استخدام المخططات الهيكلية كأداة إدارية

تُستخدم المخططات التنظيمية أو المخططات التنظيمية للاختصار في إظهار للناس الهيكل المقصود للمؤسسة. من المفترض أن تعكس هذه المؤسسة "الرسمية" هيكل سلطة الشركة. في بعض الأحيان ، لا تعمل مخططات Org إلا على إرباك الأشخاص بشأن ماهية الهيكل. هذا عادة لا يكون مقصودًا ، بل يعكس تشويش الأشخاص المعنيين.

ومع ذلك ، من الممكن أيضًا استخدام Org Chart كأداة إدارية لتعزيز تحقيق أهداف مؤسستك. سنبحث أمثلة نموذجية من المخططات التنظيمية "القياسية". سوف ننظر في المخططات التنظيمية المربكة. أخيرًا ، سنناقش استخدام مخطط Org كأداة للإدارة.

المخططات التنظيمية "القياسية"

تُستخدم مخططات Org القياسية عادةً لإظهار للناس الهيكل المقصود للمؤسسة. من المفترض أن تعكس هذه المؤسسة "الرسمية" هيكل سلطة الشركة. في كثير من الأحيان ، فإنه يعكس فقط هيكل المسؤولية. غالبًا ما تتبع القوة الحقيقية في المؤسسة خطوط الاتصالات بدلاً من خطوط في Org Chart.

الرسوم البيانية عادة ما تكون هرمية الشكل. أنها تظهر الشخص المسؤول في الأعلى. يوجد أدناه مرؤوسون متفاوتون ، وعادة ما يكون ذلك في صناديق أصغر تدريجية. عادة ، يُنظر إلى الأفراد الذين يظهرون على نفس المستوى الأفقي في مخطط Org على أنهم "أقران" داخل المنظمة.

يعد هذا المخطط التنظيمي لقسم الحوسبة في كلية إمبريال كوليدج (DOC) نموذجي للمخطط الهرمي. يوجد لدى رئيس القسم خمسة مدراء يقدمون تقارير إليه مباشرة ، بالإضافة إلى نائب رئيس ولجنة بحث. كل واحد من المديرين لديه تقاريرهم المباشرة المبينة في الأشكال البيضاوية الخضراء أسفل لجانهم.

المخططات البيانية المنظمة

في بعض الأحيان ، يمكن لمخططات Org أن تخلط بين الناس بشأن ماهية الهيكل. هذا عادة لا يكون مقصودًا ، ولكنه يعكس إرباك الأشخاص المعنيين. إذا لم تكن متأكدًا من العلاقات الوظيفية للمجموعة ، أو إذا تغيرت كثيرًا ، فمن المستحيل فعليًا رسمها بدقة.

ربما يكون المكان الأكثر شيوعًا للعثور على مخططات Org مربكة في الحكومة الفيدرالية الأمريكية. إن المخطط التنظيمي لشعبة علوم الحاسوب والرياضيات في مختبر أوك ريدج الوطني لا ينقل بسرعة فهم هيكل المنظمة. يبدو أنه يشير إلى أن إحدى عشرة وظيفة تقدم تقاريرها مباشرة إلى المدير.

في حين أن نطاق السيطرة (عدد التقارير المباشرة التي يمكن للمدير الإشراف عليها بشكل فعال) يختلف اختلافًا كبيرًا ، نجد أنه من الصعب تصديق أن هذه منظمة تعمل على النحو الأمثل. من المحتمل أن يكون بعض قادة الوظائف "أكثر مساواة". إذا أردنا تخطيط تدفق الاتصالات داخل هذه المؤسسة ، ومقدار الوقت الذي يقضيه كل مرؤوس مع المدير ، فربما تحتاج بعض التقارير المباشرة إلى إعادة تصنيفها كمرؤوسين لوظائف أخرى.

المخططات التنظيمية كأداة إدارية

المخططات التنظيمية عادةً ما تكون جهازًا تفاعليًا وليس استباقيًا. لقد أنشأنا منظمة أو سمحنا أن تتطور ، وقد نمت. لم يعد واضحًا للأشخاص داخل المنظمة ، أو للأشخاص الذين يتفاعلون معهم ، من المسؤول عن ماذا. لذلك نقوم بصياغة مجموعة من الصناديق والخطوط لإظهار كل من يفعل ما. ثم نضيف خطوطًا متقطعة وأجهزة اصطناعية مماثلة لإظهار أن ما رسمناه أولاً ليس هو الحال دائمًا.

ومع ذلك ، فإن الخيار الأفضل هو صياغة مخطط Org الذي يعكس المكان الذي تريد أن تذهب إليه المؤسسة ، بدلاً من أن يعكس ببساطة كيف هو الآن. إذا كنت تريد تنظيمًا أفقيًا مسطحًا ، ارسم مخطط Org على هذا النحو. أظهر أن ستة أو ثمانية (أو حتى أحد عشر كما رأينا أعلاه) يقدمون تقارير إلى نائب الرئيس. أظهر أن جميع المبرمجين العشرة يقدمون تقاريرهم مباشرة إلى مدير المشروع.

إذا كانت مؤسستك تعتمد على دوائر الجودة أو فرق الإنتاج لإنجاز مهمتها ، فيجب أن تظهر ذلك في مخطط Org Chart الخاص بك. لا تشعر بالقيود على التمسك بالتجمعات الأفقية والخطوط الرأسية. إذا كان الموظفون لديك يفهمون أدوارهم بوضوح أكبر عن طريق القيام بذلك ، يمكنك استخدام الدوائر أو المثلثات المقلوبة أو أي شيء آخر تحتاجه.

هناك العديد من منتجات البرمجيات في السوق لمساعدتك في إظهار الطريقة التي تريد أن تعمل بها مؤسستك. OrgPlus مثال على أنواع الأدوات التي يمكن استخدامها لتوضيح العديد من جوانب العمل ، بما في ذلك مخططات Org.

الطريقة التي ينبغي القيام بها

المثال التالي هو تمثيل لمخطط Org ، مما أثار إعجابي بشدة. تم إصداره للدخول في حقبة جديدة لشركة تتطلب عملاً إبداعيًا جديدًا من جميع موظفيها.

يظهر بوضوح الهيكل الأفقي المسطح الذي يهدف إلى تعزيز التواصل والابتكار. يظهر بوضوح الفريق الذي شكله الضابطان الأعلىان ، مما يدل على ما يتوقع من الموظفين القيام به. ومع ذلك ، فإنه يحتفظ بخطوط واضحة للمسؤولية النهائية. من الواضح أن الرئيس يقود الشركة ، لكن الجميع يعلم أنه يتعين عليهم القيام بدورهم لتحقيق النجاح.

الطريق ينبغي أن يكون الرسم البياني ORG

ما زال الوقت مبكرًا لمعرفة ما إذا كان مخطط Org هذا سيكون له التأثير المطلوب. لقد كان في مكان سوى بضعة أسابيع. ومع ذلك ، فقد استخدمها بوضوح موظفي الشركة كأداة إدارة فعالة للمساعدة في دفع منظمتهم نحو تحقيق أهدافها الجديدة.