كيف تقود المشروع عندما لا تكون مدرب الفريق

بالعودة إلى المدرسة ، لم يكن مشروع المجموعة دائمًا تجربة إيجابية. حتما ، في كل مجموعة ، عمل البعض بجد أكثر من الآخرين بينما لم يحضر آخرون. نتيجة لذلك ، قد يكون الأمر محبطًا إذا كنت أحد أعضاء الفريق يحمل معظم العبء.

الأمر مختلف قليلاً في عالم الأعمال لأن كل مشروع لديه مدير مشروع ويمكن لهذا الشخص أن يقدم نتائج حقيقية إذا لم يستكمل أعضاء الفريق مهامهم. حتى إذا كان مدير المشروع لا يتمتع بسلطة تأديبية على فريقه ، فيمكن لأي أداء ضعيف من جانب أحد الأعضاء العودة إلى رئيسه والتأمل سلبًا في حياته المهنية.

من المحتمل ألا يتمكن مدير المشروع من اختيار أعضاء الفريق للمشروع ، ولن يكون لديه الصلاحية لإزالة عضو بسبب ضعف الأداء. كيف تدير مشروعًا عندما لا يقوم أعضاء فريقك بتقديم تقرير لك؟

فيما يلي ست نصائح حول كيفية قيادة المشروع عندما لا يقدم أعضاء الفريق تقارير إليك.

توضيح حدودك مع بوس

قبل أن تعقد حتى اجتماع فريقك الأول ، اجلس مع الشخص الذي كلفك بهذا المشروع وتحدث عن توقعات الإدارة. هذا أسهل ، بالطبع ، إذا قمت أنت وجميع أعضاء الفريق بالإبلاغ عن الشخص نفسه ، ولكن حتى لو لم يكن الأمر كذلك ، فأنت تريد إجراء هذه المحادثة.

هذه هي الأسئلة التي تريد طرحها:

• هل لديك القدرة على إزالة واستبدال الأشخاص في الفريق إذا كانوا لا يعملون؟
• هل يأخذ هذا المشروع الأولوية على المشروعات الأخرى؟ إذا لم يكن كذلك ، فأين يقع مشروعك في التسلسل الهرمي. بمعنى آخر ، هل يمكن أن تخبر أعضاء فريقك أنهم بحاجة إلى التوقف عن تنفيذ مشروع مختلف للوفاء بالموعد النهائي؟
• إذا كانت لديك مشاكل مع أداء أعضاء الفريق ، فهل سيعيدك الرئيس الذي يتمتع بسلطة تأديبية أم لا ، أم أنك تعتبر مساويا لأعضاء الفريق؟
• إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، اسأل عن أهداف المشروع والإطار الزمني المتوقع للانتهاء.

إذا حددت حدودك قبل بدء المشروع ، فستعرف إلى أي مدى يمكنك الذهاب وما يمكنك أن تسأل عن أعضاء فريقك. إن المدير الذي يقول ، "هذا المشروع هو الأولوية القصوى" لكنه لن يدعمك في ذلك ، هو نفسه الذي قاله الرئيس ، "هذه ليست الأولوية القصوى".

ومع ذلك ، فإن الحصول على موافقة رئيسك بشأن ما إذا كان المشروع يمثل أولوية قصوى ، يمكن أن يساعدك في التأثير على الأعضاء للعمل بجد قدر الإمكان. ولا تخف من أن تكون مباشرًا مع رئيسك في العمل من خلال الإشارة إلى أنك تريد معرفة مستوى أهمية المشروع حتى تتمكن من توصيل هذه الرسالة إلى الفريق. سترغب في التواصل أن كل شخص لديه نفس الهدف ، لإنهاء المشروع بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.

أيضًا ، يمكنك المتابعة مع رئيسك في العمل عبر البريد الإلكتروني لتأكيد أن المشروع يمثل أولوية قصوى. بمجرد استلام التأكيد عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى الفريق إذا لزم الأمر.

من المهم أن تتذكر أن أعضاء الفريق قد يتحملون مسؤوليات أخرى بالإضافة إلى المشروع. نتيجة لذلك ، قد لا يعتبرون مشروعك أولوية قصوى بالنسبة لهم في البداية ، لكن هذا ليس بالضرورة لأنهم لا يهتمون أو يتطلعون إلى تجنب العمل. من المحتمل جدًا أن يكون لديهم ببساطة مهام ومسؤوليات أخرى يحتاجون إلى إكمالها يوميًا. هذا صحيح بشكل خاص عند العمل مع الزملاء من مختلف الإدارات.

التحدث مع رئيسك في العمل لتوضيح أهمية المشروع والأهداف والجدول الزمني ، وتوصيل هذه المعلومات مع الفريق في وقت مبكر يمكن أن يساعد في جعل العملية تتحرك أكثر سلاسة وتكون أقل إرهاقًا.

تحدث إلى فريقك قبل القيام بالمهام

عندما يكون لديك فريق مشترك بين المنظمات ، فمن السهل القيام بمهام. سوف جين من التسويق التعامل مع المهام التسويقية. سوف كارين من التمويل التعامل مع البيانات المالية. لكن حتى عندما تكون المسؤوليات واضحة ، تحدث مع أعضاء فريقك أولاً.

قد تكتشف أن كلا من كارين وجين طلبا أن يكونا في هذا الفريق لمعرفة المزيد عن مجالات أخرى في الشركة ، لذلك عند تعيينهم في مجالات خبرتهم ، قد يصبحون محبطين.

هذه المحادثة مهمة للغاية لوجود علاقة فريق رائعة.على الرغم من أنك مسؤول عن النتيجة النهائية للمشروع ، فلن تحقق نتائج رائعة دون وجود أعضاء في الفريق. باختصار ، قم بتمكين أعضاء فريقك من خلال طلب مدخلاتهم واهتماماتهم. عند اكتمال المشروع ونجاحه ، يمكن للفريق بأكمله أن يشعر بالفخر لعلمه بأن كل واحد منهم لعب دورًا نشطًا في نجاحه.

تحقق مزدوج مع بوس

إذا قررت ، بعد التحدث مع أعضاء فريقك ، أن الطريقة الوحيدة لإنجاز هذه المهمة هي إعطاء مهام يجدها شخص أو أكثر غير سارة ، تحدث إلى رئيسك قبل القيام بالمهام.

لماذا ا؟ تريد التأكد من أن لديك نسخة احتياطية تحتاجها وأنك لم تهمل خيارًا يجعل المهام أكثر إرضاءً لأعضاء الفريق.

خذ على الأقل مهمة واحدة رديء نفسك

قد يعلم الجميع أنه تم اختيارك لقيادة هذا الفريق بسبب سجل نجاحك ، ولكن من المهم أيضًا أن تدحرج عن سواعدك وتصل إلى مزيج من الأشياء.

أخذ شيء صعب أو غير سارة يرسل رسالة مفادها أنك جزء من الفريق وأنك تهتم بزملائك في الفريق. يؤدي تعيين المهام غير السارة إلى إرسال رسالة تعتقد أنك أفضل من زملائك في الفريق.

هذا لا يعني أن عليك القيام بجميع المهام الرديئة. ولكن تأكد من أنهم منقسمون إلى حد ما بين أعضاء الفريق. ما هو غير سارة يختلف من فريق إلى آخر ، ولكن كل مشروع لديه شيء لا يريد أحد القيام به. في كثير من الأحيان هناك العديد من المهام التي يرغب الجميع في تجنبها. تأكد من أنها مقسمة إلى حد ما ، وأنك تأخذ حصتك.

إعطاء ملاحظات سريعة

تذكر أن ردود الفعل هي أكثر من مجرد القول ، "وظيفة رائعة" أو "وظيفة سيئة" ، إنها "كانت مهمة رائعة لأن …" و "لم ينجح الأمر جيدًا بسبب …". وطالما كنت تتطلع إلى توزيع التعليقات ، تأكد من أنك تقبل التعليقات من أعضاء فريقك.

مرة أخرى ، تقوم بتمكينهم للقيام بعمل رائع وتذكيرهم أن نجاحهم هو نجاحك وأنكم جميعًا في هذا. من خلال تقديم الملاحظات وتعليمهم كيفية القيام بالمهمة ، خاصة إذا كان لديك المزيد من الخبرة ، فسوف تخلق بيئة عمل إيجابية.

ابق على اطلاع الجميع

بصفتك قائد الفريق ، ستقوم بإبلاغ التقدم المحرز إلى مديري مؤسستك وكبار القادة. تأكد من أن تأخذ المعلومات من تلك الاجتماعات إلى فريقك. بالإضافة إلى ذلك ، دع مجموعتك تعرف ما ستقوله في هذه الاجتماعات.

أيضا ، منح الجميع الائتمان ، وخاصة عندما يتعلق الأمر الثناء. هل المشروع يسير بشكل جيد لأنك رائع؟ حسنًا ، بالطبع ، لكن لا تقل ذلك. قل أن المشروع يسير على ما يرام لأن الفريق رائع. يعلم الجميع أنك جزء من الفريق.

ولكن ماذا لو كان المشروع يسير بشكل فظيع؟ هل تشارك اللوم؟ نعم ، ولكن فقط من القطاع الخاص. تذهب إلى أعضاء الفريق بشكل فردي وتعمل للمساعدة في تغيير اتجاههم أو مساهمتهم. إذا لم ينجح ذلك ، فانتقل إلى رئيسك في العمل ومعالجة المشكلات.

إذا كانت لديك القدرة على إبعاد الأشخاص من الفريق ، فقد حان الوقت للقيام بذلك ، ولكن إذا لم تقم بذلك ، فيمكنك التحدث مع الشخص الذي يقوم بذلك. ولكن مهما فعلت ، لا تبدأ في النميمة أو الشكوى من أعضاء فريقك. وسوف تدمر معنوياتهم وتجعل كل شيء أسوأ.

تذكر أن مشروع فريق بقيادة بنجاح يمكن أن يعزز حياتك المهنية ، ويعزز سمعتك المهنية ، ويجعل عملك مرئيًا في مؤسستك. قد تكون النتيجة تعيينات إضافية أو ترقية.

-------------------------------------------------

سوزان لوكاس كاتبة مستقلة أمضت 10 سنوات في الموارد البشرية للشركات ، حيث استأجرت ، وطردت ، وأدار الأرقام ، ودققت مع المحامين.