نصائح لكتابة رسالة التعاطف إلى الموظف

عندما يواجه الموظف أو زميل العمل الفجيعة أو الحزن ، يمكنك اتخاذ خطوات كصاحب عمل للتعبير عن التعاطف. يمكنك أيضًا مساعدة الفرد على إدارة احتياجاته أثناء المرض أو الوفاة أو أي حدث حزين آخر.

بغض النظر عن ما تفعله أيضًا لمساعدة موظفك أو زميلك في العمل بشكل متعاطف ، فمن المناسب دائمًا كتابة خطاب تعاطف. يتم دائمًا تقدير قيمة التعازي من قبل الموظفين خلال وقت حزنهم.

سيساعدك هذا القالب في كتابة خطاب التعاطف الخاص بك. إنه يؤكد على العوامل التي تجعل مذكرة التعزية تنقل رسالة التعاطف المناسبة.

أدوات للتعبير عن تعازيكم القلبية

اكتب رسالة التعاطف في قرطاسية الشركة باسمك وعنوانك وتاريخك.

البريد الإلكتروني مقبول أيضًا كوسيلة اتصال ولكن يمكن ترك الانطباع بأن مراسلاتك كانت عملاً تجاريًا - وليس رسالة التعاطف التي كنت تحاول نقلها.

اعتمادًا على علاقتك مع الموظف ، قد تحتاج إلى كتابة ملاحظة شركة ، ولكن قد ترغب أيضًا في كتابة ملاحظة شخصية ثانية.

نصائح وأمثلة لرسالة تعاطف شركتك الرسمية

هذا مثال على خطاب التعاطف. قم بتنزيل قالب خطاب التعاطف (متوافق مع محرّر مستندات Google و Word Online) أو انظر أدناه للحصول على مزيد من الأمثلة.

قم بتنزيل قالب الكلمات

إنها بشكل عام أكثر رسمية من ملاحظة ترسلها إلى صديق شخصي أو زميل في العمل. ابدأ رسالتك مع سبب تعاطفك.

مثال: نريد أن نعرب عن تعاطفنا مع الخسارة الأخيرة لأمك. إن خسارة أحد أفراد العائلة المقربين أمر محزن دائمًا ونريدك أن تعرف أننا نأسف جدًا لخسارتك.

عرض لمساعدة الموظف خلال فترة الحزن دون إلزام موارد الشركة أو وضع سابقة لن تكون قادرًا على تقديمها لجميع الموظفين.

مثال: يرجى إعلامنا إذا كان هناك أي شيء يمكننا القيام به لمساعدتك في تعاملك مع فقدان والدتك.

قدم معلومات إضافية حول موارد الشركة المتاحة للموظف أثناء وقت حزنه. قم بإنهاء ملاحظتك بتكرار عرض الدعم الخاص بك. قد لا يحتاج الموظف إلى أي شيء منك أو يريده ، لكن من المهم أن تقوم بتقديم العرض ، فستثبت أنك تهتم به.

مثال: لقد ساعدك موظفو الموارد البشرية في الوصول إلى معلومات مزاياك وشاركنا سياسة الفجيعة معك. إذا كانت لديك احتياجات تتجاوز معايير السياسة ، فيرجى إخبارنا حتى نتمكن من التعامل مع وضعك على أساس فردي.

كانت ممارسة الشركة السابقة تتمثل في منح وقت إضافي غير مدفوع الأجر للتعامل مع القضايا المتعلقة بالوفاة ، والسفر خارج الدولة ، والمشاكل القانونية المستهلكة للوقت.

مثال: نحن ملتزمون بمساعدتك خلال هذا الوقت العصيب في رحلة الحياة. فقدان أمك أمر محزن ، ونحن ندعم جهودك للمضي قدمًا. واسمحوا لنا أن نعرف كيف يمكننا المساعدة.

إنهاء: استخدم توقيعك العادي. التحيات هي علامة شائعة قبالة لرسالة التعاطف.

إغلاق إضافية تشمل:

• بحرارة
• بإخلاص
• مع تمنياتي بالنجاح
• أفكر فيك
• الأفضل
• أطيب الأماني
• مع التعاطف

لا تجعل الافتراضات

ضع في اعتبارك أثناء قيامك بكتابة رسالة التعاطف الخاصة بك ، أنه من غير المحتمل أن تعرف كل تفاصيل علاقة الموظف بأقاربه. بالإضافة إلى ذلك ، نادراً ما يكون لديك كل التفاصيل حول مرض الموظف أو مأساة أحد أفراد الأسرة.

لذلك ، حدد الافتراضات التي تعبر عنها في خطاب التعاطف واحتفظ بالرسالة محايدة.على سبيل المثال ، ربما كانت لدى الموظف ووالدتها علاقة بعيدة وغير سعيدة لسنوات ، لذلك لا تكتب رسالة تعاطف تفترض وجود علاقة وثيقة ومحبة.

نموذج رسالة التعاطف

سوزان رودريجيز

123 الشارع الرئيسي

Anytown، CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 سبتمبر 2018

إليزابيث لي

123 شارع برانسون

سميثفيلد ، كاليفورنيا 08055

عزيزتي اليزابيث ،

نحن آسفون للغاية لسماع وفاة والدتك. فقدان أحد أفراد العائلة أمر صعب دائمًا. يرجى إعلامنا إذا كان هناك أي شيء يمكننا القيام به لمساعدتك خلال هذا الوقت العصيب. أنت مؤهل للحصول على إجازة مدفوعة الأجر لمدة ثلاثة أيام كما هو منصوص عليه في سياسة فدية الموظف. في الماضي ، منحنا إجازة إضافية غير مدفوعة الأجر للموظفين عندما يتطلب السفر والأعمال الشخصية المتعلقة بالموت مزيدًا من الوقت بعيدًا عن العمل.

يرجى إبلاغ مديرك أو الموارد البشرية إذا كنت بحاجة إلى طلب إجازة إضافية. يمكننا أيضًا العمل وفق جدول زمني مرن إذا احتاج أي عمل تجاري عائلي خلال ساعات العمل.

نحن ملتزمون بمساعدتك خلال هذا الوقت العصيب في رحلة الحياة. نحن نتعاطف مع فقدان والدتك ونريد دعم جهودك للمضي قدماً في أعمال حياتك. واسمحوا لنا أن نعرف كيف يمكننا المساعدة.

مع تحياتي،

سوزان رودريجيز

مدير الموارد البشرية