل تركز على 20 بالمائة من الأنشطة التي تنتج 80 بالمائة من النتائج المرجوة؟

3) تعلم أن تقول لا

عندما يقدم الآخرون طلبات منك ، قد تكون هذه المهام مهمة لهم ، ولكن تتعارض مع أهم أهدافك. خاصة عندما يكون هناك شيء تريد القيام به ، ولكن ببساطة لا يتوفر لديك الوقت لذلك ، قد يكون من الصعب للغاية قول لا.

على الرغم من أنه من الرائع أن تكون لاعبًا في الفريق ، إلا أنه من المهم أيضًا معرفة متى وكيف تكون حازمًا وإبلاغ الشخص بأنه لا يمكنك التعامل مع طلبهم في الوقت الحالي. إذا كنت توافق على تولي المهمة ، فتفاوض بشأن موعد نهائي يساعدهم على تحقيق أهدافهم دون التضحية بأهدافك.

4) التغلب على المماطلة باستخدام نظام "4D"

• احذفه: ما هي عواقب عدم القيام بالمهمة على الإطلاق؟ النظر في 80/20 القاعدة ؛ ربما لا يلزم القيام به في المقام الأول.
• تفويضها: إذا كانت المهمة مهمة ، اسأل نفسك عما إذا كنت حقًا مسؤولاً عن القيام به في المقام الأول. هل يمكن إعطاء المهمة لشخص آخر؟ راجع "10 أشياء يجب على المدير ألا يفوضها أبدًا."
• افعلها الآن: تأجيل مهمة مهمة لا بد من القيام بها فقط يخلق مشاعر القلق والتوتر. تفعل ذلك في وقت مبكر من اليوم ما تستطيع.

• تأجيل: إذا كانت المهمة لا يمكن إكمالها بسرعة وليست عنصرًا ذا أولوية عالية ، فما عليك سوى تأجيلها.

5) أكل الضفدع

من كتاب براين تريسي ، أكل هذا الضفدع ، "إذا كان أول شيء تفعله كل صباح هو تناول ضفدع حي ، فيمكنك المرور طوال اليوم بارتياح لمعرفة أن هذا ربما يكون أسوأ شيء سيحدث لك طوال اليوم".

تمثل الضفادع كل يوم المهام التي سيكون لها أكبر تأثير على تحقيق أهدافك ، والمهام التي من المرجح أن تؤدي إلى تسويف البداية.

6) تقليل عدد الاجتماعات

الاجتماعات التي يتم تشغيلها بشكل سيء هي أوقات للوقت ، مضروبة في عدد الأشخاص في الاجتماع. راجع "كيفية قيادة اجتماع فريق".

7) جرة الزجاج: الصخور والحصى والرمل والماء

صنف مهامك بهذه الطريقة ، ثم تعامل مع "الصخور" أولاً. إذا استمررت في معالجة الأشياء الصغيرة (الرمل والحصى والماء) ، وليس العناصر الإستراتيجية المهمة ، الصخور ، فستملأ جرة الخاص بك بسرعة بدون مساحة لمزيد من الصخور.

8) القضاء على يهدر الوقت الإلكترونية

كل شخص لديه بعض الانحرافات التي تقاطعهم وتأخذ وقتهم بعيدًا عن عملهم. هو لك الفيسبوك؟ تغريد؟ التحقق من البريد الإلكتروني؟ الرسائل المستمرة مع الأصدقاء والعائلة؟ التوقف عن التحقق منها في كثير من الأحيان عن طريق تجميع هذه الأنواع من المهام. حدد وقتًا ، ثم تحقق والتعامل معهم جميعًا مرة واحدة. امنح نفسك 30 دقيقة ثم عد إلى المهمة. دفعهم واتخاذ استراحة مرة أو مرتين كل يوم للرد.

9) الحصول على المنظمة

من أجل إدارة وقتك بشكل فعال وتكون منتجة كل يوم ، عليك إنشاء البيئة المناسبة. التخلص من الفوضى عديمة الفائدة ، وإنشاء نظام فعال لحفظ الملفات ، وله مكان قريب لجميع عناصر العمل التي تحتاج إليها بشكل متكرر ، واستخدام أدوات إدارة سير العمل لمساعدتك في إنشاء بيئة إنتاجية.

10) اعتني بصحتك

ستمنحك ليلة سعيدة وأكل صحي وممارسة الرياضة الطاقة والتركيز والقدرة على التحمل اللازمة لتحقيق أقصى استفادة من يومك. قد يبدو أن العمل أكثر أهمية ويمكنك دائمًا اللحاق بالنوم والطعام والتمرين لاحقًا. إذا فقدت صحتك ، لا يمكنك العمل أو القيام بأي شيء آخر في هذا الشأن ، لذلك لا تبخل برعاية نفسك.