كيف يمكن للمشرف إدارة التغيب

وفقًا لمسح CCH Unscheduled Absence ، يفقد أصحاب العمل قوتهم عندما يتعلق الأمر بإبقاء العمال في الوظيفة. ارتفعت معدلات التغيب عن العمل دون تحديد موعدها إلى أعلى مستوياتها منذ عام 1999. وما يزال مصدر قلق كبير هو أن اثنين من بين كل ثلاثة موظفين لا يحضرون للعمل ليسوا مرضى بدنياً.

بالنسبة لمعظم الشركات ، تقع مسؤولية إدارة التغيب في المقام الأول على المشرفين المباشرين. غالبًا ما يكون هؤلاء المشرفون هم الأشخاص الوحيدون الذين يدركون أن هناك موظفًا معينًا غائب.

إنهم في أفضل وضع لفهم الظروف المحيطة بغياب الفرد ولاحظوا وجود مشكلة في مرحلة مبكرة. لذلك ، فإن مشاركتهم النشطة في إجراءات الغياب الخاصة بالشركة تعد محورية للفعالية الشاملة لسياسة أو برنامج الغياب والنجاح المستقبلي لها.

لضمان أن المشرفين مرتاحون ومختصون في دورهم في إدارة التغيب ، يحتاجون إلى الحصول على الدعم الكامل من الإدارة العليا. يجب أن تكون جميع الأطراف على علم بهدف سياسات وإجراءات الغياب. يجب أن يكون هناك اختلافات بين الإدارات ؛ يمكن للسياسة أن تفقد فعاليتها.

لتوفير مزيد من الاتساق ، يجب تدريب المشرفين على مسؤولياتهم حول إدارة التغيب ، وتقديم النصح حول كيفية إجراء مقابلات فعالة للعودة إلى العمل ، وتعليمهم في استخدام الإجراءات التأديبية عند الضرورة.

مسؤوليات المشرف

بالإضافة إلى ضمان تغطية العمل بشكل مناسب أثناء غياب الموظف ، هناك عدد من الإجراءات الهامة الأخرى التي يتعين على المشرفين اتخاذها لإدارة التغيب عن العمل. يجب عليهم:

• التأكد من أن جميع الموظفين على دراية كاملة بسياسات وإجراءات المنظمة للتعامل مع الغياب ،
• تكون نقطة الاتصال الأولى عندما يقوم موظف بالهواتف في حالة مرضية
• الاحتفاظ بسجلات غياب مفصلة ودقيقة ومحدثة بشكل مناسب لموظفيها ، (على سبيل المثال ، تاريخ وطبيعة المرض / سبب الغياب ، والعودة المتوقعة إلى تاريخ العمل ، وشهادة الطبيب إذا لزم الأمر) ،
• تحديد أي أنماط أو اتجاهات الغياب التي تسبب القلق ،
• إجراء مقابلات العودة إلى العمل
• تنفيذ الإجراءات التأديبية عند الضرورة.

العودة إلى العمل مقابلة

يجب أن يشتمل تدريب المشرفين على أفضل طريقة لإدارة التغيب عن العمل على إرشادات حول كيفية إجراء مقابلات فعالة وعادلة للعودة إلى العمل. تشير الدراسات الاستقصائية الوطنية الأخيرة إلى أن هذه المقابلات تعتبر واحدة من أكثر الأدوات فعالية لإدارة التغيب على المدى القصير.

ستمكّن مناقشة العودة إلى العمل المشرف من الترحيب بالعودة إلى العمل ، بالإضافة إلى إظهار التزام الإدارة القوي بالتحكم في التغيب عن العمل وإدارته في مكان العمل. ستمكّن المقابلة من التحقق من أن الموظف في حالة جيدة بما يكفي للعودة إلى العمل.

يمكن استكمال الأوراق اللازمة حتى يتم تسجيل الغياب واستنتاجه بشكل صحيح. إن وجود إجراء ثابت للتحقق من الغياب ومناقشته مع الموظف قد يكون ، من تلقاء نفسه ، بمثابة رادع لعدم الحضور لأسباب مخادعة.

يجب إجراء المقابلات في أسرع وقت ممكن بعد عودة الغائب إلى العمل (في موعد لا يتجاوز يوم واحد بعد عودته). يجب إعطاء الموظف فرصة كافية لتحديد أسباب غيابه. يجب على المشرف استخدام المقابلة كوقت لاستكشاف أي مشكلات قد تواجه الموظف تؤدي إلى الغياب.

الهدف هو تعزيز ثقافة مفتوحة وداعمة. الإجراءات المعمول بها للتأكد من تقديم المساعدة والمشورة عند الحاجة ، ولضمان أن الموظف مناسب للعودة إلى العمل.

سيقدر الموظفون عادة الفرصة لشرح أسباب حقيقية للغياب داخل هيكل رسمي. إذا كان المشرف يشك في صحة الأسباب المعطاة للغياب ، فينبغي له / لها الاستفادة من هذه الفرصة للتعبير عن أي شكوك أو مخاوف.

في جميع الأوقات ، يجب أن يكون الموظف على دراية بأن المقابلة ليست مجرد جزء من إجراءات الشركة ، بل هي اجتماع مهم لاحظ خلاله الغياب وقد يكون له آثار على التوظيف في المستقبل. ينبغي شرح الإجراءات التأديبية للشركة ، في حالة وجود مستويات غير مقبولة من الغياب ، للموظف.

يجب ألا تتحول المقابلة في أي وقت من الأوقات إلى شكل من أشكال العقوبة ، ولكن ينبغي اعتبارها مناسبة لتوضيح وشرح تداعيات الغياب داخل القسم. تستمد الغالبية العظمى من الموظفين شعورًا بالفخر والإنجاز من عملهم وإدارتهم وينبغي تشجيعهم على معاملة هؤلاء الأفراد كبالغين مسؤولين.

الإجراءات التأديبية الموصى بها إذا استمر التغيب

توضح المبادئ التوجيهية التالية الخطوات الموصى باتخاذها في الحالات التي تعتبر حالات الغياب فيها قصيرة الأجل أعلى من المستوى المقبول في فترة زمنية معينة.

المرحلة 1: مقابلة الاستشارة

• يجب على المشرف المباشر إخطار الموظف بقلقه بشأن الغياب ، ومحاولة تحديد أسباب المرض وتحديد ما يجب القيام به لتحسين الحضور.
• إذا تم تحديد أي حالة طبية في هذه المرحلة ومن المحتمل أن يكون لها تأثير على مدى ملاءمة الوظيفة ، يجب على المشرف ترتيب موعد مع طبيب معتمد من الشركة. يجب تأكيد ذلك مع الموظف كتابةً في غضون خمسة أيام عمل.
• إذا كان من المناقشة ، لا يبدو أن المشكلة ناتجة عن وجود شاهد أساسي للعمل ، يجب على المشرف إخطار الموظف بأنه ، على الرغم من أن الأمراض المسجلة قد تكون حقيقية ، فمن المتوقع حدوث تحسن مستمر في الحضور أو المرحلة التالية من الإجراء سوف تؤخذ.
• سيتم إجراء مراجعة للحضور تلقائيًا كل شهر للأشهر الستة المقبلة.

المرحلة 2: المراجعة الرسمية الأولى (مرحلة التحذير اللفظي)

• إذا استمر غياب الموظف في التدهور بعد التحليل والمراقبة المنتظمة ، فيجب دعوته لحضور اجتماع مراجعة رسمي مع المشرف.
• يجب أن يكون سجل الغياب مفصلاً في خطاب يدعو الموظف لإجراء هذه المقابلة. يجب إخطار الموظف بأنه يحق لها أن يمثلها ممثل نقابي أو زميل حسب الاقتضاء.
• الغرض من هذا الاجتماع هو:

  - مواصلة مناقشة الأسباب الكامنة وراء الغياب ،

  - تقديم المشورة للموظف من الخدمة والتكاليف المترتبة على غيابها ، و

  - احذر الموظف (باستثناء عند اتخاذ قرار طلب المشورة الطبية) أنه إذا لم يكن هناك تحسن كبير ومستدام ، فقد يتم إنهاء عملها بسبب عدم قدرتها على الحفاظ على مستوى حضور مقبول. هذا يشكل التحذير اللفظي.

• عندما يكون هناك ما يبرر العناية الطبية ، يجب اتخاذ الإجراءات على الفور. لذلك تم رفع الجلسة فقط للسماح بإكمال هذا الجزء من العملية. في غضون خمسة أيام عمل ، يجب على الموظف الحصول على المشورة الطبية. ثم يتم عقد الاجتماع مع الموارد البشرية وتناقش رأي الطبيب.
• إذا أكد الطبيب لياقته في العمل ، فينبغي تحذير الموظف من عواقب الغياب المستمر.

المرحلة 3: المراجعة الرسمية الثانية (مرحلة التحذير الكتابي)

• تشير المراقبة المنتظمة إلى أنه لم يحدث أي تحسن في نمط الغياب ، وسيتم ترتيب اجتماع رسمي ثانٍ مع HR.
• ستتضمن الرسالة التي تدعو الموظف إلى الاجتماع سجل الغياب ، ومرة ​​أخرى المشورة بشأن التمثيل.
• قد يحتاج أي طبيب جديد معتمد من الشركة إلى تقييم أي معلومات جديدة يتم تقديمها في الاجتماع تتعلق بمرض صحي أو تغيير في طبيعة المرض.
• يجب إعطاء الموظف الفرصة لشرح سجل غيابه. إذا كان ذلك مناسبًا ، يجب على المشرف إبلاغ الموظف بأنه يتم إصدار تحذير كتابي رسمي وأن هذا التحذير سيبقى في ملف الموظف لفترة محددة. يجب إصدار نسخة من التحذير للموظف وممثله.
• يجب إبلاغ الموظف بأن عدم الامتثال لتوقعات حضور الشركة وتحسين سجل الغياب الحالي غير المقبول ، سوف يؤدي إلى إنهاء عمل الموظف.
• في حالة الشك في ملاءمة العمل ، تابع خيارات إعادة النشر وفقًا للإرشادات التي تلقاها الطبيب. التشاور مع ممثل نقابة الموظف (إن أمكن) بشأن عملية إعادة التوزيع والخيارات.

المرحلة 4: تعليق مؤقت من العمل

• في حالة متابعة تنفيذ المراحل السابقة من العملية التأديبية ، لم يحدث أي تحسن في الحضور ، فقد تتابع الإدارة تعليقًا مؤقتًا بدون أجر. يجب تأكيد نية التعليق كتابة مع تفاصيل تواريخ البدء والانتهاء. يجب إرسال نسخة من خطاب التعليق إلى ممثل الموظف (إن وجد).

المرحلة 5: إنهاء التوظيف

• هذه هي المرحلة الأخيرة في العملية التأديبية حيث يتم فصل الموظف لعدم قدرته على الامتثال لمتطلبات الشركة للحضور في العمل. يمكن أن يتم الإقالة فقط بعد الحصول على إذن كتابي من أحد كبار المديرين والموارد البشرية.
• سوف تتضمن الرسالة التي تتصل بالموظف المشورة بشأن التمثيل وستحدد سجل الغياب. يجب إخطار الموظف بأنه ، نتيجة للمقابلة ، قد يتم فصله بسبب عدم قدرته على أداء واجبات العمل.
• مرة أخرى ، قد يتعين استشارة طبيب الشركة إذا كانت أي معلومات جديدة واردة فيما يتعلق بصحة الموظف أو قدرته على العمل.
• إذا تم اتخاذ قرار بالفصل على أساس القدرة ، فيجب إرسال نسخة من خطاب الفصل إلى ممثل الموظف (إذا كان ذلك مناسبًا).
• قد يكون للموظف الحق في الطعن في الفصل. يجب أن يتماشى الطعن مع الإجراءات التأديبية للشركة.

تحديات في إدارة التغيب

كن على علم بأن المشرفين غالبًا ما يكونون غير مرتاحين أو غير راغبين في الإبلاغ عن أولئك الذين تجاوزوا مستويات مقبولة من التغيب. نظرًا للضغوط العديدة التي يتعرض لها المشرفون بالفعل ، فإن التنفيذ المتسق لسياسات التغيب لا يمثل دائمًا الأولوية القصوى لديهم.

من المهم محاولة إخراج الذاتية من إدارة التغيب وضمان معاملة جميع الموظفين على قدم المساواة. من الضروري أن تكون متسقة ومستمرة وعادلة للجميع. عندما لا تتم معالجة الغياب أو معالجته بطريقة غير متسقة ، يمكن أن يؤدي انخفاض الروح المعنوية.

سيقدر غالبية الموظفين السياسات والبرامج الميسرة وليس العقابية. يمكن أن تؤدي التدابير الصارمة أو العقابية التي تجبر الموظفين على القدوم إلى العمل إلى "تغيبهم أثناء العمل".

يبذلون أقل جهد ممكن ويقاومون أي جهد لحملهم على فعل المزيد. يجب تنفيذ برامج أخرى تساعد الموظفين على أن يكونوا حاضرين في العمل ، مثل جدولة العمل المرنة ومشاركة الوظائف وجوائز الحضور وبرامج العافية.

-------------------------------------------------

ستيفاني يورجيس هو مستشار القيادة في Leading Higher وهو متخصص في مساعدة القادة الغارقين في الفوز في العمل والنجاح في الحياة.