إدارة التغييرات في مشاريع العمل

يقضي مديرو المشاريع الكثير من الوقت في وضع الخطط وتحديد أهداف الفريق. يمضي الرعاة وأصحاب المصلحة والفرق وقتًا طويلاً في إجراء تغييرات على نطاق العمل وعملية البدء. إن وجود عملية إدارة تغيير سهلة وواضحة ومراقبة الصورة الأكبر ، على الرغم من تحول بعض التفاصيل ، يقطع شوطًا طويلًا نحو الحفاظ على تقدم المشروع والسماح لك بالحفاظ على رغبتك.

تقبل أن يحدث التغيير

تحدث التغييرات في كل نقطة تقريبًا من دورة حياة إدارة المشروع. إن إدراك أن التغييرات أمر لا مفر منه - بل إنه مفيد في كثير من الأحيان - تتيح العملية لأفضل مديري المشاريع اعتماد أساليب أكثر مرونة في التخطيط والتنفيذ. إن وجود إستراتيجيات للتعامل مع التغييرات بفعالية عند حدوثها هو أسرع طريقة لإبقاء الجميع على عينيهم بالجائزة ، حتى في مواجهة ما قد يبدو أحيانًا تحولات ثابتة في الاتجاه.

عملية إدارة التغيير المحددة والمنظمة هي كتاب التنفيذ الخاص بك ؛ استراتيجيتك "الكتاب المقدس". سيحدد ، بالنسبة لك ، أفضل طريقة للاستجابة كقائد للاقتراحات - حتى المطالب - للتغيير في عملية التطوير. سوف يساعدك ذلك في التنقل ، برشاقة وبضمان ، في بعض الأحيان على المناظر الطبيعية التعاونية المثيرة للجدل نحو تحقيق الأهداف النهائية لجميع الأطراف.

عملية إدارة التغيير

تبدو عملية إدارة التغيير كما يلي:

• تلقي طلب / طلب للتغيير في العملية في المشروع
• تقييم طلب التغيير / الطلب مع التركيز على ميزانية المشروع فيما يتعلق بـ:
• المواد
• أي متطلبات الترخيص ذات الصلة
• ساعات الرجل
• الوقت الضائع / المكتسب
• قم بإعداد وتقديم مساهمي المشروع / الاتصال بالتوصيات الخاصة بك حول كيفية المتابعة وفقًا للطلب (الطلبات)
• تلقي موافقة المساهم أو رفضه للمتابعة

لنلقِ نظرة على كل خطوة من هذه الخطوات:

تلقي طلب / طلب للتغيير في العملية على المشروع

ستتلقى طلبًا لتغيير المشروع بمئات من الطرق المختلفة: في اجتماع ، عبر البريد الإلكتروني ، على الهاتف ، في الممر وأنت تسارع من المكتب في المساء.من الناحية المثالية ، ستحصل على المعلومات في نموذج طلب التغيير ، لكن يجب أن تعلم أنه في الواقع ، يعتقد العديد من أصحاب المصلحة المهمين أن إكمال هذا النوع من الأعمال الورقية هو وظيفة مدير المشروع - وقد يكون ذلك في شركتك.

يجب على نموذج طلب تغيير المشروع (المزيد حول ذلك في دقيقة واحدة) التقاط جميع تفاصيل الطلب بدقة وبدقة ، بغض النظر عن وصولهم إليك بشكل غير رسمي. بمجرد أن تشعر بأن جميع التفاصيل يتم تسجيلها بدقة ، قم بتشغيل النموذج بعد البادئ للتحقق من أنه تمت معالجة جميع النقاط بشكل كامل.

تذكر أن التغييرات قد تكون أيضًا حول إزالة التمرينات. لا تفترض دائمًا أن التغييرات ستتعلق بوضع العمل فيها. فالعملية هي نفسها بصرف النظر عما إذا كنت تزيد أو تنقص من نطاق المشروع.

تنفيذ تقييم التغيير

انظر إلى طلب التغيير بالتفصيل. ستقوم بتقييم التأثير على:

• جدول
• كابل بيانات
• العمل المنجز حتى الآن والعمل لا يزال يتعين القيام به
• ميزانية
• تدابير الجودة
• نطاق
• توافر الموارد

على سبيل المثال ، يمكن تقدير تغيير البرنامج بـ 5 أيام. لن يضيف هذا فقط 5 أيام إلى الجدول لأنه سيؤدي إلى إخراج مهمة أخرى ونقلها في إطار زمني حيث يكون المورد الرئيسي في عطلة. سوف تحتاج أيضًا إلى نقل هذه المهمة ، وبالتالي سيضيف هذا التغيير بشكل عام 8 أيام إلى الجدول. قد يتطلب الأمر 5 آلاف دولار ، وستدفعنا الـ 8 أيام الإضافية إلى شهر آخر من خلال عقد المورد ، لذلك هناك تكاليف للنظر فيها أيضًا. تظل الجودة كما هي لكن تغييرات النطاق تدمج التغيير الجديد.

سوف تحتاج إلى تحديث جميع الوثائق ذات الصلة بما في ذلك خطة المشروع وكتيبات التدريب ، التي بدأت بالفعل.

لذلك في الصورة الكبيرة ، فإن التغيير البسيط لمدة 5 أيام له آثار مدوية. من المهم مراعاة جميع العوامل ذات الصلة قبل اتخاذ قرار التنفيذ ، حيث أن الصورة الكاملة يمكن أن تغير النتيجة.

إعداد وتقديم التوصيات

مسلحًا بفهم التأثير الكامل للتغيير أو التغييرات المطلوبة ، قدم توصياتك بشأن جدوى التغيير.

في بعض الحالات ، لن يتم تنفيذ التغييرات لأن الفائدة المتصورة ستكون أقل من التكلفة. في حالات أخرى ، يمكن العثور على فائدة كافية لتعويض تكلفة القيام بالعمل الإضافي. الحالات الأخرى ، مع ذلك ، ستثبت أن التغييرات لا مفر منها وتتجاوز سيطرتك ، بغض النظر عن التأثير السلبي ، الناتج عن المشكلات التنظيمية أو الامتثال ، أو المشكلات الداخلية مثل إعادة الهيكلة التنظيمية.

القرار

بالنسبة للتغييرات الصغيرة التي تقع ضمن حدود التفويض ، فإن قرار قبول أو رفض التغييرات يقع على عاتقك (مع الإدخال الصحيح من الفريق). يجب الموافقة على أي شيء أكبر من قبل راعي المشروع أو مجلس المشروع. يتم تحديد شروط ما يندرج تحت أي فئة بشكل عام بوضوح في بداية أي مشروع.

بغض النظر عن النتيجة ، من المهم إبقاء جميع المشاركين في العملية على علم. يمكن أن يؤدي تكفير أعضاء الفريق في أي مرحلة من مراحل التطوير إلى تكامل تكامل المشروع بالكامل وأي تعاون مستقبلي أيضًا.

تغيير أدوات الإدارة

تم تطوير عدد من أدوات إدارة التغيير لجعل هذه العملية أسهل وأكثر بساطة. يجب أن يكون كل مربع من أدوات إدارة التغيير:

• قائمة مرجعية أو خريطة عملية تنقل أصحاب المصلحة من خلال الخطوات المناسبة لرفع التغيير إلى نطاق المشروع
• نموذج طلب تغيير القالب (ملحوظة: إذا كانت مشروعاتك تعمل عبر الإنترنت من خلال سير عمل تلقائي ، فمن المستحسن إدراج هذا النموذج في قائمة مستنداتك)

تطوير نموذج طلب تغيير المشروع

يجب أن يتضمن نموذج طلب تغيير المشروع:

• اسم الشخص الذي يطلب التغيير ("الطالب").
• معرف فريد ، مثل رقم التغيير (يمكنك إضافة هذا على نفسك لاحقًا لأنه من غير المحتمل أن يعرف أي شخص يرفع الطلب ويستخدم النموذج ما الذي يجب إدخاله هنا).
• وصف للتغيير المقترح ، مع أكبر قدر ممكن من التفاصيل.
• فئة التغيير. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون مقدمو الطلبات قادرين على الاختيار من بين هذا القسم المخصص مسبقًا لذلك يجب عليهم فقط وضع علامة في الخانة. هذا مكان جيد لملاحظة ما إذا كان طلب التغيير يتعلق بالتنظيم أو الامتثال الداخلي - إذا كان (بصدق) ، فيمكنك تجاوز الكثير من خطوات التخطيط والتقييم والقيام بذلك ببساطة.
• "لماذا" التغيير. ما هو مبرر تنفيذها؟ لماذا الطالب يريد ذلك؟
• التأثير المحتمل للتغيير المقترح على عناصر المشروع المختلفة ، بما في ذلك الوقت والتكلفة والجودة والنطاق. قد لا يتوفر لدى الطالب جميع التفاصيل ، لذا فقد يتطلب الأمر مساعدتك في ملء هذه الفراغات من خلال خطوة تقييم التغيير. الحد الأدنى الذي تبحث عنه في هذه المرحلة هو توضيح ما إذا كان قد يزيد أو ينقص أو يغير معلمات المشروع الحالية.

يجب تقريب نماذج طلب التغيير مع مساحة للحصول على التفاصيل لك لملءها حيث تتم مناقشة التغيير. يجب أن يشتمل القالب أيضًا على مساحة لـ:

• تغيير القرار: قبول أو رفض أو تأجيل
• اسم الشخص الذي يتخذ القرار (أو المجموعة) بالإضافة إلى تاريخ اتخاذ القرار وأي تعليقات إضافية.

التغييرات وإدارة نطاق المشروع

إدارة نطاق المشروع هي العملية التي تقوم بتصفية وتحسين الفروق بين ما هو ضروري لتنفيذ المشروع بنجاح وما هو غير ذلك. عند تلقي طلبات تغيير المشروع ، من الضروري التفكير في كيفية تأثير هذه التغييرات على المشروع بشكل عام. تساعدك عملية إدارة التغيير في تحسين ، وتحديد السياق ، لماذا يكون التغيير عمليًا أو غير ضروري.

دليل إلى مجموعة المعارف لإدارة المشاريع (دليل PMBOK) - إن إدارة التغيير في مشروع تغطية الإصدار الخامس تستحق الذكر لأنها ليست بديهية كما قد تعتقد. "دليل PMBOK" يتضمن إرشادات بداية ممتازة في شكل عملية تسمى "التحكم في النطاق" في قسم إدارة نطاق المشروع. ومع ذلك ، يجب معالجة عملية إدارة التغيير في المشروعات بطريقة أكثر تكاملاً ، وينعكس ذلك في النص. يجب على مستخدمي "دليل PMBOK" الرجوع أيضًا إلى عملية "تنفيذ التحكم المتغير في التغيير" حيث تحدد بوضوح كيف يرتبط كل شيء معًا في المشهد الأكبر.

لأغراض أن تصبح PMP ، من المهم أن نفهم كيف يغطي "دليل PMBOK" إدارة التغيير لأنه سيكون جزءًا من الامتحان الخاص بك. لكن ضع في اعتبارك أن عملية إدارة التغيير التي ستستخدمها بالفعل في المشروعات تحتاج إلى أن تكون متكاملة وسهلة المتابعة وعملية.

قيادة فريقك من خلال عملية التغيير

يعد فريق المشروع أمرًا مهمًا لنجاح أي مشروع ، لذلك يساعد على إشراكهم بفعالية عند إدارة التغييرات في العملية.

فيما يلي 5 طرق يمكنك من خلالها مساعدة فريقك في التوفيق بسرعة مع عملية إدارة تغيير المشروع:

1. أن تكون مفتوحة حول التغييرات. أخبر فريقك أن التغيير في المشروعات متوقع.

2. كن صريحا حول العملية. عملية إدارة التغيير التي تمت مناقشتها هنا لا تأتي بشكل طبيعي للجميع. لن يعرف معظم أعضاء الفريق ما هو متوقع منهم حتى يتم إعلامهم. قم بإعداد إحاطة لإطلاعهم على العملية ، واجعل كل شخص يعرف دوره في تنفيذها.

3. اجعلها سهلة. غالبًا ما يكون التغيير في المشروع فوضى محكومة. تُعرّف الخطوات التي تتخذها للتنقل بنجاح تحديد الشخصية الخاصة بك كمدير للمشروع. يمكن أن يجد فريقك تغييرات مقلقة - خاصةً تلك الكبيرة أو تلك العاكسة للقرارات التي يعتقد منذ فترة طويلة أنها قد تمت تسويتها والعقبات التي تم حلها لفترة طويلة. الجدول الزمني خاطئ ، قد تكون الميزانية مختلفة ، ومتطلبات مختلفة بالتأكيد.

يتطلع فريقك إليك للحصول على التوجيه والاستقرار. اجعل العملية سهلة بالنسبة لهم.

4. كن هناك للمساعدة. طريقة جديدة للعمل تستغرق وقتًا لدمجها بنجاح. إذا كنت قد تمكنت في السابق من تغيير المشروع بطريقة غير رسمية (أو لا على الإطلاق) ، فقد يستغرق التغيير إلى عملية رسمية بعض الوقت لتصبح "الطريقة التي نقوم بها بالأشياء هنا". أخبر الفريق أنك موجود لمساعدتهم إذا احتاجوا إلى تشغيل شيء ما خلفك.

5. لا تخف من قول لا. ليست كل التغييرات مقترحات معقولة. أخبر فريقك أنه إذا شعروا بشدة بالتغيير الذي لا يكون هو الشيء الصحيح للمشروع في هذا الوقت ، فسوف تقف إلى جانبهم في تلك المحادثة مع طالب التغيير.

يعد الفشل في إدارة التغيير بفعالية من أهم الطرق التي يمكن بها إخراج المشروع عن مساره بالكامل ، لذا احترس. مسلح بالمعلومات والعمليات الصحيحة ، يمكن التعامل مع تغييرات المشروع بطريقة مسيطر عليها وذكية ومفيدة لجميع المعنيين.