أدوات تقييم نظام تتبع مقدم الطلب

يمكن العثور على نظام تتبع مقدم الطلب المناسب الذي يلبي جميع احتياجات مؤسستك مهمة ساحقة. يمكن أن يكون تحديًا حتى معرفة أين تبدأ عند النظر في أنظمة تتبع مقدم الطلب وكيفية مقارنة كل حل.

ستجد هنا مجالات مهمة للتحقيق فيها ، وأسئلة يجب طرحها والردود على التحليل أثناء عملية تقييم أنظمة تتبع مقدم الطلب. هذه المعلومات ستوجه شركتك في البحث عن نظام تتبع مقدم الطلب المناسب لتلبية احتياجاتك.

تحديد صانعي قرار نظام تتبع مقدم الطلب

يجب على الشركة تنظيم نفسها داخليًا قبل بدء أي عملية تقييم لأنظمة تتبع مقدم الطلب. عند التحضير لتقييم نظام تتبع مقدم الطلب ، من الضروري تشكيل تعاون مع أصحاب المصلحة ومنح صناع القرار هؤلاء الوقت للوصول إلى قرار مستنير.

يجب أن تكون لجنة الاختيار الخاصة بك على استعداد لتقييم نقاط القوة والضعف لكل مورد لنظام تتبع مقدم الطلب. يجب أن تضم لجنة الاختيار هؤلاء الأعضاء.

• اختيار التنفيذي: هذا هو عادة نائب الرئيس الأول (SVP) أو نائب الرئيس (VP) للموارد البشرية الذين يمكنهم تمكين أعضاء اللجنة الآخرين بتوجيهات ورؤية واضحة. يجب أن يكون لدى الشخص أيضًا القدرة على شرح اختيار البائع من حيث العائد على الاستثمار (ROI) لنظرائه.
• مدير الاختيار: يجب أن يكون لدى هذا الشخص فهم كامل لعملية التوظيف ونقاط الألم في الشركة من أجل إنشاء أساليب بحث واختيار مناسبة.
• عضو اللجنة: لضمان تمثيل صوت المستخدمين وأن التبني الناجح للحل الذي تم اختياره سيحدث.

• المساهمون باللجنة: هم أعضاء من الإدارات الأخرى التي توفر مدخلات إضافية لعملية اختيار نظام تتبع مقدم الطلب. يمكن لأولئك من ذوي الخبرة المالية تقديم مدخلات حول الاستقرار المالي للبائعين أو مقارنة التكلفة الإجمالية لكل نظام تتبع مقدم الطلب فيما يتعلق بميزانية المشروع. يمكن للمساهمين في تكنولوجيا المعلومات تثقيف أعضاء اللجنة بالقدرات التقنية لأنظمة تتبع المتقدمين للبائعين والمساعدة في مقارنة كل حل بالنظام الحالي.

  يجب أن يكون أعضاء اللجنة أشخاصًا يمكنهم التعرف على قيمة أدوات التكنولوجيا وتحسين العمليات وخدمة العملاء من حيث صلتها برؤيتك المؤسسية لإدارة المواهب.

توثيق عملية التوظيف الحالية الخاصة بك

بعد قيامك بتجميع لجنة اختيار نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك ، تكون مهمتك الأولى هي إنشاء مستند يتتبع عملية طلب الموظف ، وعملية التوظيف ، ودور مدير التوظيف ، والمجند ، والمرشح لإكمال عملية التوظيف. ثم يجب أن تناقش لجنتك لماذا كل خطوة ضرورية وما الذي سيحدث إذا تم إزالتها.

بسّط عملية التوظيف الخاصة بك وتأكد من أن كل خطوة تضيف قيمة حقًا وتساعدك في إنتاج أجور عالية الجودة. سيتيح هذا لجنتك لمقارنة احتياجات عملية التوظيف الخاصة بك مع إمكانيات كل نظام تتبع مقدم الطلب. يمثل هذا التقييم فرصة عظيمة للتعرف على أفضل الممارسات في التوظيف ومراجعة عملية التوظيف الحالية وتحسينها.

تحديد المتطلبات لنظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك

الآن وقد حددت بوضوح عملية التوظيف لشركتك ، فإن لجنتك مستعدة تمامًا لتحديد متطلبات شركتك لنظام تتبع مقدم الطلب. ضع في اعتبارك أنك تريد الحصول على إجابة واضحة للأسئلة التالية:

• لماذا تشتري نظام تتبع المتقدمين؟
• هل تتوافق عملية التوظيف الحالية مع أهداف شركتك؟

إن وضع هذه الأسئلة في الاعتبار سيساعد لجنتك في تقديم حجة قوية لشراء حل تتبع مقدم الطلب. من أجل نظام تتبع مقدم الطلب الذي تختاره أن يكون لديك اتصال قوي بعائد الاستثمار ، يجب أن تنشئ لجنتك توقعات واضحة لما تريده في نظام تتبع مقدم الطلب.

يجب أن يقوم نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك ببناء علاقة أفضل بين شركات التوظيف ومدراء التوظيف ، وتبسيط عملية إنشاء طلبات الشراء والموافقة عليها ، وتحسين جودة التعيينات الخاصة بك. يجب على نظام تتبع المتقدمين الخاص بك تبسيط جهود التوظيف لمتخصصي الموارد البشرية من خلال الأتمتة ، وخلق عملية توظيف أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة. هذا هو الوقت المثالي لمواجهة تحديات الموارد البشرية الشائعة ، مثل:

• حجم كبير من السير الذاتية مع عدم وجود وسيلة فعالة لقبول ومراجعة وإدارة.
• حجم كبير من فرص العمل مع الاتصالات الداخلية المرهقة.
• عدم القدرة على الوصول إلى المعلومات بسرعة والإبلاغ عن جميع مقاييس التوظيف.
• فقدان المتقدمين المؤهلين بسبب التخزين العشوائي للسير الذاتية.
• ازدواجية جهود التوظيف بين مختلف المكاتب الفرعية والأقسام المحلية أو الخارجية.
• نفقات صيانة ودعم تقنية معلومات مفرطة مع تقنية محلية.
• تتبع غير فعال لبيانات الامتثال EEO-OFCCP.

• تكافح للحصول على الاهتمام المناسب من تكنولوجيا المعلومات للترقيات والتحسينات التكنولوجية.

واغتنم هذه الفرصة أيضًا للنظر في قيمة التحسينات من العمليات والتقنيات الجديدة مثل:

• تجنب استخدام وحدات مختلفة ،
• تحسين الاتصالات ، و
• معالجة القضايا العالمية.

للحفاظ على هذا التحكم ، تحتاج إلى تحديد "يجب أن يكون لديك" من أجل القضاء على البائعين غير المؤهلين. على سبيل المثال ، كعامل أساسي ، قد تقرر لجنتك أنك ستنظر فقط في البائعين الذين يقدمون حلاً يستند إلى الويب بدلاً من نظام مثبت ، لأن الحل المستضاف يزيل أي عبء على فريق تقنية المعلومات لديك.

تحديد المتطلبات لنظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك

سيؤدي تحديد أهداف العمل الواضحة إلى ربط أولوياتك بمتطلباتك. من الضروري أن تظل لجنتك تركز على متطلبات النظام الأولية. يجب أن تتجنب اللجنة تشتيت انتباهها من خلال عناصر النظام التي لا تتوافق مع أولويات شركتك. لقد أدركت أهداف العمل الهامة والمتطلبات الرئيسية التي يجب مراعاتها عند تشكيل أهدافك الخاصة.

المتطلبات الرئيسية الواجب مراعاتها في نظام تتبع مقدم الطلب

• كفاءات العملية: يمكن أن تؤدي عملية مركزية إلى تحسين مجموعة متنوعة من المهام بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، طلبات الوظائف وتتبع وإدارة برامج إحالة الموظفين ونقلهم.
• يسمح للمتقدمين بالتقدم بسرعة وسهولة إلى مؤسستك للحصول على راتب وتأجير كل ساعة دون المرور بصفحات متعددة من الأسئلة.
• يمكن أن تسهل تجنيد الحجم الكبير مع بقاء فعالة من حيث التكلفة.
• حل قابل للتكوين بدرجة كبيرة ويمكنه التهيئة لعملية إدارة التوظيف الفريدة الخاصة بنا ويمكنه استيعاب احتياجاتنا الناشئة مع نمو منظمتنا أو تغيير عملياتنا.
• تحسين قدرات الإبلاغ: تواجه العديد من المؤسسات تحديًا في تحديد إجمالي إنفاقها على البائعين وتحديد المصادر ومقارنة المقاييس. التنسيق من خلال مصدر واحد سيسمح بتقديم تقارير مركزية دقيقة.
• يسمح لمقدمي التوظيف بالبحث في قاعدة البيانات على جميع المعلومات ، ومعايير محددة.
• يتضمن مركز التقارير الذي يمكّن المستخدمين من تشغيل التقارير المخصصة وحفظ المعايير للاستخدام في المستقبل ، بالإضافة إلى تشغيل التقارير القياسية في الصناعة ، بما في ذلك تكلفة الإيجار ، والوقت اللازم لملء البيانات ، وفعالية المصدر ، وأكثر من ذلك.

بناء هوية العلامة التجارية والتوعية

• إنشاء اتصال بين مقدم الطلب وتجربة التوظيف الإيجابية سوف يحظى باعتراف بالعلامة التجارية. يمكن للعلامة التجارية القوية أن تولد ثقة من شأنها أن تدفع حركة مرور المتقدمين وتعزز تجمع المواهب لديك.
• يمكن الوصول إلى صفحات الويب الخاصة بمركز التوظيف ذي العلامات التجارية من خلال موقع الويب الخاص بشركتك.
• يسمح لجهات التوظيف بنشر المعلومات المهنية بسهولة على موقع الشركة على الويب.
• توفير قدرات متعددة اللغات للدعم العالمي.
• EEO / AAP المتوافقة.
• القدرة على الحفاظ على قياس دقيق لهذه المعلومات ستظل متفقة مع اللوائح الفيدرالية وتجنب أي إجراءات قانونية ضد المنظمة. سوف يساعد أيضًا في تحديد جودة مقدم الطلب.
• قادر على التقاط وتتبع وتقديم التقارير الطوعية EEO ، مع الاستمرار في الامتثال للمبادئ التوجيهية التي وضعتها EEO / OFCCP.
• قادر على فرز المرشحين مسبقًا مع أسئلة الإلغاء من أجل الإشارة إلى أولئك الذين يستوفون المؤهلات الأساسية لهذا المنصب.
• تحسين الاتصالات.
• يُنشئ بيئة تُعلم بفعالية جميع المستخدمين وستوحدهم وتبسيط عمليات المنظمة.
• يتضمن مركز اتصال لتسهيل الاتصال بين المجندين ومديري التوظيف والمرشحين. يسمح أيضًا للمستخدمين بجدولة المواعيد وترك الملاحظات وملاحظات المقابلات وإرسال رسائل جماعية والرد التلقائي على المتقدمين عند استلام السيرة الذاتية.

دعم العملاء لنظام تتبع مقدم الطلب

• يعتمد اعتماد المستخدم الكامل على مستوى دعم العملاء المقدم من البائع أثناء وبعد التنفيذ.
• فريق دعم متوفر بسهولة ، مكرس لإدارة مشكلات الشركة والمستخدم أثناء استخدام أفضل ممارسات الصناعة.
• أعلى مستوى من الدعم متاح في أي شركة لشركتك.

نظام تتبع مقدم الطلب

يوصى بطلب طلب تقديم عروض (RFP) من البائعين المحتملين الذين قررت لجنتك النظر فيه. هذه هي فرصتك للحصول على إيضاحات حول أي موضوع لمساعدة لجنتك على تحديد ما إذا كان برنامج تتبع مقدم الطلب يمكنه القيام بالمهمة المطلوبة أم لا. يجب أن تنظر لجنتك في القضايا الرئيسية التالية لاستنباط RFP فعال:

• هل يدعم النظام الشواغل الرئيسية للجنتكم؟ هذا يرتبط بالجزء السابق من عملية التقييم ؛ يجب أن تعرف عمليتك تمامًا قبل أن تتمكن من تحديد الميزات التي تحتاج إليها. لا يمكن صرف انتباه لجنتك عن طريق الحلول التي قد تقدم وظائف لا تمثل الأولوية الرئيسية لك. على الرغم من أنها قد تبدو جذابة ، فإن العديد من الميزات والوظائف المبهجة لن تخلق أي قيمة لمؤسستك إذا لم يتم اعتمادها من قبل المستخدمين.
• هل قام البائع بتثبيت النظام في مؤسسة أخرى من نفس الحجم؟
• يجب أن تتمتع لجنتك بالوصول إلى المراجع التي يمكن أن تمنحك نظرة ثاقبة على قضايا مثل رضا العملاء ومتابعة عملية التنفيذ ، والرسوم المخفية. تذكر أن الميزات لا قيمة لها دون اعتماد المستخدم القوي.
• ماذا تنطوي عملية التنفيذ؟ وجود معدل اعتماد ناجح يبدأ بالتنفيذ السليم. تريد أن تتأكد من أن البائع الذي اخترته لا يترك المستخدمين دون تدريب مناسب ودعم مستمر. يجب أن يركز التنفيذ على عملية التوظيف في مؤسستك ، وليس تعلم كيفية استيعاب نظامهم.

  يجب ألا تشعر أبدًا بأن برنامج التنفيذ سيتركك تشعر بالضياع وعدم التأكد من قدرات البائع. أثناء عملية التقييم ، يجب أن يكون لدى لجنتك انطباع بأنه ، استنادًا إلى أولويات إدارتك وأهداف العمل الخاصة بك ، سيؤدي تنفيذك إلى إنشاء أساس قوي لشراكة طويلة مع مزود نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك. تذكر أن اعتماد المستخدم العالي لنظام تتبع مقدم الطلب سيولد عائد استثمار أعلى.

المزيد عن تقييم مقدمي أنظمة تتبع مقدم الطلب

• ما هي رؤية واستراتيجية نمو البائع؟ يجب على البائع إظهار القيادة والبصيرة كشركة رائدة في السوق. لتقديم حل شامل ، يجب على البائع مراعاة احتياجاتك الخاصة والاستعداد للتغيير والنمو في المستقبل.
• تحديد ما إذا كان هذا الحل يساهم في خطة عملك الشاملة؟ في النهاية ، من المحتمل أن يحتاج المسؤول التنفيذي المختار إلى عرض عائد استثمار متوقع من أجل تقديم حجة قوية للحل.

  يجب أن يبحث المسؤول التنفيذي عن التوفير عن أشياء مثل إعلانات التوظيف ، وقيمة الموظف لاستخدام شركات البحث ، وتحسين العمليات التي يوفرها البائع. يجب على الشركة أيضا حفظ على الاحتفاظ الموظف وجودة المرشح. قد يكون من الساحق إنشاء مستند مفصل تمامًا من الاستفسارات يتضمن جميع الموضوعات اللازمة لتقييم نظام تتبع مقدم الطلب.

• إلى جانب الميزات والوظائف ، يجب أن تتأكد لجنتك من قدرة البائع على العمل كشريك طويل الأجل لمؤسستك. نظرًا لأن لجنتك تجري عملية تقييم البائعين ، فأنت تريد التأكد من مراعاة بعض العوامل مثل:
• الاستقرار المالي: إجراء العناية الواجبة على البيانات المالية لجميع البائعين المحتملين قيد المراجعة. ستجد أن هذا هو الموضوع المثالي الذي يمكن من خلاله المساهم في اللجنة المالية إرشادك.
• صفات الشركاء الاستراتيجيين: لتقديم حل كامل ، سيقوم بعض البائعين بالشراكة مع شركات خدمات أخرى لتزويد عملائها بمجموعة شاملة من الخدمات. يجب أن تكون لجنتك على علم بأي شراكات مع البائعين المتنافسين. يمكن أن توفر المعلومات نظرة ثاقبة حول الشراكة المحتملة بين شركتك والبائع.
• قدرات التوظيف: بغض النظر عن حجم شركتك ، يتعين عليك التأكد من أن البائع لديه القدرة على دعم دورة حياة الموظف بالكامل ، بدءًا من تتبع المتقدمين ، والتقدم على متن الطائرة ، والتخطيط لتعاقب الموظفين إلى الخارج. سيمنع هذا شركتك من الخروج من حلها ، مما قد يؤدي على الأرجح إلى تفاقم وتقييم جديد ورسوم تنفيذ مكلفة.
• تطوير المنتجات في المستقبل: تأكد من أن البائع ينقل فهماً قوياً للتحديات التي تواجه التوظيف الآن وفي المستقبل. يجب أن يكون البائع الذي تختاره على عاتق التكنولوجيا وأخبار الصناعة من أجل التكيف مع الاحتياجات المتغيرة الخاصة بك والتأكد من أن تكوينات الحل تستخدم على أكمل وجه.
• التكامل مع HRIS: على الرغم من أنك قد ترغب في أن يقدم المساهم في لجنة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك مدخلات حول هذه المسألة ، إلا أنه لا ينبغي له التأثير على لجنتك في استخدام نظام تتبع لمقدمي الطلبات لن يخدم القسم بكامله. يجب على أي بائع يستحق النظر توفير القدرة على نقل المعلومات الأساسية من نظامه إلى نظام HRIS الخاص بك مع الحد الأدنى من الصعوبة.

ملخص اختيار البائعين لأنظمة تتبع مقدم الطلب

يمكن أن يتراوح الجدول الزمني لعملية اختيار البائع لنظام تتبع مقدم الطلب من شهر إلى ستة أو أكثر لإكماله. فيما يلي جدول زمني مقترح سيتيح لجنتك إبراز إطار زمني لعملية اختيار البائع لنظام تتبع مقدم الطلب.

يرجى العلم أن هذا قابل للتغيير بناءً على تاريخ التنفيذ المفضل.

الجدول الزمني لاختيار البائع الخاص بك لأنظمة تتبع مقدم الطلب

• تشكيل لجنة اختيار - 1 أسبوع
• تحديد احتياجات الشركة - 1-2 أسابيع

تقييم موضوعي البائعين مقابل احتياجات الشركة المحددة مع العملية التالية:

1. إنشاء قائمة طويلة من البائعين المحتملين - 1 أسبوع
2. طلب عروض تقديمية لتقديم توضيح حول أي موضوع أو اهتمام - 4 أسابيع
3. قم بإنشاء قائمة مختصرة باستخدام معايير التقييم الرئيسية الخاصة بك - من أسبوع إلى أسبوعين
4. وضع اللمسات الأخيرة على البائع - 3 إلى 6 أسابيع
5. إظهار الأنظمة المختلفة - في أسرع وقت ممكن
6. عروض المبيعات - في أسرع وقت ممكن
7. زيارات الموقع - حسب الحاجة

ضع في اعتبارك أن الهدف الرئيسي لنظام تتبع مقدم الطلب هو تمكين المستخدمين لديك. يجب أن يكون أعضاء اللجنة قادرين على التعرف على الأدوات التكنولوجية ، وتحسين العمليات ، ورؤية الشركة ، ودعم العملاء ، من أجل تضييق البائعين استراتيجياً في قائمة مختصرة من الإمكانات الحقيقية.

من المحتمل ألا تحتوي قائمتك القصيرة على العديد من الاختلافات الوظيفية المميزة ؛ لذلك من المهم أن تضع العناصر الملموسة لهذا البائع في الاعتبار.

ينبغي أن تنظر لجنتك في مصادر المعلومات مثل موقع البائع على الإنترنت ومجموعات الأخبار وبوابات الموارد البشرية والمعارض التجارية. تواصل مع زملائك في شركات أخرى متشابهة في الحجم والاحتياجات والصناعة للتعلم من تجاربهم.

إن الشراكة مع بائع موجه نحو الخدمة والذي يتلاءم أكثر مع رؤية مؤسستك وأهدافها للمستقبل سيكون له قيمة لا تقدر بثمن بالنسبة لجميع اللاعبين الأساسيين في تقييم نظام تتبع مقدم الطلب واختياره وتنفيذه.

المزيد عن التوظيف والتوظيف

• تجنيد النجوم: أفضل عشر طرق للحصول على المرشحين العظماء.
• استخدم LinkedIn لتوظيف الموظفين.