كيفية عمل قائمة المهام: نصائح الإدارة

لقد فعلنا جميعًا قوائم مهام. بطريقة ما لا يبدو أن هناك ساعات كافية في اليوم لإنجاز كل الأشياء في قائمة المهام الخاصة بك. هنا نظام يعمل - ويمكن أن يعمل من أجلك أيضًا.

قائمة ليست كافية

جعل "أشياء للقيام بها قائمة" ليست كافية. عليك أن ترتبهم. عليك أن تعرف المهام الأكثر أهمية حتى تتمكن من التركيز عليها. ثم عليك تخصيص موارد لتلك العناصر ، وقياس التقدم المحرز الخاص بك ، ومكافأة نفسك على نجاحاتك.

تصنيف

أدرج جميع عناصر المهام الواجبة في جدول بيانات ، رغم أنه يمكنك أيضًا القيام بها على الورق. يمكنك أيضًا وضعها على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي أو كتابتها في التقويم أو إدخالها في برنامج إدارة الوقت.

الخطوة الأولى هي سرد ​​كل ما عليك القيام به. ثم قم بتعيين رتبة لهم حتى تتمكن من التركيز على العناصر المهمة.

استخدام A ، B ، C الترتيب. قائمة A هي الأشياء التي يجب علي القيام بها اليوم قبل أن أغادر. قائمة B هي أشياء تحتاج إلى القيام بها ، ولكن ليس بالضرورة اليوم. أخيرًا ، قائمة C هي الأشياء التي تحتاجها لإيجاد الوقت للقيام به قريبًا.

قد تكتشف بسرعة أن الأشياء المدرجة في قائمة C ، وحتى قائمة B ، لا يتم تنفيذها أبدًا. في منصب مدير عمليات واحد منذ عدة سنوات ، وجدت نفسي أشعر بالإحباط أكثر فأكثر من قائمتي A. لم أكن أتجاوز هذا الأمر كل يوم ، كما كان الحال دائمًا من قبل ، ولكن قائمة A - استمرت في النمو. وذلك عندما اكتشفت ما كان علي فعله لجعل قائمة المهام الخاصة بي تعمل من أجلي ، وقمت بتطوير نظام فعل عمل.

إدارة الوقت

لم يكن كافياً معرفة ما هو المهم ؛ ما الذي جعل قائمة A. كنت بحاجة أيضًا إلى معرفة الوقت الذي تستغرقه الأشياء وكم من الوقت اضطررت إلى تكريسها لهم. لقد أضفت عمودًا إلى قائمة المهام الخاصة بي مع الوقت المقدر الذي يجب أن تستغرقه كل مهمة وعمود مجاور مع الإجمالي التراكمي.

ثم فعلت دراسة وقت بسيط. كما فعلت كل مهمة كتبت ما قمت به وأوقات البدء والنهاية. ظللت تتبع ليوم كامل. ثم كررت الأمر بعد أسبوعين في يوم مختلف. لم يكن مسح شامل بأي وسيلة ، لكنه أعطاني بعض البصيرة. كمدير للعمليات ، تمت مقاطعة الكثير من يومي بسبب الانقطاعات - التعامل مع الأحداث التي حدثت ، أو الأزمات التي نشأت ، أو المشكلات التي كان يتعين حلها. في المتوسط ​​، كانت هذه الانقطاعات تستهلك أربع ساعات في اليوم. بما أنني أعمل عادةً لمدة عشر ساعات في اليوم ، فقد تركني ذلك ست ساعات في اليوم لأشياء في قائمة المهام الخاصة بي.

كل ليلة ، قبل أن أغادر المكتب ، أقوم بتحديث قائمة المهام الخاصة بي. أود حذف الأشياء التي أكملتها ، أو قمت بتفويضها أو تخفيضها ، وأضف الأشياء الجديدة التي ظهرت ، وأعد ترتيب الأولويات للحصول على أهم المهام في المقدمة ، وتعيين الوقت المقدر لكل منها. ثم أذهب إلى أسفل القائمة إلى علامة الست ساعات ورسم خط. أصبح هذا هدفي لليوم التالي.

كافئ نفسك

في معظم الأحيان ، سقط هذا الخط في مكان ما على قائمة A-. نادرا ما كان في أي مكان بالقرب من القاع. ومع ذلك ، كان هذا هدفي. إذا دخلت الخط أو تجاوزته ، عدت إلى المنزل وأشعر أنه كان يومًا مثمرًا وناجحًا. بدلاً من ضرب نفسي على الأشياء التي لم أتمكن من الوصول إليها ، أقرت بنجاحي في تحقيق هدفي أو التغلب عليه. في اليوم التالي ، كان علي البدء من جديد من جديد والتوصل إلى الهدف الجديد ، لكنني فعلت ذلك من منظور البناء على النجاح السابق بدلاً من الإحباط المتمثل في استمرار العمل أكثر مما كان لدي وقت لإنجازه.

أنت بحاجة إلى نظام

لكي تكون ناجحًا ، يجب عليك تطوير نظام لإدارة وقتك حتى تتمكن من إنجاز المزيد في الوقت المناسب لك. إذا كان خطك المستهدف في قائمة مهامك دائمًا بالقرب من القمة ، فسوف يبدأ رئيسك في البحث عن شخص آخر يمكنه العمل بعيدًا أسفل القائمة كل يوم. أدناه ، تحقق من بعض الموارد لمساعدتك في القيام بعمل أفضل لإدارة الوقت.

إدارة هذه المشكلة

اذكر المهام التي عليك القيام بها. إعطاء الأولوية لتلك المهمة ، وليس فقط عاجلة. لديك خطة لما يجب انجازه كل يوم. العمل نحو هذه الخطة. كافئ نفسك عندما تقابل أو تغلب على هدفك.